PPN atas biaya yang dapat diganti dan disbursement

Sebagian besar biaya yang dapat diganti dikenai PPN. Jika Anda membeli sesuatu untuk menjalankan pekerjaan Anda sendiri, seperti perjalanan, itu bagian dari penyerahan Anda, jadi Anda mengenakan PPN atasnya dengan tarif normal. Disbursement yang sebenarnya, dibayar sebagai agen klien dan diteruskan persis sebesar biayanya, tetap di luar PPN Anda. Ujiannya adalah siapa yang menerima penyerahan itu.

Panduan ini membahas PPN-nya. Sisi penagihan, termasuk cara menyiapkan dan menulis baris biaya untuk klien, ada di panduan menagihkan biaya yang dapat diganti.

Apa bedanya recharge dengan disbursement?

Perbedaan recharge dan disbursement terletak pada pembelian siapa itu. Jika pihak ketiga menyerahkan barang atau jasa kepada Anda, meneruskan biayanya adalah recharge. Jika pihak ketiga menyerahkannya kepada klien Anda dan Anda hanya membayar atas nama mereka, itu bisa menjadi disbursement.

Hukum UE menarik garis yang sama. Pasal 78(b) Direktif PPN memasukkan biaya insidental yang dibebankan kepada pelanggan, seperti angkutan dan asuransi, ke dalam dasar pengenaan pajak Anda. Pasal 79(c) hanya mengecualikan penggantian pengeluaran yang "incurred in the name and on behalf of the customer" (dikeluarkan atas nama dan demi pelanggan) dan dicatat di rekening sementara, serta mewajibkan bukti jumlah sebenarnya dan melarang Anda mengurangkan PPN atasnya. Aturan nasional berbeda dalam rinciannya, jadi periksa aturan negara Anda.

Kapan suatu biaya boleh diperlakukan sebagai disbursement?

Suatu biaya boleh diperlakukan sebagai disbursement hanya jika semua syarat terpenuhi, dan di Inggris VAT Notice 700 bagian 25.1 dari HMRC mencantumkan delapan:

1. Anda bertindak sebagai agen klien saat membayar pihak ketiga.
2. Klien Anda menerima dan memakai barang atau jasanya.
3. Klien Anda yang bertanggung jawab membayar pihak ketiga.
4. Klien Anda mengizinkan Anda membayar atas nama mereka.
5. Klien Anda tahu bahwa pihak ketiga akan menyediakan barang atau jasanya.
6. Anda menampilkan biayanya secara terpisah di faktur.
7. Anda hanya menagih kembali jumlah persis yang Anda bayar.
8. Barang atau jasanya jelas tambahan di luar apa yang Anda serahkan sendiri.

Syarat 2 menggugurkan sebagian besar kandidat, karena yang memakai kereta, telepon, dan pos biasanya Anda sendiri. Panduan biaya dan disbursement dari HMRC dan Notice 700 memberi contoh berikut.

Contoh solicitor menunjukkan betapa sempit garisnya, dan firma hukum menemuinya setiap saat. Menamai baris sebagai "disbursement" di faktur tidak menjadikannya disbursement untuk PPN.

Contoh hitungan: satu faktur dengan keduanya

Berikut contoh rekaan, memakai aturan Inggris dan tarif 20%-nya. Seorang konsultan menagih honorarium £4.000 dan tiga biaya:

• Ongkos kereta £180, yang tidak dikenai PPN.
• Hotel £250 ditambah PPN £50, pada faktur PPN atas nama konsultan.
• Biaya pengajuan dokumen resmi £120 yang menjadi kewajiban klien, dibayar konsultan dengan izinnya.

Ongkos kereta dikenai PPN meskipun konsultan tidak membayar PPN, karena HMRC menyatakan Anda mengenakan PPN atas recharge "whether you paid any VAT or not" (baik Anda membayar PPN maupun tidak). Konsultan mengkreditkan £50 pada hotel dengan cara biasa. Disbursement berada di bawah baris PPN, dirinci tersendiri, seperti faktur contoh HMRC.

Bagaimana menghindari PPN atas PPN?

Anda menghindari PPN atas PPN dengan me-recharge biaya neto saat Anda bisa mengkreditkan PPN yang Anda bayar. Ini kesalahan paling umum di sini, dan berasal dari menganggap total pada tanda terima sebagai biayanya.

Pada versi yang salah, klien membayar lebih £60. Konsultan juga sudah mengkreditkan £50, sehingga ia meraup uang dari biaya yang seharusnya diteruskan sebesar harga pokok.

Jika Anda tidak bisa mengkreditkan PPN, misalnya karena Anda tidak terdaftar PPN, jumlah bruto itulah biaya Anda yang sebenarnya, dan hitungannya berubah. Lihat FAQ di bawah.

Apakah layak memperlakukan biaya sebagai disbursement?

Memperlakukan biaya sebagai disbursement biasanya layak hanya jika pemasok tidak mengenakan PPN atau klien Anda tidak bisa mengkreditkan PPN. HMRC menyatakannya langsung. Disbursement menghalangi Anda mengkreditkan PPN, dan klien Anda pun mungkin tidak bisa mengkreditkannya tanpa faktur PPN valid.

Simpan buktinya. Notice 700, bagian 25.1.2, meminta Anda memegang sesuatu seperti formulir pesanan atau salinan faktur yang menunjukkan Anda boleh mengecualikan pembayaran itu, dan mampu menunjukkan bahwa Anda tidak mengkreditkan PPN-nya. Satu baris yang bisa Anda salin di faktur:

Disbursement, dibayar atas nama Anda dengan kuasa Anda, sebesar biaya tanpa PPN tambahan: [pemasok, referensi, tanggal]. Salinan faktur pemasok terlampir.

Bagaimana dengan biaya pada faktur lintas negara?

Biaya pada faktur lintas negara biasanya mengikuti jasa utamanya, karena recharge adalah bagian dari penyerahan Anda sendiri. Jika honorarium Anda kepada bisnis di negara UE lain masuk reverse charge, recharge juga berada di bawahnya dan tidak dikenai PPN dari Anda. Biaya itu masuk ke jumlah neto yang sama.

PPN asing yang Anda bayar di sepanjang jalan adalah urusan terpisah. PPN hotel di negara UE lain tidak masuk ke laporan PPN normal Anda. Anda mengajukan klaimnya secara online lewat otoritas pajak Anda sendiri, dan beberapa negara menolak pengembalian untuk biaya tertentu, seperti restoran, hiburan, dan bahan bakar. Jadi pada recharge, apa yang bisa Anda kreditkan menentukan biaya Anda yang sebenarnya.

Menagihkan recharge dan disbursement di ERPFlow

ERPFlow mencatat sisi pengeluaran Anda dan memungkinkan Anda menagihkannya, tetapi tidak menghubungkan keduanya. Pengeluaran menyimpan pemasok, kategori, PPN, dan tanda terima terlampir. Pengeluaran tidak tertaut ke pelanggan atau pekerjaan, jadi tidak ada yang berpindah ke faktur dengan sendirinya, dan ERPFlow tidak menampilkan biaya atau margin per pelanggan. ERPFlow juga tidak punya klaim biaya karyawan, alur persetujuan, atau pelacakan jarak tempuh.

• Tambahkan setiap biaya sebagai baris faktur, dengan deskripsi yang jelas dan jumlah neto.
• Recharge memakai tarif pajak normal Anda, yang sudah menjadi awal setiap baris baru.
• Disbursement tidak dikenai PPN. Kosongkan tarif pajak pada baris itu, dan mulai deskripsinya dengan "Disbursement:" supaya terinci.
• Lampirkan tanda terima ke faktur sebagai berkas.

ERPFlow tidak menguji apakah suatu biaya memenuhi syarat, jadi kedelapan syarat tetap ada pada Anda. Baris disbursement dihitung dalam subtotal dan total faktur seperti baris lain, dan tidak ada subtotal disbursement terpisah, jadi tambahkan satu di Catatan jika Anda ingin menguraikannya. Perlakuan rekening sementara dalam Pasal 79(c) termasuk dalam pembukuan Anda, jadi beri tahu akuntan Anda baris mana yang dimaksud. Ekspor XML Peppol memperlakukan baris tanpa pajak sebagai tarif nol, jadi tanyakan kepada operator e-faktur Anda sebelum mengirim disbursement dengan cara itu.