Cara agen tenaga kerja dan rekrutmen menagih klien

Agen staffing menagih klien untuk pekerja sementara setiap minggu atau dua minggu, dengan mengalikan jam timesheet yang disetujui dengan tarif tagih yang disepakati. Agen rekrutmen menagih biaya penempatan sekali, biasanya berupa persentase dari gaji kandidat, saat kandidat menerima atau mulai bekerja. Pencarian retained ditagih dengan cicilan seiring kemajuan pencarian.

Faktur apa yang dikirim setiap jenis agen?

Setiap jenis agen menagih hal yang berbeda, sehingga fakturnya, waktunya, dan bukti di baliknya semua berubah.

Bagaimana cara kerja faktur staffing sementara?

Faktur staffing sementara menagih jam yang disetujui pada tarif tagih yang disepakati, baris demi baris, untuk minggu tertentu. Berikut contoh karangan faktur mingguan untuk klien gudang, dengan PPN 20%.

Yang membuat faktur seperti ini mudah dibayar adalah jejak referensinya: pesanan pembelian atau pusat biaya klien, tanggal akhir minggu, dan timesheet yang disetujui di balik setiap baris. Jika klien menyetujui jamnya, hampir tidak ada yang bisa diperdebatkan. Jika tidak, faktur akan dikembalikan. Template timesheet tim memberi Anda tata letak yang bisa menjadi sumber baris seperti ini.

Klien besar mungkin menjalankan prosesnya sendiri lewat sistem manajemen vendor, kadang dengan self-billing, yakni klien menyusun faktur atas nama Anda. Pasal 224 Direktif PPN (VAT Directive) membolehkannya dengan persetujuan sebelumnya dan prosedur penerimaan setiap faktur, dan faktur harus memuat kata "Self-billing" (Pasal 226(10a)). Kata itu diberikan dalam bahasa Inggris karena kami tidak memiliki padanan resmi dalam bahasa Indonesia.

Apa bedanya markup dengan margin?

Markup mengukur tarif tagih terhadap upah pekerja, sedangkan margin mengukur sisa terhadap tarif tagih, dan agen yang menyebut yang satu padahal maksudnya yang lain adalah sumber umum penetapan harga yang buruk.

Dengan angka karangan untuk tarif tagih €24 yang sama:

Markup 60% terdengar besar. Sisanya €6 per jam untuk membayar kantor Anda, konsultan Anda, dan klien mana pun yang terlambat membayar. Staffing sementara juga punya celah kas yang tidak dimiliki biaya rekrutmen: dengan ketentuan 30 hari, Anda bisa membayar empat atau lima kali gaji mingguan sebelum pembayaran klien pertama tiba. Tetapkan ketentuan pembayaran Anda dengan mempertimbangkan hal itu.

Bagaimana cara kerja faktur biaya penempatan?

Faktur biaya penempatan menagih sekali untuk perekrutan yang berhasil, biasanya berupa persentase dari gaji yang disepakati kandidat. Besaran biaya adalah urusan komersial dalam ketentuan usaha Anda, jadi angka di bawah ini karangan.

Biaya 20% atas gaji €48.000 adalah €9.600, ditambah PPN 20% sebesar €1.920, sehingga totalnya €11.520. Definisikan "gaji" dalam ketentuan Anda sebelum Anda membutuhkannya: apakah termasuk bonus, komisi, atau tunjangan mobil bisa mengubah biaya lebih dari persentase yang Anda negosiasikan.

Biaya penempatan: Operations Manager, kandidat J. Example, tanggal mulai 1 Februari 2027. 20% dari gaji pokok tahun pertama yang disepakati sebesar €48.000, sesuai ketentuan usaha tertanggal 5 Oktober 2026. Ketentuan rebat: klausul 7.

Rebat. Banyak ketentuan mengembalikan sebagian biaya jika orang yang direkrut keluar lebih awal. Berikut skala bertingkat karangan atas biaya €9.600 itu.

Rebat mengurangi faktur yang sudah Anda terbitkan, jadi biasanya dicatat pada nota kredit dan bukan dengan mengedit faktur asli.

Pencarian retained. Biaya retained dibagi sepanjang pencarian. Sebagai contoh karangan, 30% dari gaji €75.000 adalah €22.500, ditagih dalam tiga cicilan €7.500: saat penugasan, saat daftar calon pendek, dan saat penempatan. Mekanismenya sama dengan penagihan bertahap, dengan pencarian sebagai pengganti proyek.

PPN apa yang berlaku pada faktur agen?

PPN pada faktur agen bergantung pada apakah agen menyediakan pekerja atau hanya memperkenalkannya. HMRC menarik garis itu dengan jelas dalam VAT Notice 700/34:

• Menyediakan staf sebagai principal: PPN terutang atas seluruh tagihan, termasuk biaya staf yang ditagih ulang kepada klien (paragraf 2.3). Pada faktur di atas, itu berarti PPN atas seluruh €3.048, bukan atas margin agen.
• Bertindak sebagai agen, memperkenalkan pekerja yang berkontrak langsung dengan klien: ini adalah jasa perkenalan, dan PPN terutang atas biaya agen (paragraf 5.1.2).

Beban PPN atas seluruh tagihan jatuh pada klien yang tidak bisa mengklaim kembali, jadi bersiaplah untuk percakapan itu. Negara lain mencapai jawabannya sendiri, jadi periksa aturan di negara Anda. Untuk klien di luar negeri, lihat panduan menagih klien UE.

Aturan pekerja agen mana yang memengaruhi faktur?

Aturan pekerja agen memengaruhi faktur terutama lewat tarif tagih dan biaya transfer. Aturannya berbeda di tiap negara dan berubah, jadi anggap ini sebagai petunjuk untuk diperiksa bersama penasihat.

• Perlakuan setara: di UE, Direktif 2008/104/EC, Pasal 5 menyatakan bahwa kondisi kerja dan ketenagakerjaan dasar pekerja sementara minimal sama dengan yang akan mereka dapatkan bila direkrut langsung, dan hukum nasional menerapkannya secara berbeda. Di Inggris, hak yang setara dimulai setelah 12 minggu kalender berturut-turut dalam peran yang sama dengan pengguna jasa yang sama. Jika upah naik pada saat itu, ketentuan Anda harus membiarkan tarif tagih mengikutinya.
• Pindah ke tetap: hukum UE membatalkan klausul yang menghalangi klien merekrut pekerja sementara setelah penugasan, sambil membolehkan agen mendapat kompensasi yang wajar atas jasanya (Pasal 6(2)). Di Inggris, biaya transfer hanya boleh dikenakan dalam kondisi tertentu, dan biaya itu harus tercantum dalam kontrak Anda dengan pengguna jasa.
• Menagih pekerja: Pasal 6(3) direktif yang sama melarang agen mengenakan biaya kepada pekerja untuk mengatur perekrutan mereka oleh klien.
• Perizinan: beberapa negara dan sektor mengharuskan agen memegang izin. Periksa sebelum Anda menagih klien di negara baru.

Pemerintah Inggris telah berkonsultasi tentang perubahan kerangka ini, jadi periksa posisi terkini di sana.

Menagih klien staffing dan rekrutmen di ERPFlow

ERPFlow saat ini belum punya timer atau timesheet. Pelacakan waktu, termasuk mengubah waktu yang tercatat menjadi faktur, akan segera hadir. ERPFlow tidak punya penggajian, penjadwalan shift, atau pelacakan kandidat, jadi ERPFlow menangani fakturnya dan bukan penempatannya.

• Tarif: tambahkan setiap peran sebagai layanan dengan satuan hr dan tarif tagihnya. Tarif yang berbeda antarklien diketik ulang pada barisnya.
• Faktur mingguan: ketik jam yang disetujui sebagai kuantitas pada baris faktur, dan tuliskan minggu serta pekerjanya dalam deskripsi. Duplikat menyalin faktur minggu lalu ke draf baru, sehingga Anda tidak perlu mengetik ulang baris-barisnya. Faktur berulang tidak cocok di sini, karena barisnya identik di setiap putaran.
• Referensi: kolom Nomor pesanan menyimpan pesanan pembelian klien, dan tercetak di PDF.
• Timesheet sebagai bukti: lampirkan timesheet yang disetujui pada faktur. Lampiran tetap berada di data Anda dan tidak dikirim lewat email bersama faktur, jadi kirim timesheet secara terpisah jika klien menginginkannya.
• Biaya penempatan: satu baris pada faktur, dengan kalimat di atas dalam deskripsi.
• Rebat: ERPFlow tidak punya dokumen nota kredit. Tandai dibatalkan dan Duplikat menangani pembatalan penuh dan penerbitan ulang, tetapi rebat sebagian membutuhkan nota kredit dari sistem akuntansi Anda.

Data pelanggan setiap klien menampilkan pendapatan bersih dan sisa tagihan. ERPFlow tidak akan menampilkan margin per pekerja, per klien, atau per penempatan.