Cara mengubah penawaran menjadi faktur

Untuk mengubah penawaran menjadi faktur, tunggu sampai pelanggan menerimanya, salin baris dan harga yang disepakati ke faktur baru, tambahkan keterangan yang hanya ada di faktur (nomor sendiri, tanggal terbit, dan tanggal jatuh tempo), lalu kirim. Software faktur melakukan penyalinan itu, jadi kedua dokumen tidak mungkin berbeda.

Penawaran adalah tawaran. Faktur adalah permintaan pembayaran dan, di kebanyakan negara, dokumen pajak. Sebagian besar isi panduan ini berasal dari perbedaan itu.

Apa yang berubah antara penawaran dan faktur?

Baris dan harga ikut terbawa. Hampir semua yang ada di sekitarnya berubah.

Data pelanggan adalah baris yang sering terlewat. Penawaran boleh ditujukan ke "Maria di Bloom Studio". Faktur harus menyebut badan hukumnya, dan bagian keuangan akan mengembalikannya kalau tidak.

Kapan penawaran sebaiknya diubah?

Ubah saat saat penagihan yang disepakati tiba. Itu tidak selalu saat pelanggan berkata ya.

• Pekerjaan kecil dan cepat: tagih seluruh jumlah saat pekerjaan selesai.
• Pekerjaan lebih besar: tagih uang muka saat penawaran diterima dan sisanya saat selesai.
• Proyek panjang: tagih pada tahap yang disepakati. Panduan kami tentang penagihan bertahap menjelaskan cara menyusunnya.

Apa pun pilihannya, tulis tahapnya di penawaran itu sendiri. Faktur uang muka jauh lebih mudah dikirim jika pelanggan sudah melihat "30% saat penawaran diterima" di atas tanda tangannya.

Cara mengubah penawaran menjadi faktur, langkah demi langkah

1. Pastikan penerimaannya. Simpan salinan yang ditandatangani atau email yang berisi persetujuan.
2. Periksa apakah penawaran masih berlaku. Jika sudah kedaluwarsa, konfirmasikan harga sebelum menagihnya.
3. Salin barisnya. Pakai fitur konversi di software Anda, jangan mengetik ulang.
4. Lengkapi data pelanggan. Nama badan hukum, alamat penagihan, dan nomor PPN bila ada.
5. Tambahkan referensi mereka. Tanyakan apakah mereka perlu nomor pesanan pembelian di faktur. Banyak pelanggan besar tidak bisa membayar tanpa nomor itu.
6. Isi tanggalnya. Pakai tanggal hari ini sebagai tanggal terbit dan ketentuan pembayaran yang disepakati untuk tanggal jatuh tempo.
7. Periksa tarif pajak. PPN umumnya mengikuti tarif yang berlaku saat pekerjaan diserahkan, bukan saat Anda menawarkan, jadi pekerjaan yang ditawarkan sebelum perubahan tarif mungkin perlu tarif baru.
8. Terbitkan dan kirim. Langkah inilah yang memberi faktur nomornya dan membuatnya final.

Contoh hitungan: satu penawaran, dua faktur

Berikut contoh rekaan. Sebuah firma renovasi menawarkan €4.800 ditambah PPN 20%, dengan 30% dibayar saat penawaran diterima dan sisanya saat selesai.

Periksa baris terakhir itu setiap kali. Jika faktur-faktur tidak berjumlah sama dengan penawaran, berarti ada baris yang terlewat atau pekerjaannya berubah dan dokumennya belum mencerminkannya. Cara PPN berlaku pada uang muka berbeda di tiap negara, dan panduan faktur uang muka dan pelunasan membahasnya.

Bagaimana jika pekerjaan berubah setelah penawaran diterima?

Biarkan penawaran yang diterima apa adanya dan tambahkan perubahannya ke faktur sebagai baris tersendiri. Beri label agar tidak ada yang perlu bertanya, misalnya "Tambahan: pemasangan kabel di lorong, disepakati lewat email 14 Maret".

Jika perubahannya besar, kirim penawaran baru yang singkat untuk pekerjaan tambahan itu dan ubah juga menjadi faktur. Hanya butuh beberapa menit, dan artinya pelanggan menyetujui biaya tambahan sebelum melihatnya di tagihan.

Kesalahan yang membuat faktur dikembalikan

• Harga yang diketik ulang. Salah satu angka saja dan bagian keuangan pelanggan menghentikan pembayaran.
• Tanpa nomor pesanan pembelian, padahal pelanggan membutuhkannya.
• Nama kontak, bukan nama perusahaan.
• Penawaran kedaluwarsa yang ditagih dengan harga lama, padahal biaya Anda atau lingkup mereka sudah bergeser.
• Mengedit penawaran setelah diterima. Setelah itu Anda tidak bisa lagi menunjukkan apa yang disepakati.

Mengubah penawaran menjadi faktur di ERPFlow

Di ERPFlow, buka penawaran, pilih Konversi ke faktur, dan pelanggan serta barisnya disalin ke draf faktur baru. Draf itu bertanggal hari ini dan jatuh tempo sesuai ketentuan pembayaran pada penawaran. Penawaran tetap seperti semula, dan kedua dokumen saling tertaut, sehingga masing-masing menampilkan yang lain di Dokumen tertaut.

• Untuk menagih bertahap, konversi sekali untuk setiap tahap. Setiap konversi membuat draf baru dari seluruh penawaran, yang Anda sunting menjadi bagian tahap itu sebelum diterbitkan.
• Jika penawaran dikirim ke prospek, ERPFlow meminta Anda menjadikan prospek itu pelanggan lebih dulu, lalu menjalankan konversinya dalam satu langkah.
• Jika Anda memenuhi pesanan sebelum menagih, ubah penawaran menjadi pesanan dan pesanan menjadi faktur. Pesanan tersedia di paket berbayar.
• Saat draf diterbitkan, faktur mendapat nomornya, misalnya INV-2026-0042, dan menjadi final.

Pelanggan tidak bisa menerima penawaran secara online atau menandatanganinya secara elektronik di ERPFlow. Anda sendiri yang menandai penawaran sebagai diterima, dan bisa melampirkan salinan yang ditandatangani padanya.