Terakhir diperbarui 6 November 2026
Aturan dan angka dari sumber lain diperiksa pada 6 November 2026. Semuanya bisa berubah, jadi pastikan ke sumbernya sebelum Anda mengandalkannya.
Informasi umum, bukan nasihat pajak atau hukum. Aturan bergantung pada negara dan situasi Anda, jadi konsultasikan hal yang berdampak pada pajak atau hukum dengan akuntan Anda.
Bagian biaya dalam surat penugasan akuntan menyatakan bagaimana biaya dihitung, apa saja yang tercakup, apa yang dikenai biaya tambahan, kapan ditagih dan dibayar, serta bagaimana biaya itu bisa berubah. Tulis sedemikian rupa sehingga klien dapat memperkirakan setiap faktur dari surat itu, karena sengketa biaya cenderung bermula di bagian yang tidak diatur surat.
Apa yang harus dimuat bagian biaya dalam surat penugasan?
Bagian biaya dalam surat penugasan harus menjawab tujuh pertanyaan, yang semuanya pada akhirnya akan ditanyakan klien.
| Pertanyaan klien | Fungsi klausul | Tanpa klausul ini |
|---|---|---|
| Bagaimana biaya dihitung? | Menyebut biaya tetap, per jam atau campuran, beserta angkanya | Faktur pertama menjadi satu-satunya pemberitahuan bagi klien |
| Apa saja yang tercakup? | Merujuk pada jadwal layanan, dengan menyebut namanya | "Saya kira SPT sudah termasuk" |
| Biaya ini didasarkan pada apa? | Menyebut volume, tenggat waktu, dan kondisi pembukuan | Anda menanggung pekerjaan tambahan saat klien bertumbuh |
| Apa yang dikenai biaya tambahan? | Menyebut tarif dan berjanji bertanya lebih dulu | Perdebatan atas setiap baris tambahan |
| Kapan saya membayar? | Menetapkan tanggal faktur, ketentuan pembayaran dan ketentuan keterlambatan | Pembayaran lambat, tanpa dasar yang bisa dirujuk |
| Bagaimana dengan pengeluaran dan PPN? | Memisahkan pengeluaran, biaya yang dibayarkan lebih dulu, dan PPN | Kebingungan pada penagihan ulang pertama |
| Apakah biaya bisa berubah, dan bisakah saya berhenti? | Menetapkan tinjauan biaya, pemberitahuan, dan apa yang terutang saat berakhir | Kenaikan tarif yang mengejutkan, dan saldo akhir yang tidak dibayar |
Sebagian dari ini merupakan persyaratan profesi sekaligus praktik yang baik. Helpsheet informasi biaya ICAEW menguraikan apa yang diminta Kode Etiknya dari anggota: menjelaskan dasar perhitungan biaya, memberikan perkiraan biaya awal bila berlaku, dan menyampaikan penawaran biaya atau dasar biaya secara tertulis, biasanya dalam surat penugasan. Helpsheet itu juga menyebut bahwa firma sebaiknya menegaskan bila suatu perkiraan bukan biaya tetap. Organisasi profesi lain punya kode etiknya sendiri, jadi periksalah kode organisasi Anda.
Di UE, Pasal 22 Direktif Layanan (Services Directive) mengarah ke hal yang sama. Penyedia jasa harus menyediakan harga yang sudah ditetapkan sebelumnya. Jika harganya tidak ditetapkan sebelumnya, penyedia jasa harus, atas permintaan, menyampaikan harganya, metode perhitungan yang bisa diperiksa klien, atau perkiraan yang cukup rinci.
Klausul biaya yang bisa Anda salin
Ini hanyalah titik awal dengan angka karangan. Cocokkan dengan teks model dari organisasi profesi Anda, seperti helpsheet surat penugasan ICAEW, dan dengan apa yang diharapkan perusahaan asuransi tanggung jawab profesi Anda.
Biaya tetap:
Biaya kami untuk layanan dalam Lampiran 1 adalah €3.060 per tahun ditambah PPN, ditagih sebesar €255 per bulan pada hari kerja pertama setiap bulan, selama dua belas bulan mulai 1 Januari 2027.
Asumsi yang mendasari biaya:
Biaya ini mengasumsikan hingga 80 transaksi per bulan, pembukuan lengkap paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya, dan satu set laporan keuangan tahunan. Jika salah satunya berubah, kami akan memberi tahu Anda sebelum menagih biaya tambahan apa pun.
Pekerjaan di luar lingkup:
Pekerjaan di luar Lampiran 1 ditagih sebesar €85 per jam ditambah PPN, atau dengan harga tetap yang kita sepakati lebih dulu. Kami tidak akan memulai pekerjaan tambahan yang dikenai biaya tanpa persetujuan tertulis dari Anda, dan email sudah cukup.
Perkiraan:
Angka ini adalah perkiraan, bukan biaya tetap. Jika kami memperkirakan akan melampauinya, kami akan memberi tahu Anda lebih dulu, menjelaskan alasannya, dan menyampaikan angka yang direvisi.
Pengeluaran dan biaya yang dibayarkan lebih dulu:
Kami menagih ulang pengeluaran sesuai biaya aslinya, ditambah PPN bila berlaku. Jumlah yang kami bayarkan atas nama Anda, seperti biaya pengajuan dokumen, ditampilkan terpisah pada faktur sebesar jumlah yang tepat kami bayarkan.
Pembayaran:
Faktur harus dibayar dalam 14 hari sejak tanggal faktur. Atas jumlah yang lewat jatuh tempo, kami dapat mengenakan bunga sebagaimana diizinkan hukum, dan kami dapat menghentikan pekerjaan sementara setelah memberi Anda pemberitahuan tertulis 7 hari.
Tinjauan biaya:
Kami meninjau biaya setiap Januari dan memberi Anda pemberitahuan tertulis 30 hari atas perubahan apa pun. Jika Anda tidak menerima perubahan itu, Anda dapat mengakhiri penugasan ini dengan pemberitahuan tertulis sebelum perubahan berlaku.
Berakhir di tengah jalan:
Jika penugasan ini berakhir sebelum akhir tahun, kami akan menagih pekerjaan yang telah dilakukan sampai tanggal itu sesuai harga dalam surat ini, dikurangi yang telah Anda bayar, dan mengembalikan kelebihannya.
Jika surat tidak mengatur keterlambatan pembayaran, hukum masih bisa membantu dalam urusan dengan klien bisnis. Di UE, Direktif Keterlambatan Pembayaran (Late Payment Directive) menetapkan bunga menurut undang-undang sebesar suku bunga acuan ditambah sedikitnya delapan poin persentase, dengan sedikitnya €40 untuk biaya penagihan. Di Inggris, bunga menurut undang-undang adalah 8% ditambah suku bunga dasar Bank of England. Panduan tentang menagih denda keterlambatan membahasnya lebih jauh, dan contoh ketentuan pembayaran akan membantu Anda memilih jumlah harinya.
Mengapa biaya cicilan butuh klausul keluar?
Biaya yang dibagi rata sepanjang tahun tidak lagi sesuai dengan pekerjaan begitu klien pergi di tengah jalan, itulah sebabnya klausul terakhir di atas penting. Biaya tahunan mencakup pekerjaan yang tidak merata, seperti laporan akhir tahun, dan angka bulanan meratakannya.
Berikut contoh karangan. Sebuah kantor mengenakan €180 per bulan untuk pembukuan dan €900 untuk laporan akhir tahun: €3.060 per tahun, ditagih €255 per bulan. Klien pergi setelah tujuh bulan, dan sudah membayar €1.785.
| Saat klien pergi | Dibayar | Pekerjaan selesai | Hasil |
|---|---|---|---|
| Laporan akhir tahun sudah selesai | €1.785 | €1.260 + €900 = €2.160 | Klien berutang €375 |
| Laporan akhir tahun belum dimulai | €1.785 | €1.260 | Anda berutang €525 |
Tanpa klausul itu, Anda memperdebatkan €375 tanpa dasar yang bisa dirujuk, atau klien meminta €525 dikembalikan dan Anda tidak punya cara yang disepakati untuk menghitungnya. Helpsheet ICAEW menyinggung hal terkait soal instruksi bayar tetap: klien mungkin mengira pembayaran itu mencakup segalanya, jadi jelaskan ketentuannya dan bersiaplah merekonsiliasi biaya dengan pembayaran.
Di mana klausul biaya sering keliru?
Klausul biaya biasanya keliru karena kabur persis di titik yang membuat klien butuh angka.
- "Berdasarkan waktu yang dihabiskan", tanpa tarif. ICAEW memandang catatan waktu sebagai alat manajemen dan menyatakan catatan itu saja bukan pembenaran atas suatu biaya. Berikan kepada klien tarifnya atau metode yang bisa mereka periksa.
- "Biaya tetap" tanpa batas. Tanpa volume yang disebutkan, klien yang usahanya berlipat ganda wajar mengharapkan harga yang sama.
- Perkiraan tanpa pemicu. Sebutkan bahwa Anda akan memperingatkan mereka sebelum melampauinya. ICAEW juga mengharapkan penjelasan atas setiap kelebihan dan cara menghitungnya.
- Tidak mengatur pembukuan yang terlambat. Jika pembukuan tiba tiga minggu setelah tenggat, siapa yang menanggung biaya percepatannya?
- Tanpa klausul tinjauan. Anda lalu butuh persetujuan klien untuk setiap kenaikan, dan surat kenaikan tarif jadi punya dasar yang jauh lebih lemah.
Bagaimana mengubah biaya tanpa menerbitkan ulang seluruh surat?
Ubah biaya tanpa menerbitkan ulang seluruh surat dengan menyimpan angkanya dalam jadwal biaya terpisah yang dirujuk surat. Surat utama lalu memuat ketentuan, dan jadwal memuat layanan dan harga saat ini. Jadwal baru, dengan tanggal dan pemberitahuan yang dijanjikan surat, menggantikan jadwal lama.
Terbitkan ulang seluruh surat bila jenis pekerjaan atau ketentuannya berubah. Simpan setiap versi bertanggal, karena pertanyaan biaya di kemudian hari bergantung pada jadwal mana yang berlaku bulan itu. Cara menentukan harga sejak awal dibahas dalam akuntansi dengan biaya tetap.
Mengubah biaya dalam surat penugasan menjadi faktur di ERPFlow
ERPFlow tidak menulis atau menandatangani surat penugasan. Tidak ada template surat dan tidak ada tanda tangan elektronik. ERPFlow menangani apa yang terjadi setelah biaya disepakati, untuk praktik akuntansi dan pembukuan dan siapa pun yang menagih dengan cara ini.
- Simpan surat yang sudah ditandatangani: lampirkan file pada data pelanggan, sehingga ketentuan yang disepakati berada di samping fakturnya.
- Susun daftar harga: tambahkan setiap biaya dalam jadwal Anda sebagai layanan beserta harganya, sehingga baris faktur sesuai dengan jadwal.
- Kirim proposal biaya bila Anda memakainya: penawaran punya baris item dan PPN, dikirim sebagai PDF, dan bisa dikonversi menjadi faktur. Anda menandainya diterima secara manual.
- Tagih biaya bulanan: faktur berulang menerbitkannya setiap bulan, dikirim lewat email atau dibiarkan sebagai draf. Faktur hanya menagih dan tidak pernah memungut pembayaran, jadi pembayaran dicatat secara manual.
- Tagih biaya tambahan: tambahkan ke draf sebagai barisnya sendiri, dengan kesepakatannya dalam deskripsi.
ERPFlow tidak membandingkan apa yang sudah Anda tagih dengan perkiraan dan tidak memperingatkan Anda sebelum melampauinya. Pemeriksaan itu tetap ada pada Anda.