Terakhir diperbarui 6 November 2026
Aturan dan angka dari sumber lain diperiksa pada 6 November 2026. Semuanya bisa berubah, jadi pastikan ke sumbernya sebelum Anda mengandalkannya.
Informasi umum, bukan nasihat pajak atau hukum. Aturan bergantung pada negara dan situasi Anda, jadi konsultasikan hal yang berdampak pada pajak atau hukum dengan akuntan Anda.
Urutan pengingat faktur jatuh tempo adalah rangkaian pesan terencana yang makin tegas seiring waktu: dorongan ramah sehari setelah jatuh tempo, permintaan tanggal pembayaran di hari ke-7, telepon di hari ke-14, eskalasi di hari ke-21, dan pemberitahuan terakhir di hari ke-30.
Gunanya urutan ini adalah Anda memutuskan sekali, di muka. Email hari ke-7 jauh lebih mudah dikirim saat jadwalnya yang meminta, dibanding saat Anda bertanya-tanya apakah itu terkesan mendesak.
Seperti apa jadwal pengingat faktur jatuh tempo yang baik?
Jadwal pengingat faktur jatuh tempo yang baik dimulai sehari setelah jatuh tempo dan mencapai keputusan sekitar hari ke-30. Angka hari ini titik awal yang masuk akal, bukan kewajiban hukum, jadi persingkat untuk faktur kecil dan pelanggan baru.
| Kapan | Bagaimana | Nada | Yang Anda inginkan |
|---|---|---|---|
| 3 hari sebelum jatuh tempo (opsional) | Membantu | Menemukan masalah administrasi selagi masih ada waktu | |
| 1 hari setelahnya | Mengandaikan kelalaian | Pembayaran, atau alasannya | |
| 7 hari setelahnya | Langsung | Tanggal pembayaran | |
| 14 hari setelahnya | Telepon, lalu email konfirmasi | Tegas | Alasan yang sebenarnya, dan komitmen |
| 21 hari setelahnya | Email ke orang yang lebih senior | Serius | Perhatian dari yang berwenang memutuskan |
| 30 hari setelahnya | Pemberitahuan terakhir tertulis | Formal | Pembayaran, atau keputusan Anda untuk langkah berikutnya |
Hentikan urutan ini begitu uang masuk atau pelanggan mengajukan pertanyaan yang sungguh-sungguh. Tidak ada yang lebih menjengkelkan bagi pelanggan yang baik daripada pengingat ketiga untuk faktur yang dibayarnya hari Selasa, jadi periksa rekening bank sebelum tiap pengingat.
Pengingat sebelum jatuh tempo
Pengingat sebelum jatuh tempo layak dikirim untuk faktur besar dan faktur pertama ke pelanggan baru, karena mengetahui apakah faktur sudah ada di sistem seseorang selagi masih bisa diperbaiki.
Subjek: Faktur [nomor] jatuh tempo pada [tanggal jatuh tempo]
Halo [nama],
Sekadar mengingatkan bahwa faktur [nomor] sebesar [jumlah] jatuh tempo pada [tanggal jatuh tempo]. Saya lampirkan salinannya agar Anda tidak perlu mencarinya. Jika faktur sedang di tangan orang lain untuk disetujui, beri tahu saya siapa dan saya akan mengirimnya langsung kepada mereka.
Terima kasih, [nama Anda]
Pengingat pertama: terlambat 1 hari
Pengingat jatuh tempo pertama sebaiknya mengandaikan kelalaian yang jujur dan membuat pembayaran mudah. Lampirkan fakturnya, karena pelanggan mungkin sudah kehilangan.
Subjek: Faktur [nomor] jatuh tempo pada [tanggal jatuh tempo]: [jumlah]
Halo [nama],
Faktur [nomor] sebesar [jumlah] jatuh tempo pada [tanggal jatuh tempo], dan saya belum melihat pembayarannya. Salinannya terlampir. Jika sudah dalam proses, terima kasih, dan abaikan email ini. Jika ada yang menghambat, balas dan saya akan membantu menyelesaikannya.
Terima kasih, [nama Anda]
Pengingat kedua: terlambat 7 hari
Pengingat jatuh tempo kedua sebaiknya meminta tanggal, karena pertanyaan dengan jawaban yang spesifik lebih sulit diabaikan daripada permintaan umum untuk membayar.
Subjek: Faktur [nomor], terlambat 7 hari: mohon konfirmasi tanggal pembayaran
Halo [nama],
Faktur [nomor] sebesar [jumlah] jatuh tempo pada [tanggal jatuh tempo] dan kini terlambat 7 hari. Bisakah Anda memberi tahu tanggal pembayarannya? Jika menunggu persetujuan, pesanan pembelian, atau hal lain dari saya, beri tahu apa yang kurang dan Anda akan menerimanya hari ini.
Terima kasih, [nama Anda]
Langkah ketiga: telepon di hari ke-14, lalu konfirmasi tertulis
Langkah ketiga sebaiknya berupa telepon, karena email bisa diabaikan sedangkan pertanyaan yang diajukan langsung biasanya dijawab. Cari orang yang menyetujui atau mengelola pembayaran, dan pegang tiga pertanyaan:
- Apakah faktur [nomor] sebesar [jumlah] sudah dijadwalkan untuk dibayar?
- Jika belum, apa yang harus terjadi agar dibayar?
- Tanggal berapa yang bisa saya catat?
Lalu tuliskan di hari yang sama. Catatan tertulis tentang apa yang dijanjikan itulah yang memberi kekuatan pada langkah berikutnya.
Subjek: Menindaklanjuti telepon kita: faktur [nomor], pembayaran paling lambat [tanggal yang disepakati]
Halo [nama],
Terima kasih atas waktunya hari ini. Seperti yang kita sepakati, [jumlah] untuk faktur [nomor] akan dibayar paling lambat [tanggal yang disepakati]. Jika tanggal itu berubah, mohon beri tahu saya sebelum terlewat.
Terima kasih, [nama Anda]
Pengingat keempat: terlambat 21 hari, ke orang yang lebih senior
Pengingat keempat sebaiknya ditujukan kepada orang yang berwenang atas pembayaran, dan menguraikan riwayatnya agar mereka tidak perlu bertanya.
Subjek: Faktur [nomor], terlambat 21 hari: [jumlah]
Yth. [nama senior],
Saya menulis kepada Anda karena faktur [nomor] sebesar [jumlah], jatuh tempo pada [tanggal jatuh tempo], kini terlambat 21 hari. Kami telah mengingatkan [kontak] pada [tanggal] dan berbicara pada [tanggal], saat pembayaran dijanjikan paling lambat [tanggal yang disepakati]. Pembayaran belum diterima.
Mohon atur pembayaran paling lambat [tanggal]. Kami berhak mengenakan bunga keterlambatan dan kompensasi atas faktur ini, dan saya lebih suka menyelesaikannya tanpa itu.
Hormat saya, [nama Anda]
Pakai paragraf kedua itu hanya untuk pelanggan bisnis. Konsumen pribadi tidak tercakup oleh undang-undang keterlambatan pembayaran, seperti dijelaskan di cara mengenakan denda keterlambatan.
Pemberitahuan terakhir: terlambat 30 hari
Pemberitahuan terakhir sebaiknya menyebut jumlah, tenggat, dan satu hal yang akan Anda lakukan bila tenggat lewat. Tulis hanya langkah yang benar-benar akan Anda ambil, karena ancaman yang tidak terwujud mengajari pelanggan untuk menunggu sampai Anda menyerah.
Subjek: Pemberitahuan terakhir: faktur [nomor], [jumlah], harus dibayar paling lambat [tanggal]
Yth. [nama],
Faktur [nomor] sebesar [jumlah], jatuh tempo pada [tanggal jatuh tempo], terlambat 30 hari meski kami telah mengingatkan pada [tanggal].
Jika kami tidak menerima pembayaran penuh paling lambat [tanggal], kami akan [menyerahkan penagihan kepada agen penagihan / mengajukan gugatan ke pengadilan] tanpa pemberitahuan lebih lanjut, dan kami akan menuntut bunga serta biaya penagihan di samping jumlah di atas.
Jika Anda menyanggah bagian mana pun dari faktur ini, beri tahu saya secara tertulis sebelum tanggal itu dan sebutkan alasannya. Salinan faktur terlampir.
Hormat saya, [nama Anda]
Empat belas hari adalah tenggat yang umum. Di Inggris dan Wales, Practice Direction on Pre-Action Conduct mengharapkan surat yang memuat dasar tuntutan, fakta, dan cara jumlahnya dihitung, serta menganggap 14 hari sebagai waktu yang wajar untuk menanggapi dalam perkara yang sederhana.
Bagaimana jika pelanggan membayar sebagian atau menyanggah sebagian?
Jika pelanggan membayar sebagian faktur atau menyanggah sebagian, pengingat Anda hanya boleh meminta apa yang masih terutang dan tidak dipersoalkan. Mengirim ulang jumlah penuh adalah cara paling umum mengubah keterlambatan menjadi pertengkaran.
Berikut contoh rekaan. Total faktur €2.304,00: tiga baris bersih €390, €1.250, dan €280, ditambah PPN 20%. Pelanggan mempertanyakan baris €1.250.
| Bersih | PPN 20% | Total | |
|---|---|---|---|
| Baris yang disanggah | €1.250,00 | €250,00 | €1.500,00 |
| Baris yang tidak disanggah | €670,00 | €134,00 | €804,00 |
| Faktur | €1.920,00 | €384,00 | €2.304,00 |
Jadi sekarang Anda menagih €804,00.
Subjek: Faktur [nomor]: pertanyaan Anda tentang [butir], dan jumlah yang tidak disanggah
Halo [nama],
Terima kasih telah mengajukan pertanyaan tentang [butir]. Saya akan menjawab paling lambat [tanggal]. Bagian faktur lainnya tidak dipersoalkan, jadi mohon bayar [jumlah yang tidak disanggah] paling lambat [tanggal] sementara kita menyelesaikan sisa [jumlah yang disanggah].
Terima kasih, [nama Anda]
Jika mereka sudah membayar sebagian tanpa pertanyaan:
Subjek: Faktur [nomor]: [sisa] masih terutang
Halo [nama],
Terima kasih atas [jumlah yang dibayar] yang kami terima pada [tanggal]. Itu menyisakan [sisa] pada faktur [nomor], yang jatuh tempo pada [tanggal jatuh tempo]. Kapan saya bisa mengharapkan sisanya?
Terima kasih, [nama Anda]
Apa yang tidak boleh dikatakan pengingat pembayaran?
Pengingat pembayaran tidak boleh mengatakan apa pun yang tidak bisa Anda buktikan, karena bisa saja sampai di hadapan pengadilan atau agen penagihan.
- Ancaman yang tidak akan Anda jalankan. Begitu diabaikan, setiap pesan berikutnya bernilai lebih kecil.
- Biaya yang bukan hak Anda. Bunga menurut undang-undang berlaku untuk pelanggan bisnis, dan kontrak konsumen memerlukan ketentuan sahnya sendiri.
- Total penuh padahal sebagian sudah dibayar.
- Apa pun untuk penonton. Memberi tahu orang lain bahwa pelanggan berutang kepada Anda dapat menimbulkan masalah hukum yang lebih besar daripada utangnya, jadi jaga tetap antara Anda dan mereka.
Apa yang terjadi setelah pemberitahuan terakhir?
Setelah pemberitahuan terakhir, Anda memutuskan apakah utang itu layak dikejar, dan keputusan itu sebaiknya diambil pada tenggatnya, bukan dibiarkan mengambang. Pilihan yang lazim:
- Hentikan pekerjaan lebih lanjut, jika kontrak Anda mengizinkan.
- Gunakan agen penagihan. Mereka biasanya mengambil bagian dari yang berhasil ditagih, jadi bandingkan dengan besarnya utang.
- Ajukan gugatan ke pengadilan. Di Inggris dan Wales Anda bisa menggugat secara online. Untuk gugatan lintas negara UE hingga €5.000, European Small Claims Procedure berlaku di semua negara UE kecuali Denmark.
- Hapuskan sebagai piutang, dan tanyakan kepada akuntan tentang keringanan PPN atas piutang macet. Lihat penurunan nilai tagihan vs penghapusan piutang.
Jika ini terus berulang, tinjau ketentuan Anda sebelum pengingat Anda. Ketentuan pembayaran yang jelas dan uang muka dari pelanggan baru akan lebih membantu daripada email yang kalimatnya lebih bagus.
Mengirim pengingat pembayaran di ERPFlow
Pengingat di ERPFlow bersifat manual, satu klik per faktur. Pada faktur yang jatuh tempo, Kirim pengingat pembayaran membuka dialog dengan alamat pelanggan sudah terisi dan mengirim email pengingat dengan PDF terlampir, yang menyebut sudah berapa hari terlambat dan meminta total atau, pada faktur yang dibayar sebagian, sisa tagihan. Halaman faktur lalu menampilkan kapan pengingat terakhir dikirim. Tidak ada yang terkirim sesuai jadwal, jadi urutan di atas Anda jalankan sendiri.
Kalimat email itu tetap, dalam bahasa faktur. Isinya menyatakan catatan Anda menunjukkan pembayaran sudah jatuh tempo dan meminta pelanggan mengabaikannya bila sudah membayar, yang cocok untuk pengingat pertama. Email itu tidak bisa meminta tanggal, mengeskalasi, atau menyebut bunga. Untuk itu, gunakan Unduh PDF dan kirim template di atas dari kotak surat Anda sendiri, lalu tambahkan komentar pada faktur untuk mencatat apa yang Anda kirim. Komentar bersifat internal dan tidak pernah tercetak di PDF.
Tindakan itu baru muncul setelah faktur jatuh tempo, jadi pengingat sebelum jatuh tempo juga berasal dari kotak surat Anda sendiri.
Untuk melihat apa yang perlu ditagih, gunakan filter Jatuh tempo dan Dibayar sebagian di daftar faktur, angka Outstanding dan Overdue di dasbor, atau tab Analitik pada pelanggan. ERPFlow mengirim email ke tim Anda sekali, pada malam setelah tanggal jatuh tempo lewat, kecuali notifikasi dimatikan. ERPFlow tidak punya laporan umur piutang dan tidak menghitung denda keterlambatan.