Terakhir diperbarui 6 November 2026
Informasi umum, bukan nasihat pajak atau hukum. Aturan bergantung pada negara dan situasi Anda, jadi konsultasikan hal yang berdampak pada pajak atau hukum dengan akuntan Anda.
Untuk menagih retainer bulanan, terbitkan faktur untuk biaya yang disepakati pada tanggal yang sama tiap bulan, sebutkan periode yang dicakup, dan pakai tanggal jatuh tempo yang tertulis di perjanjian. Tagih pekerjaan di luar retainer sebagai barisnya sendiri. Menagih di muka, sehingga pembayaran masuk sebelum bulan dimulai, adalah kebiasaan yang lebih aman.
Apa yang harus tertulis di faktur retainer bulanan?
Faktur retainer bulanan membutuhkan semua yang dimiliki faktur biasa, ditambah periode yang dicakup, perjanjian di baliknya, dan tambahan apa pun. Periode adalah bagian yang sering dilewatkan, dan bagian keuangan pelanggan tidak bisa membukukan faktur ke bulan yang tepat tanpanya.
Berikut contoh rekaan, faktur bertanggal 25 Maret untuk April, dari agensi yang menagih biayanya di muka.
| Baris | Jumlah | Harga | Bersih |
|---|---|---|---|
| Retainer bulanan: dukungan pemasaran, April 2026, sesuai perjanjian 1 September 2025 | 1 | €2.000,00 | €2.000,00 |
| Jam tambahan pada Februari di atas kuota | 2 | €110,00 | €220,00 |
| Subtotal | €2.220,00 | ||
| PPN 20% | €444,00 | ||
| Total | €2.664,00 |
Retainer jenis apa yang Anda tagih?
"Retainer" mencakup tiga kesepakatan berbeda, dan masing-masing ditagih dengan cara berbeda. Agensi pemasaran dan konsultan kebanyakan memaksudkan dua yang pertama. Pengacara sering memaksudkan yang ketiga.
| Jenis | Yang dibayar klien | Cara menagihnya |
|---|---|---|
| Biaya tetap | Lingkup yang disepakati tiap bulan | Jumlah yang sama setiap bulan |
| Bank jam | Sejumlah jam tertentu, dengan tambahan pada tarif yang disepakati | Jumlah yang sama, ditambah satu baris untuk tambahan |
| Uang titipan | Uang muka atas biaya mendatang, ditahan sampai menjadi hak | Permintaan pembayaran dulu, lalu faktur yang ditarik darinya |
Uang titipan dapat tunduk pada aturan uang klien, jadi firma hukum sebaiknya bertanya kepada regulatornya sebelum menyalin apa pun di sini. Jika Anda masih menimbang antara retainer dan penagihan per jam, lihat tagihan per jam vs retainer untuk konsultan.
Haruskah retainer ditagih di muka atau sesudahnya?
Menagih retainer di muka biasanya pilihan yang lebih baik, karena uang tiba sebelum pekerjaan dan klien yang berhenti membayar dapat dijeda sebelum Anda banyak merugi. Beginilah masing-masing untuk pekerjaan Desember.
| Di muka | Sesudahnya | |
|---|---|---|
| Tanggal faktur | 25 November | 1 Januari |
| Jatuh tempo | 1 Desember | 15 Januari |
| Hari dari pekerjaan pertama sampai pembayaran pertama | 0 | 45 |
| Tambahan | Ditagih di faktur berikutnya | Ditagih di faktur yang sama |
| Paling cocok untuk | Biaya tetap dan lingkup yang disepakati | Pekerjaan yang bervariasi, atau klien yang sistemnya mensyaratkan pekerjaan selesai sebelum mereka membayar |
Faktur retainer bertanggal November untuk pekerjaan Desember biasanya masuk Desember dalam pembukuan Anda, bukan November. Beri tahu pembuku Anda cara menagih yang Anda pakai, agar pendapatan jatuh pada bulan yang tepat.
Kapan PPN terutang pada faktur retainer?
PPN atas retainer bulanan umumnya terutang periode demi periode, dengan pembayaran di muka memajukannya. Pasal 64 Direktif PPN menganggap jasa dengan pembayaran berturut-turut selesai di akhir tiap periode, dan Pasal 65 menjadikan PPN terutang saat pembayaran di muka diterima. Negara anggota dapat menyimpang berdasarkan Pasal 66.
Di Inggris, Notice 700 HMRC menyatakan penyerahan berkelanjutan punya tax point setiap kali Anda menerbitkan faktur PPN atau menerima pembayaran, mana yang lebih dulu (paragraf 14.3). Jadi faktur retainer yang diterbitkan 25 Maret untuk April masuk ke laporan yang mencakup 25 Maret. Paragraf yang sama membolehkan Anda menerbitkan satu faktur PPN yang mencakup pembayaran rutin hingga setahun, dengan mendaftar nilai bersih, tanggal jatuh tempo, tarif PPN, dan PPN tiap pembayaran. Itu cocok untuk klien yang menginginkan satu dokumen.
Bagaimana menagih jam di atas atau di bawah retainer?
Jam di atas atau di bawah retainer ditagih menurut aturan yang disepakati di muka, bukan aturan yang Anda putuskan setiap bulan. Aturan itu perlu tiga bagian: berapa harga satu jam tambahan, apakah jam yang tidak terpakai digulirkan, dan kapan jam yang digulirkan hangus.
Berikut contoh rekaan. Sebuah agensi menagih €2.000 per bulan untuk 20 jam. Jam tambahan €110. Jam yang tidak terpakai hanya digulirkan ke bulan berikutnya.
| Bulan | Jam tersedia | Jam dikerjakan | Hasil | Tambahan untuk ditagih |
|---|---|---|---|---|
| Januari | 20 | 16 | 4 digulirkan ke Februari | €0 |
| Februari | 24 | 26 | Lebih 2 | €220 |
| Maret | 20 | 18 | 2 digulirkan ke April | €0 |
Selama satu kuartal, itu 3 × €2.000 + €220, atau €6.220 bersih. Dengan PPN 20%, klien membayar €7.464 seluruhnya. Kirim jumlah jam bersama tiap faktur, karena klien yang bisa melihat tabelnya tidak mempertanyakan barisnya.
Kalimat untuk perjanjian:
Retainer: €2.000,00 ditambah PPN per bulan kalender, mencakup hingga 20 jam dukungan pemasaran. Ditagih pada tanggal 25 bulan sebelumnya dan harus dibayar paling lambat tanggal 1. Jam yang tidak terpakai digulirkan ke bulan berikutnya saja, lalu hangus. Jam di atas kuota dikenai €110,00 per jam, ditagih pada faktur berikutnya. Kedua pihak dapat mengakhiri retainer ini dengan pemberitahuan tertulis 30 hari.
Kesalahan yang membuat retainer bocor
- Baris yang menyebut bulan yang salah. Template yang disalin ke depan dengan nama bulan lalu akan dipertanyakan, dan pertanyaan itu menunda pembayaran.
- Lingkup tanpa batas. Jika perjanjian tidak menyebut apa yang di luarnya, semuanya berakhir di dalamnya.
- Jam yang tidak dihitung siapa pun. Anda tidak bisa menagih kelebihan yang tidak dicatat, dan tidak bisa membela biaya tanpa hitungannya.
- Biaya yang tak pernah bergerak. Masukkan tinjauan tahunan ke perjanjian, dan lihat panduan surat kenaikan tarif untuk cara menaikkannya.
- Ketentuan yang mendahului pekerjaan. Net 30 pada retainer di muka mengubahnya menjadi penagihan sesudahnya. Ketentuan pembayaran sebaiknya jatuh tempo paling lambat tanggal satu bulan.
Menyiapkan faktur retainer bulanan di ERPFlow
Di ERPFlow, faktur berulang menagih retainer sesuai jadwal. Faktur berulang menerbitkan faktur dan tidak pernah menarik uang: tidak ada yang menagih kartu atau mengambil pembayaran, jadi pelanggan membayar seperti biasa dan Anda mencatatnya. Pengingat untuk faktur retainer yang jatuh tempo dikirim secara manual.
Buka salah satu faktur pelanggan dan pilih Jadikan berulang, atau mulai dari Faktur > Berulang. Atur bulanan, pilih tanggal pertama dan ketentuan pembayaran, lalu pilih Kirim email ke tiap pelanggan atau Buat draf. Layanan dengan harganya mengisi barisnya. Setiap putaran membuat satu faktur biasa per pelanggan, bertanggal hari putaran itu berjalan, yang menerima pembayaran dan pengingat seperti faktur lain dan dihitung terhadap batas faktur bulanan paket Anda.
Barisnya berulang persis sama, tanpa kolom untuk bulan. Susun barisnya agar tetap benar, misalnya "Retainer bulanan: jasa untuk bulan kalender setelah tanggal faktur", atau pakai Buat draf dan ketik bulan serta tambahan apa pun pada tiap draf sebelum diterbitkan. Draf juga cara memasukkan tambahan ke faktur, karena tidak ada proporsi atau penagihan berdasarkan pemakaian. Pelanggan yang punya dua jadwal mendapat dua faktur, tidak pernah satu yang digabung.
Kartu di Proyek punya kolom waktu terpakai, diketik dalam jam dan menit, yang dijumlahkan per proyek dan per pelanggan, jadi bisa menyimpan hitungan Anda terhadap kuota. Waktu itu tidak menjadi baris faktur: jam ditagih dengan mengisi tarif dan jumlah pada faktur. Pelacakan waktu, termasuk mengubah waktu yang tercatat menjadi faktur, akan segera hadir.