Terakhir diperbarui 6 November 2026
Informasi umum, bukan nasihat pajak atau hukum. Aturan bergantung pada negara dan situasi Anda, jadi konsultasikan hal yang berdampak pada pajak atau hukum dengan akuntan Anda.
Nomori faktur dalam satu urutan yang hanya naik, jangan pernah memakai nomor yang sama dua kali, dan berikan nomornya tepat saat faktur diterbitkan. Format seperti INV-2026-0042, dengan awalan, tahun, dan penghitung, bisa dipakai hampir di mana saja. Aturan PPN UE dan Inggris mewajibkan nomor berurutan yang mengidentifikasi setiap faktur secara unik.
Apa sebenarnya kata aturan tentang nomor faktur?
Aturan tentang nomor faktur meminta lebih sedikit daripada yang banyak orang kira. Pasal 226(2) Direktif PPN UE mensyaratkan "nomor berurutan, berdasarkan satu atau lebih seri, yang mengidentifikasi faktur secara unik". Panduan PPN HMRC memakai kata-kata yang hampir sama di paragraf 16.3.1. Jika Anda tidak terdaftar PPN, GOV.UK tetap meminta nomor identifikasi yang unik.
Kedua teks itu tidak menetapkan format atau titik awal, dan tidak berkata apa pun tentang huruf atau tahun. "Satu atau lebih seri" berarti urutan yang terpisah pada prinsipnya diperbolehkan.
Apakah "berurutan" juga berarti "tanpa celah" bergantung pada negaranya. Panduan pajak Prancis meminta nomor berdasarkan urutan kronologis dan tak terputus, dan membolehkan seri terpisah hanya bila cara Anda beroperasi membenarkannya. Di Jerman, pengadilan pajak memutuskan pada 2017 bahwa celah saja tidak memberi kantor pajak hak untuk memperkirakan penghasilan tambahan. Bangun sistem dengan standar yang lebih ketat: tanpa celah, dan alasan tertulis bila ada yang muncul.
Format nomor faktur mana yang sebaiknya dipakai?
Format nomor faktur terbaik untuk kebanyakan bisnis kecil adalah awalan, tahun, dan penghitung empat digit, karena urutannya benar saat disortir, tetap unik lintas tahun, dan membedakan faktur dari dokumen Anda yang lain.
| Format | Contoh | Cocok untuk | Yang perlu diwaspadai |
|---|---|---|---|
| Penghitung biasa | 1042 | Bisnis yang sangat kecil | Jangan pernah mengulang dari awal, atau nomor akan berulang |
| Tahun dan penghitung | 2026-0042 | Kebanyakan bisnis | Tidak ada yang khusus |
| Awalan, tahun, penghitung | INV-2026-0042 | Siapa pun yang juga menomori penawaran atau pesanan | Jaga awalan tetap stabil |
| Berbasis tanggal | 20260314-01 | Beberapa faktur per hari | Hari yang terlewat tampak sama dengan faktur yang hilang |
| Seri terpisah per cabang | TLN-2026-0042 | Beberapa lokasi yang menagih sendiri-sendiri | Setiap urutan harus tak terputus, dan sebagian negara meminta alasannya |
| Kode pelanggan dan penghitung | ACME-007 | Sebenarnya tidak ada | Setiap pelanggan menjadi serinya sendiri, sehingga Anda tak bisa menunjukkan bahwa kumpulannya lengkap |
Nomor berkode pelanggan adalah kesalahan yang populer. Tampak teratur, tetapi mengubah satu urutan menjadi puluhan. Jika pelanggan ingin referensinya sendiri di faktur, taruh di kolom terpisah, seperti nomor pesanan pembelian.
Haruskah nomor faktur diulang dari awal setiap tahun?
Nomor faktur boleh diulang setiap tahun selama tahun menjadi bagian dari nomor, sehingga INV-2026-0001 dan INV-2027-0001 tetap berbeda. Penghitung biasa tidak boleh diulang, karena faktur 0001 yang kedua melanggar aturan bahwa setiap nomor mengidentifikasi satu faktur.
Penomoran berbasis tahun juga memudahkan menghitung faktur dalam setahun. Jika faktur terakhir Anda di 2026 adalah INV-2026-0214, Anda harus bisa menunjukkan 214 dokumen untuk tahun itu, termasuk yang dibatalkan.
Nomor berapa untuk faktur pertama Anda?
Faktur pertama Anda boleh bernomor berapa saja, karena aturan PPN UE dan Inggris tidak menetapkan titik awal. Mulai dari 1001 tidak masalah jika Anda tidak ingin pelanggan pertama tahu bahwa mereka yang pertama. Yang penting urutannya berlanjut dari sana, dan ada catatan di arsip Anda tentang di mana urutan itu dimulai, supaya tak ada yang mencari faktur 1 sampai 1000.
Apa yang terjadi pada nomor saat faktur dibatalkan?
Faktur yang dibatalkan mempertahankan nomornya selamanya, dan penggantinya memakai nomor berikutnya. Itulah aturan yang sering menjebak, karena memperbaiki faktur asli terasa lebih rapi.
| Yang terjadi | Apa yang dilakukan dengan nomornya |
|---|---|
| Draf dihapus, tidak pernah dikirim | Tidak ada, jika nomor diberikan saat diterbitkan: draf itu tak pernah punya nomor |
| Terkirim dengan kesalahan | Pertahankan, batalkan dengan nota kredit atau tandai dibatalkan, lalu terbitkan faktur baru dengan nomor berikutnya |
| Pelanggan membatalkan kesepakatan | Pertahankan, dan batalkan dengan cara yang sama |
| Sebuah nomor terlewat | Jangan diisi belakangan dan jangan menomori ulang apa pun. Tulis alasannya dan simpan catatannya |
| Dua faktur memakai nomor yang sama | Pertahankan yang pertama, batalkan yang kedua, terbitkan ulang dengan nomor berikutnya |
| Anda berganti software | Lanjutkan dari nomor terakhir, atau pakai awalan baru agar kedua sistem tidak bertabrakan |
Berikut contoh rekaan register yang tetap bersih setelah seminggu yang berantakan:
| Nomor | Tanggal | Pelanggan | Bersih | Status |
|---|---|---|---|---|
| INV-2026-0040 | 2 Maret | Oak Dental | €600 | Dibayar |
| INV-2026-0041 | 3 Maret | Pine Logistics | €1.200 | Dibatalkan: salah menagih perusahaan |
| INV-2026-0042 | 3 Maret | Fern Café | €1.200 | Diterbitkan: menggantikan 0041 |
| INV-2026-0043 | 9 Maret | Oak Dental | €450 | Dibayar |
Siapa pun yang membacanya dapat mempertanggungjawabkan setiap nomor, termasuk kesalahannya. Itulah seluruh tujuan urutan ini: menunjukkan bahwa tidak ada yang terlewat dari pembukuan Anda.
Bagaimana memeriksa celah dalam urutan faktur?
Celah dalam urutan faktur bisa diperiksa di spreadsheet dalam sekitar dua menit. Ekspor daftar faktur dan urutkan menurut nomor, dengan nomor di kolom A. Lalu:
- Di B2, ambil penghitungnya:
=VALUE(RIGHT(A2,4)), lalu salin ke bawah. - Di C3, bandingkan nomor yang bersebelahan:
=B3-B2, lalu salin ke bawah. - Filter kolom C untuk nilai selain 1.
Angka 2 berarti satu nomor hilang, 0 berarti duplikat, dan angka negatif besar biasanya menandai tahun baru. Jalankan per tahun, dan sebelum menyerahkan apa pun ke akuntan, agar Anda bisa menjelaskan setiap celah selagi masih ingat alasannya.
Kesalahan penomoran yang memakan waktu di kemudian hari
- Menomori saat draf dibuat. Setiap draf yang ditinggalkan lalu meninggalkan celah. Berikan nomor saat menerbitkan.
- Memakai ulang nomor yang dibatalkan untuk faktur koreksi. Pelanggan kini memegang dua dokumen berbeda dengan satu nomor.
- Menomori ulang di akhir tahun untuk menutup celah. Itu memutus kaitan dengan dokumen yang dipegang pelanggan, dan tampak lebih buruk daripada celah mana pun.
- Berbagi penghitung di spreadsheet. Dua orang yang menagih pada pagi yang sama cepat atau lambat akan menghasilkan nomor yang sama.
- Berbagi urutan dengan penawaran. Penawaran yang ditolak meninggalkan lubang. Beri penawaran dan faktur urutan terpisah.
Penomoran faktur di ERPFlow
ERPFlow menomori faktur untuk Anda, sebagai INV-YYYY-NNNN. Draf tidak punya nomor, dan baru mendapatkannya saat diterbitkan, jadi menghapus draf tidak meninggalkan celah. Tahun diambil dari tanggal terbit dan penghitung diulang tiap tahun, per organisasi. Draf yang tanggalnya dimundurkan ke tahun lalu mengambil nomor berikutnya di urutan tahun lalu. Faktur yang dibatalkan mempertahankan nomornya, dan PDF-nya dicap VOID. Koreksinya, dibuat dengan Duplikat, adalah draf baru yang mendapat nomor baru.
Awalan bisa diubah di Pengaturan > Info bisnis. Itu hanya memengaruhi faktur berikutnya, dan penghitung terus berjalan. Penawaran dan pesanan memakai penghitungnya sendiri, sebagai QUO- dan ORD-.
ERPFlow menyimpan satu seri faktur per organisasi, jadi tidak ada urutan terpisah per cabang, dan tidak ada pengaturan untuk nomor awal khusus. Faktur yang dibawa lewat impor CSV mempertahankan nomor di berkas, dan impor tidak menggeser penghitung, jadi jika Anda mengimpor faktur tahun ini dari sistem lain, pasang awalan berbeda untuk faktur baru agar nomor tidak berulang.