Terakhir diperbarui 6 November 2026
Informasi umum, bukan nasihat pajak atau hukum. Aturan bergantung pada negara dan situasi Anda, jadi konsultasikan hal yang berdampak pada pajak atau hukum dengan akuntan Anda.
Email faktur yang bisa ditindaklanjuti klien menaruh empat fakta di dua baris pertama: nomor faktur, jumlah, tanggal jatuh tempo, dan cara membayar. Lampirkan faktur sebagai PDF, beri nama berkas yang jelas, kirim ke orang yang menyetujui pembayaran, dan tulis subjek yang masih bisa ditemukan lewat pencarian enam minggu kemudian.
Orang yang membacanya mungkin belum pernah mendengar tentang Anda. Tulislah untuk mereka, bukan untuk kontak yang selama ini berbicara dengan Anda.
Apa yang sebaiknya ada di subjek email faktur?
Subjek email faktur sebaiknya memuat kata "faktur", nomornya, nama bisnis Anda, dan, jika muat, jumlah serta tanggal jatuh tempo, karena itulah yang akan dicari orang saat tiba waktu pembayaran.
| Lemah | Lebih baik | Alasan |
|---|---|---|
| Faktur | Faktur INV-2026-0042 dari Harbour Signs: €2.304,00 jatuh tempo 28 April | Mudah dicari, dan menjawab pertanyaan pertama tanpa dibuka |
| Faktur terlampir | Faktur INV-2026-0042, PO 5518, Harbour Signs | Bagian keuangan sering mencocokkan dengan nomor pesanan |
| Maret | Retainer Maret: faktur INV-2026-0061 dari Harbour Signs | "Maret" saja tidak akan muncul dalam pencarian |
Template email faktur standar
Email faktur standar cocok untuk faktur rutin ke klien yang sudah mengenal Anda. Ganti detail dalam kurung siku.
Subjek: Faktur [nomor] dari [bisnis Anda]: [jumlah] jatuh tempo [tanggal jatuh tempo]
Halo [nama],
Faktur [nomor] untuk [cakupannya] terlampir. Totalnya [jumlah] termasuk PPN, jatuh tempo [tanggal jatuh tempo].
Mohon bayar lewat transfer bank ke [nama rekening], IBAN [IBAN], dengan [nomor] sebagai referensi.
Jika ada yang tidak sesuai dengan yang Anda harapkan, balas email ini dan saya akan mengurusnya.
Terima kasih, [nama Anda]
Kalimat yang mengundang pertanyaan itu lebih penting daripada kelihatannya. Masalah yang diajukan hari ini hanya memakan satu hari. Masalah yang sama yang diajukan pada tanggal jatuh tempo memakan seluruh ketentuan pembayaran, dan Anda mulai dari awal.
Email untuk faktur pertama ke klien baru
Email untuk faktur pertama sebaiknya sekaligus mengonfirmasi administrasinya, karena saat inilah alamat yang salah atau data pemasok yang belum ada ketahuan.
Subjek: Faktur pertama dari [bisnis Anda]: [nomor], [jumlah] jatuh tempo [tanggal jatuh tempo]
Halo [nama],
Berikut faktur pertama kami, [nomor], untuk [cakupannya]: [jumlah] termasuk PPN, jatuh tempo [tanggal jatuh tempo]. Data pembayaran ada di PDF.
Bisakah Anda mengonfirmasi dua hal? Bahwa ini alamat yang benar untuk faktur, dan bahwa tidak ada lagi yang dibutuhkan untuk membayarnya, seperti nomor pesanan pembelian atau formulir pemasok. Jika faktur seharusnya dikirim ke orang lain, beri tahu saya siapa dan saya akan langsung meneruskannya.
Terima kasih, [nama Anda]
Email ke kotak masuk keuangan dengan pesanan pembelian
Email ke kotak masuk keuangan sebaiknya diawali dengan nomor pesanan pembelian, karena itulah yang akan dicocokkan pembacanya, dan mereka tidak tahu proyek kontak Anda.
Subjek: Faktur [nomor], PO [nomor pesanan], [bisnis Anda], [jumlah]
Halo,
Terlampir faktur [nomor], atas pesanan pembelian [nomor pesanan] dari [nama kontak].
Jumlah: [jumlah] termasuk PPN. Jatuh tempo: [tanggal jatuh tempo]. Data kami dan rekening bank ada di faktur.
Beri tahu saya jika ada hal lain yang dibutuhkan untuk memprosesnya.
Salam hormat, [nama Anda]
Tembuskan kontak Anda, agar mereka tahu faktur sudah tiba dan bisa menyetujuinya. Jika pelanggan meminta faktur lewat portal, pakai portalnya, karena salinan lewat email bisa saja diabaikan.
Email untuk faktur uang muka
Email untuk faktur uang muka sebaiknya menyebut apa yang terjadi setelah dibayar, karena klien yang melihat apa yang dimulai oleh pembayaran itu punya alasan untuk membayarnya segera. Panduan uang muka dan pelunasan menjelaskan cara menagihnya.
Subjek: Faktur uang muka [nomor]: [jumlah] untuk memastikan [pekerjaan]
Halo [nama],
Terima kasih telah menerima penawaran kami. Faktur [nomor] untuk uang muka [persentase]% terlampir: [jumlah] termasuk PPN, jatuh tempo [tanggal jatuh tempo].
Setelah dibayar, kami akan menjadwalkan [awal pekerjaan]. Sisa sebesar [sisa] akan ditagih saat selesai, sesuai yang tertulis di penawaran.
Terima kasih, [nama Anda]
Email untuk faktur bulanan
Email untuk faktur bulanan bisa sangat singkat, karena tidak ada yang seharusnya berubah. Katakan begitu, dan tandai dengan jelas jika ada yang berubah.
Subjek: Faktur [bulan] [nomor] dari [bisnis Anda]: [jumlah] jatuh tempo [tanggal jatuh tempo]
Halo [nama],
Faktur [bulan] Anda terlampir: [nomor], sebesar [jumlah] termasuk PPN, jatuh tempo [tanggal jatuh tempo]. Sama seperti bulan lalu, tanpa perubahan.
Terima kasih, [nama Anda]
Email ketika klien bilang faktur tidak pernah sampai
Email yang mengirim ulang faktur sebaiknya mempertahankan nomor dan tanggal aslinya, karena ini salinan dan bukan tagihan baru. Jangan setel ulang tanggal jatuh tempo kecuali sudah disepakati.
Subjek: Salinan faktur [nomor] dari [bisnis Anda], jatuh tempo [tanggal jatuh tempo]
Halo [nama],
Mohon maaf faktur ini tidak sampai. Berikut salinan faktur [nomor], diterbitkan pada [tanggal terbit], sebesar [jumlah], jatuh tempo [tanggal jatuh tempo].
Bisakah Anda mengonfirmasi bahwa kali ini sudah sampai, dan apakah ada alamat lain yang seharusnya menerimanya?
Terima kasih, [nama Anda]
Email untuk faktur koreksi
Email untuk faktur koreksi harus menyebut nomor mana yang dibatalkan dan mana yang menggantikan, jika tidak pelanggan mungkin membayar keduanya atau tidak sama sekali.
Subjek: Faktur koreksi [nomor baru] menggantikan [nomor lama]
Halo [nama],
Kami menemukan kesalahan pada faktur [nomor lama]: [apa yang salah]. Faktur itu kini dibatalkan, jadi mohon abaikan.
Faktur koreksi, [nomor baru], terlampir, sebesar [jumlah] termasuk PPN, jatuh tempo [tanggal jatuh tempo].
Mohon maaf atas urusan administrasi tambahan ini.
Terima kasih, [nama Anda]
Haruskah data bank dicantumkan di email faktur?
Data bank harus ada di PDF faktur dan boleh juga ada di email, tetapi jangan pernah mengubahnya hanya lewat email. Penjahat mengirim faktur tiruan dengan nomor rekening yang diubah, jadi perubahan data bank persis yang akan dicurigai bagian keuangan yang berhati-hati. Jika rekening Anda berganti, telepon juga kontak Anda, dan kirim ini:
Rekening bank kami berganti pada [tanggal]. Saya akan menelepon untuk mengonfirmasi data barunya sebelum pembayaran Anda berikutnya. Jika Anda menerima perubahan rekening dari kami yang belum saya konfirmasi lewat telepon, anggap itu mencurigakan dan hubungi saya di nomor yang sudah Anda miliki.
Mengapa klien mengabaikan email faktur?
Klien mengabaikan email faktur terutama karena email itu tidak sampai ke orang yang membayar, atau tidak memberi mereka apa yang dibutuhkan untuk bertindak.
- Hanya dikirim ke kontak Anda, yang tidak bisa mencairkan uang dan punya urusan lain.
- Nama berkas yang kabur.
invoice.pdftenggelam di antara puluhan berkas lain. Taruh nomor faktur di namanya. - Tautan, bukan lampiran. Bagian keuangan menginginkan berkas yang bisa disimpan, dan banyak yang memblokir tautan tak dikenal.
- Alamat no-reply. Pertanyaan yang mental menjadi alasan untuk tidak membayar.
- Jumlah yang disembunyikan di PDF. Orang yang sedang membersihkan kotak masuk ingin melihat apa yang Anda minta tanpa membuka apa pun.
Jika tanggal jatuh tempo lewat, beralihlah ke urutan pengingat keterlambatan.
Mengirim email faktur dari ERPFlow
Kirim lewat email pada sebuah faktur mengirim email dengan kalimat tetap. Subjeknya berbunyi "Invoice INV-2026-0042 from Your Business". Badan email menyapa pelanggan dan menyebut nomor faktur, tanggal terbit, tanggal jatuh tempo, dan total, sedangkan PDF dilampirkan, lengkap dengan data bank Anda. Balasan masuk ke alamat email di pengaturan bisnis Anda. Email dan PDF memakai bahasa faktur, salah satu dari 19.
Kalimatnya tidak bisa diedit, dan email hanya dikirim ke satu alamat, yang diisi dari data pelanggan. Jadi email ERPFlow sendiri tidak bisa membawa template di atas. Untuk memakainya, pilih Tandai sebagai diterbitkan tanpa mengirim email, lalu Unduh PDF, kirim dari kotak surat Anda sendiri, dan gunakan Tandai terkirim agar faktur mencatat pengirimannya.
Setiap email yang dikirim ERPFlow dicatat sebagai pengiriman faktur dan di log aktivitas, jadi Anda bisa memeriksa, bukan menebak, ketika klien bilang tidak ada yang sampai. Email yang gagal membuat faktur tetap diterbitkan dan belum terkirim, dan filter Belum dikirim mendaftar apa yang masih harus dikirim. Mengirim ulang faktur yang sudah dibayar menyatakan faktur itu sudah dibayar penuh, dan faktur yang dibatalkan menyatakan tidak ada pembayaran yang jatuh tempo. Faktur berulang bisa mengirim email tiap putarannya dengan cara yang sama, dengan kalimat tetap yang sama.