Terakhir diperbarui 6 November 2026
Informasi umum, bukan nasihat pajak atau hukum. Aturan bergantung pada negara dan situasi Anda, jadi konsultasikan hal yang berdampak pada pajak atau hukum dengan akuntan Anda.
Untuk mengubah jam yang dapat ditagih menjadi faktur, tutup catatan waktu pada tanggal batas akhir, tinjau entri-entrinya, kelompokkan menjadi beberapa baris, kalikan jam dengan tarif yang disepakati, tambahkan pajak, dan sebutkan periode yang dicakup pekerjaan. Siapkan catatan rincinya, karena itulah hal pertama yang diminta klien saat sebuah angka mengejutkan mereka.
Apa yang harus ditampilkan faktur untuk jam kerja?
Faktur untuk pekerjaan per jam perlu menampilkan apa yang dikerjakan, berapa banyak, dengan tarif berapa, dan kapan. Di UE, faktur PPN harus menyatakan "the extent and nature of the services rendered" (cakupan dan sifat jasa yang diserahkan), harga satuan tanpa PPN, dan tanggal penyerahan dilakukan atau selesai jika berbeda dari tanggal terbit (Pasal 226 Direktif PPN).
Untuk pekerjaan per jam, cakupannya adalah jumlah jam, harga satuannya adalah tarif, dan tanggal penyerahannya adalah periode pengerjaan. Kolom wajib lainnya ada di kolom template faktur PPN dan penjelasannya. Aturan nasional menambah daftar ini, dan negara di luar UE punya aturan sendiri.
Seberapa rinci baris faktur sebaiknya?
Satu baris per pekerjaan dan per tarif cocok untuk kebanyakan klien. Rincian yang lebih halus sebaiknya masuk ke ringkasan waktu yang dikirim bersama faktur, karena faktur 60 baris mengundang perdebatan 60 baris.
| Klien atau kontrak | Yang sebaiknya ditampilkan baris |
|---|---|
| Satu pekerjaan dengan satu tarif | Satu baris: pekerjaan, periode, jam, tarif |
| Beberapa pekerjaan atau pusat biaya | Satu baris per pekerjaan, supaya masing-masing bisa dikodekan terpisah |
| Tarif berbeda menurut jenjang | Satu baris per pekerjaan dan per tarif |
| Kontrak yang menetapkan format, seperti yang sering dilakukan perusahaan asuransi dan badan publik | Baris ringkasan, ditambah pendukung dalam format persis seperti yang diminta kontrak |
| Pekerjaan dengan batas atau perkiraan | Baris yang biasa, ditambah total berjalan terhadap batas di catatan pengantar Anda |
Dari catatan waktu ke faktur, langkah demi langkah
- Tetapkan batas akhir. Akhir bulan, akhir pekerjaan, atau apa pun yang disepakati. Jam setelah tanggal itu menunggu faktur berikutnya.
- Kejar waktu yang belum dicatat. Kumpulkan entri semua orang sebelum meninjau apa pun.
- Saring catatan ke klien ini, periode ini, dapat ditagih dan belum difakturkan.
- Tinjau seperti yang dilakukan klien. Ubah kalimat entri yang kabur, keluarkan pengerjaan ulang Anda sendiri, dan periksa tarifnya.
- Bulatkan sekali, memakai kenaikan penagihan dalam kesepakatan.
- Kelompokkan menjadi baris dan jumlahkan jam per pekerjaan dan tarif.
- Cocokkan. Jam tercatat, dikurangi jam yang tidak ditagih, harus sama dengan jam yang ditagih.
- Tambahkan biaya sebagai baris tersendiri. Lihat cara menagih biaya yang dapat diganti.
- Terbitkan, lalu beri cap pada catatan. Tulis nomor faktur di samping setiap entri, supaya tidak ada jam yang bisa ditagih dua kali.
Contoh hitungan: sebulan jam, tiga baris
Berikut contoh rekaan. Sebuah firma konsultan kecil menutup Maret 2026 untuk satu klien. Konsultan senior menagih €120 per jam dan analis €75, untuk dua pekerjaan. Satu entri 1,50 jam analis adalah pengerjaan ulang atas kesalahan firma sendiri, jadi tidak ditagihkan.
| Pekerjaan dan jenjang | Jam tercatat | Tidak ditagih | Jam ditagih | Tarif | Neto |
|---|---|---|---|---|---|
| Tinjauan pasar, senior | 14,50 | 0,00 | 14,50 | €120 | €1.740,00 |
| Tinjauan pasar, analis | 23,50 | 1,50 | 22,00 | €75 | €1.650,00 |
| Makalah dewan, senior | 6,00 | 0,00 | 6,00 | €120 | €720,00 |
| Total | 44,00 | 1,50 | 42,50 | €4.110,00 |
PPN 20% menambah €822,00, sehingga total faktur adalah €4.932,00.
Pencocokannya ada di baris bawah: 44,00 − 1,50 = 42,50. Jika angka-angka itu tidak sama, ada entri yang hilang atau terhitung dua kali, dan jauh lebih murah mengetahuinya sekarang. Apakah Anda menampilkan 1,50 jam itu di faktur sebagai niat baik adalah keputusan terpisah, dibahas di penurunan nilai tagihan dan penghapusan piutang.
Kalimat yang bisa disalin
Deskripsi baris yang menjawab pertanyaan yang lazim:
Tinjauan pasar, konsultan senior, 1 sampai 31 Maret 2026: 14,50 jam dengan tarif €120,00 per jam.
Catatan pengantar yang mencegah pertanyaan:
Terlampir faktur kami untuk bulan Maret: 42,50 jam untuk tinjauan pasar dan makalah dewan. Ringkasan waktu juga terlampir, sehingga Anda dapat melihat untuk apa jam-jam itu dipakai. Mohon beri tahu saya jika ada yang perlu ditinjau lagi.
Versi lainnya ada di panduan template email faktur.
Mengapa klien mempertanyakan faktur per jam?
Klien mempertanyakan faktur per jam saat totalnya mengejutkan mereka, lebih sering daripada karena mereka meragukan jamnya.
- Melewati perkiraan tanpa peringatan. Beri tahu mereka sebelum Anda melewatinya, selagi mereka masih bisa mengubah rencana.
- Entri yang terbaca seperti buku harian Anda. "Obrolan internal" memberi tahu klien bahwa mereka membayar rapat Anda.
- Faktur yang terlambat. Jam dari tiga bulan lalu sulit diperiksa dan mudah disengketakan.
- Tarif yang tidak pernah disebut. Sepakati dulu setiap kenaikan. Panduan surat kenaikan tarif memuat kalimatnya.
Menagih jam yang dapat ditagih di ERPFlow
ERPFlow belum punya timer atau timesheet saat ini, dan waktu yang dicatat pada kartu proyek tidak menjadi baris faktur. Pelacakan waktu, termasuk mengubah waktu yang tercatat menjadi faktur, akan segera hadir.
Saat ini Anda menagih jam dengan mengetikkannya. Siapkan layanan dengan harga per jam Anda, satu per jenjang jika tarif Anda berbeda, lalu tambahkan ke faktur baru. Memilihnya mengisi deskripsi dan harga. Anda mengetik jam sebagai kuantitas, yang menampung dua angka desimal, menambahkan pekerjaan dan periode ke deskripsi, dan memilih tarif pajak untuk baris itu. PDF tidak punya kolom satuan, jadi tulis "jam" di deskripsi.
- Pesanan pembelian pelanggan ditulis di kolom Nomor pesanan, yang tercetak di PDF.
- Ringkasan waktu harus dikirim terpisah. Berkas di kartu Lampiran pada faktur bersifat internal dan tidak pernah diemail ke pelanggan, jadi kirim sendiri ringkasannya atau taruh angka pokoknya di deskripsi baris atau Catatan.
- Proyek dapat ditautkan di bawah Dokumen tertaut, yang juga bersifat internal.
- Setelah diterbitkan, faktur bersifat final. Angka yang salah dikoreksi dengan Tandai dibatalkan dan Duplikat.
Jika Anda memakai Proyek, total Waktu terpakai pada kartu berguna sebagai pemeriksa silang terhadap catatan Anda, meskipun tidak punya tanggal dan tidak dibagi per orang.