Cara menagih pelanggan dengan faktur (langkah demi langkah)

Untuk menagih pelanggan, sepakati dulu harga dan ketentuan pembayaran, lalu terbitkan dokumen dengan nomor unik, data kedua pihak, tanggal terbit, uraian pekerjaan, jumlah dan PPN (bila ada), tanggal jatuh tempo, serta cara membayar. Kirim sebagai PDF ke orang yang membayar tagihan, lalu pantau sampai lunas.

Faktur punya dua fungsi. Faktur meminta uang, dan bagi bisnis yang terdaftar PPN, faktur juga menjadi catatan pajak yang boleh dipakai pelanggan untuk mengklaim kembali PPN. Fungsi pajak menentukan apa yang wajib tercantum. Fungsi penagihan menjadi tanggung jawab Anda, karena aturan PPN tidak meminta tanggal jatuh tempo atau data rekening bank.

Apa saja yang harus ada di faktur?

Faktur PPN di UE harus memuat keterangan yang tercantum dalam Pasal 226 Direktif PPN. Berikut urutan pengisiannya, lengkap dengan nomor butir dan kesalahan yang paling sering terjadi pada tiap kolom.

Daftar itu adalah yang diminta hukum PPN. Tanggal jatuh tempo dan data pembayaran Anda tidak ada di dalamnya, padahal tetap dibutuhkan. Faktur tanpa keduanya bisa sah sepenuhnya, tetapi tidak juga dibayar.

Daftar ini berubah dalam beberapa keadaan:

• Di Inggris, panduan PPN HMRC memberi daftar yang sangat mirip di paragraf 16.3.1, dan meminta waktu penyerahan, yang dikenal sebagai tax point.
• Jika tidak terdaftar PPN, Anda tidak memungut PPN dan tidak menerbitkan faktur PPN. Daftar GOV.UK untuk faktur biasa tetap meminta nomor unik, data kedua pihak, uraian yang jelas, tanggal penyerahan, tanggal faktur, dan jumlahnya.
• Untuk jumlah kecil, negara UE wajib mengizinkan faktur yang disederhanakan hingga €100 (Pasal 220a, dengan pengecualian untuk sebagian penjualan lintas negara). Inggris mengizinkannya hingga £250 jika pelanggan setuju (paragraf 16.6.1 panduan HMRC).
• Negara Anda mungkin menambah syarat. Pasal 226 hanya mengatur PPN. Hukum perusahaan atau pajak dapat menambah keterangan seperti nomor registrasi, jadi tanyakan sekali kepada akuntan dan masukkan jawabannya ke template Anda.

Setiap kolom dijelaskan lengkap di kolom template faktur PPN.

Cara menagih pelanggan, langkah demi langkah

1. Sepakati harga dan ketentuan lebih dulu. Tuliskan cakupan pekerjaan, harga, dan ketentuan pembayaran dalam penawaran atau email yang sudah dibalas pelanggan. Faktur bukan tempat yang tepat bagi pelanggan untuk baru tahu berapa harganya.
2. Kumpulkan data penagihan sebelum dibutuhkan. Anda perlu nama badan hukum, alamat penagihan, nomor PPN bila ada, nomor pesanan pembelian, dan alamat tujuan faktur. Orang yang mempekerjakan Anda sering tidak tahu semua itu, jadi minta mereka mencari tahu.
3. Tentukan saat penagihan. Bisa saat selesai, saat uang muka, per tahap, atau bulanan. Tabel di bawah akan membantu.
4. Tulis baris faktur agar orang asing bisa menyetujuinya. Staf bagian keuangan yang belum pernah bertemu Anda akan meloloskan "Papan nama etalase, 2,4 m, dipasang 10 April". Tulisan "Papan nama" akan dipertanyakan.
5. Hitung pajak di setiap baris. Penjualan dalam negeri biasanya memakai tarif setempat. Untuk apa pun yang melintasi perbatasan, baca dulu cara menagih pelanggan UE atau cara menagih pelanggan internasional.
6. Isi tanggalnya. Tanggal terbit adalah hari ini. Jadikan tanggal jatuh tempo sebagai tanggal yang nyata, dihitung dari ketentuan pembayaran, karena "28 April 2026" lebih sedikit menimbulkan perdebatan daripada "net 14".
7. Sebutkan cara membayar. Cantumkan nama rekening, IBAN dan BIC, lalu minta nomor faktur dipakai sebagai referensi pembayaran agar uang yang masuk mudah dicocokkan.
8. Terbitkan, lalu jangan diutak-atik. Pada saat ini nomor diberikan dan faktur menjadi final. Kesalahan yang ditemukan kemudian diperbaiki dengan nota kredit atau pembatalan dan penerbitan ulang, bukan perubahan diam-diam.
9. Kirim ke kotak masuk yang tepat. Email PDF-nya ke alamat bagian keuangan dan tembuskan kontak Anda, dengan email singkat yang menyebut nomor, jumlah, dan tanggal jatuh tempo di baris pertama. Pastikan PDF sudah cukup, karena sebagian negara kini mewajibkan e-faktur terstruktur. Belgia sudah mewajibkannya antar bisnis wajib PPN sejak 1 Januari 2026.
10. Catat pembayaran atau tagih. Catat tanggal jatuh tempo. Jika uang belum masuk keesokan harinya, mulailah urutan pengingat.

Contoh faktur lengkap, dihitung dari awal

Berikut contoh rekaan: pembuat papan nama menagih sebuah kafe untuk papan nama etalase baru, dengan PPN 20% sebagai ilustrasi.

Tiga pilihan pada faktur itu disengaja. Tanggal penyerahan dicantumkan karena berbeda dari tanggal terbit. Kalau Anda menagih di hari pekerjaan selesai, satu tanggal sudah mewakili keduanya. Pekerjaan desain menampilkan jam dan tarif karena HMRC menganggap tarif per jam sebagai harga satuan jasa (paragraf 16.3.2), sedangkan papan namanya satu barang dengan harga penuh. Nomor pesanan pelanggan dicantumkan karena sebagian bagian keuangan tidak akan membayar tanpa nomor itu.

Kapan faktur sebaiknya dikirim?

Faktur sebaiknya dikirim segera setelah saat penagihan yang disepakati tiba, karena ketentuan pembayaran biasanya dihitung dari tanggal faktur atau dari saat pelanggan menerimanya.

Aturan PPN menetapkan batas terluar. Di Inggris, faktur PPN biasanya harus diterbitkan dalam 30 hari sejak tax point (paragraf 16.2.3 panduan HMRC). Di UE, jasa lintas negara dengan pungutan terbalik harus difakturkan paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya (Pasal 222), dan tiap negara dapat menetapkan batas untuk penyerahan lainnya.

Apa yang terjadi jika faktur tidak punya tanggal jatuh tempo yang disepakati?

Faktur tanpa tanggal pembayaran yang disepakati dianggap terlambat 30 hari setelah pelanggan menerimanya, atau 30 hari setelah penyerahan jika itu terjadi belakangan, untuk pelanggan bisnis di UE (Pasal 3 Direktif Pembayaran Terlambat) dan Inggris (GOV.UK).

Jadi kalau Anda ingin 14 hari, sepakati 14 hari sebelum mulai bekerja. Mencantumkannya pertama kali di faktur lebih lemah daripada memasukkannya ke penawaran yang sudah diterima pelanggan. Ketentuan yang disepakati antar bisnis dapat mencapai 60 hari, dan lebih lama hanya jika disepakati secara tegas dan wajar.

Mengapa faktur dikembalikan?

Faktur biasanya dikembalikan karena bagian keuangan tidak bisa mencocokkannya dengan sesuatu yang sudah disetujui. Berikut yang perlu diperiksa sebelum menekan kirim:

• Badan hukum yang salah. Kontraknya dengan perusahaan induk, tetapi fakturnya atas nama tokonya.
• Tanpa nomor pesanan pembelian, padahal sistem pelanggan menolak faktur tanpa nomor itu.
• Uraian yang tidak bisa disetujui siapa pun. Orang yang membayar tidak ikut dalam rapat.
• Total yang berbeda dari penawaran, tanpa baris yang menjelaskan alasannya.
• Nomor PPN hilang atau salah, yang dapat menghalangi pelanggan mengklaim kembali PPN-nya.
• Kotak masuk yang salah. Kontak Anda sedang cuti, dan fakturnya ikut cuti bersamanya.

Menagih pelanggan di ERPFlow

Di ERPFlow, faktur dimulai sebagai draf untuk sebuah data pelanggan. Anda menambah baris dengan memilih layanan atau produk untuk mengisi uraian dan harga, dengan potongan harga opsional dan tarif pajak di setiap baris. Tanggal jatuh tempo dimulai 14 hari setelah tanggal terbit, dan bisa diubah. Nama badan hukum, nomor PPN, alamat, dan data bank diambil dari Pengaturan > Info bisnis.

Terbitkan memberi faktur nomornya, misalnya INV-2026-0042, dan membuatnya final. Kirim lewat email mengirim PDF dalam salah satu dari 19 bahasa dan mencatat pengirimannya. Setelah itu, Catat pembayaran melacak pembayaran penuh maupun sebagian, filter Jatuh tempo menampilkan yang terlambat, dan Kirim pengingat pembayaran mengirim email pengingat, satu faktur per kali.

Ada batasan yang perlu diketahui. ERPFlow tidak punya kolom tanggal penyerahan tersendiri, jadi bila tanggal itu berbeda dari tanggal terbit, tulis di uraian baris atau di Catatan. Tidak ada pembayaran kartu online. ERPFlow tidak memeriksa nomor PPN di VIES dan tidak memilih tarif berdasarkan negara pelanggan. E-faktur diekspor sebagai XML Peppol BIS Billing 3.0 untuk Anda teruskan ke operator e-faktur, dan ERPFlow tidak mengirimnya sendiri lewat jaringan Peppol.