आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
इनवॉइस मिलान का मतलब है आपके जारी किए हर इनवॉइस को उसके लिए मिले पैसे से मिलाना, ताकि आपकी बही की हर बाक़ी रकम सचमुच बिना चुकाई हो। सेवा फ़र्म के पास एक दूसरी जाँच भी है: कि डिलीवर किया गया सारा काम इनवॉइस हुआ। दोनों हर महीने करें, याददाश्त से नहीं, बैंक स्टेटमेंट से काम करते हुए।
सेवा फ़र्म के लिए इनवॉइस मिलान का क्या मतलब है?
सेवा फ़र्म के लिए इनवॉइस मिलान दो अलग जाँचें हैं। पहली इनवॉइस से बैंक तक जाती है: क्या हर एक का भुगतान हुआ, और क्या आपके रिकॉर्ड यही कहते हैं? दूसरी काम से इनवॉइस तक जाती है: क्या आपने जो डिलीवर किया वह सब बिल हुआ?
दूसरी जाँच वह है जो माल बेचने वाली फ़र्म को उसी तरह नहीं चाहिए। स्टॉक गोदाम से निकलता है और अपने पीछे रिकॉर्ड छोड़ता है। एक अतिरिक्त दोपहर का काम या चुपचाप पूरा हुआ चरण कुछ नहीं छोड़ता, और कोई फ़ोन करके याद नहीं दिलाएगा। आप परचेज़ ऑर्डर, डिलीवरी और आपूर्तिकर्ता इनवॉइस की "थ्री-वे मैचिंग" भी देख सकते हैं, जो ख़रीद का नियंत्रण है और अलग काम है।
इनवॉइस को बैंक से कैसे मिलाएँ?
इनवॉइस को बैंक से मिलाने के लिए स्टेटमेंट की हर पंक्ति से गुज़रें, फिर कुल को परखें। महीने के अंत में एक घंटा अलग रखें और इस क्रम पर चलें।
- बैंक स्टेटमेंट पर ग्राहक की हर प्राप्ति पर निशान लगाएँ। बाहर जाने वाले भुगतान और अपने ही खातों के बीच ट्रांसफ़र छोड़ दें।
- हर प्राप्ति को इनवॉइस से मिलाएँ, पहले संदर्भ से, फिर रकम से, फिर ग्राहक के नाम से।
- जो अब तक दर्ज नहीं है उसे दर्ज करें, स्टेटमेंट की तारीख इस्तेमाल करके।
- जो बचा है उसकी सूची बनाएँ। जिन प्राप्तियों को आप जगह नहीं दे सकते, वे अपनी अलग सूची में जाती हैं, सबसे संभावित इनवॉइस के सामने नहीं।
- निकालें कि अब भी क्या बनना चाहिए, जैसा नीचे के उदाहरण में है।
- खुली बाक़ी रकमों की सूची बनाएँ और जोड़ें। दोनों आँकड़े मेल खाने चाहिए।
- कोई फ़र्क़ ढूँढें और लिख लें कि वह क्या था। फिर उन ग्राहकों का पीछा करें जिन पर सचमुच आपका पैसा बनता है।
रिमाइंडर भेजने से पहले यह करें। किसी से ऐसे इनवॉइस के लिए माँगना जो उसने तीन हफ़्ते पहले चुका दिया, देरी से ज़्यादा सद्भावना खर्च करता है।
महीने के अंत का एक हल किया हुआ मिलान
महीने के अंत का मिलान तुलना करता है कि क्या बनना चाहिए और आपके खुले इनवॉइस क्या कहते हैं कि क्या बनता है। यह अक्टूबर के लिए एक काल्पनिक उदाहरण है। हर जगह VAT समेत आँकड़े इस्तेमाल करें, क्योंकि ग्राहक वही चुकाते हैं।
| क्या बनना चाहिए | रकम |
|---|---|
| 1 अक्टूबर को बनता था | €14,200.00 |
| जोड़ें अक्टूबर में जारी इनवॉइस | €9,600.00 |
| घटाएँ ग्राहकों से मिली प्राप्तियाँ | −€11,350.00 |
| घटाएँ रद्द या क्रेडिट हुए इनवॉइस | −€480.00 |
| 31 अक्टूबर को बनना चाहिए | €11,970.00 |
| आपके खुले इनवॉइस क्या कहते हैं | बाक़ी रकम |
|---|---|
| INV-2026-0071 | €2,400.00 |
| INV-2026-0088, आंशिक भुगतान | €1,000.00 |
| INV-2026-0093 | €3,120.00 |
| INV-2026-0104 | €1,560.00 |
| INV-2026-0117 | €3,890.00 |
| कुल खुला | €11,970.00 |
दोनों कुल मेल खाते हैं, इसलिए महीना मिल गया। तारीख के साथ एक कॉपी सहेज लें, क्योंकि अगले महीने की पहली पंक्ति इस महीने की आख़िरी है।
मिलान का फ़र्क़ कैसे ढूँढें?
मिलान का फ़र्क़ आमतौर पर अपना कारण ख़ुद बता देता है, इसलिए और कुछ देखने से पहले उसका आकार देखें।
| फ़र्क़ है | आमतौर पर इसका मतलब |
|---|---|
| ठीक एक इनवॉइस की रकम | कोई इनवॉइस या भुगतान छूटा है, या दो बार दर्ज हुआ |
| किसी भुगतान की दोगुनी रकम | भुगतान वहाँ जोड़ा गया जहाँ घटाना था |
| 9 से विभाज्य | दो अंक अदला-बदली हो गए: €1,520 को €1,250 टाइप किया तो €270 बचता है |
| कुछ यूरो | बैंक शुल्क, राउंडिंग, या विनिमय दर |
| गोल और अस्पष्ट | ग्राहक का खाते में भुगतान, जो किसी इनवॉइस के सामने नहीं है |
भुगतान इनवॉइस से क्यों नहीं मिलते?
भुगतान इनवॉइस से कुछ आम कारणों से नहीं मिलते, और हर एक का तय हल है।
| बैंक में आप क्या देखते हैं | संभावित कारण | क्या करें |
|---|---|---|
| कुछ यूरो कम | भेजने वाले के बैंक ने शुल्क काटा | उसे सह लें या माँगें, फिर जो तय हो वह दर्ज करें |
| एक रकम, कई इनवॉइस | ग्राहक ने एक साथ कई चुकाए | रेमिटेंस माँगें, उसे इनवॉइस में बाँटें |
| कोई संदर्भ ही नहीं | उनके अकाउंट्स सिस्टम ने छोड़ दिया | वही रकम खोजें, भेजने वाले को जाँचें, फिर पूछें |
| इनवॉइस से ज़्यादा | दो इनवॉइस चुकाए गए, या डुप्लिकेट | जाँचें, फिर क्रेडिट के रूप में रखें या लौटा दें |
| इनवॉइस से कम, किसी गोल प्रतिशत से | सीमा-पार भुगतान पर विदहोल्डिंग टैक्स | टैक्स प्रमाणपत्र माँगें, और अपने अकाउंटेंट से पूछें |
| विदेशी करेंसी की रकम जो ठीक नहीं बैठती | उस दिन की विनिमय दर | जो आया वह दर्ज करें, और देखें विदेशी करेंसी में इनवॉइस |
आंशिक भुगतानों की अपनी गाइड है।
कैसे जाँचें कि आपका सारा काम इनवॉइस हुआ?
आप जाँचते हैं कि सारा काम इनवॉइस हुआ, इनवॉइस की सूची से नहीं, काम की सूची से शुरू करके। इनवॉइस आपको नहीं दिखा सकते कि उनमें क्या ग़ायब है। महीने में एक बार इनसे गुज़रें:
- मंज़ूर हुए कोट: हर एक से बने इनवॉइस मिलकर कोट के, या अब तक बिल हुए चरणों के बराबर होने चाहिए।
- चरणों के भुगतान: इस महीने जो भी चरण पूरा हुआ, उसका इनवॉइस इस महीने की तारीख का होना चाहिए।
- रिटेनर: हर ग्राहक के लिए हर अवधि में एक इनवॉइस। रोका गया और कभी दोबारा शुरू न हुआ मासिक रिटेनर चूकना आसान है।
- अतिरिक्त काम: किसी काम के दौरान ईमेल से तय की गई कोई भी चीज़।
- दोबारा बिल करने लायक लागतें: अपने खर्च देखें कि कुछ ऐसा तो नहीं जिसे आप आगे डालना चाहते थे।
जो भी मिले वह WIP रिपोर्ट पर या सीधे इनवॉइस पर जाए। यह काम के अगले महीने करना तीन महीने बाद करने से कहीं आसान है, जब ग्राहक अपना बजट पहले ही बंद कर चुका हो।
ERPFlow में इनवॉइस का मिलान
ERPFlow में बैंक फ़ीड, बैंक स्टेटमेंट इम्पोर्ट या भुगतान मिलान नहीं है। आप स्टेटमेंट पढ़ते हैं और हर प्राप्ति इनवॉइस पर भुगतान दर्ज करें से ख़ुद दर्ज करते हैं, बैंक की तारीख और संदर्भ के लिए एक नोट के साथ। ERPFlow ऊपर वाला महीने के अंत का प्रमाण भी नहीं बनाता, इसलिए वह आपकी स्प्रेडशीट में रहता है।
काम के लिए वह आपको यह देता है:
- इनवॉइस सूची अतिदेय, आंशिक रूप से भुगतान और अधिक भुगतान से, और अवधि से फ़िल्टर होती है, ताकि आप देख सकें कि किसी महीने में क्या जारी हुआ।
- डैशबोर्ड आपकी बेस करेंसी में बकाया और अतिदेय दिखाता है। वे आँकड़े VAT के बिना हैं, VAT नीचे दिखाकर, इसलिए उन्हें ऊपर की बाक़ी रकमों की सूची से तुलना करने से पहले दोनों जोड़ लें। आंशिक रूप से चुकाए इनवॉइस सिर्फ़ उतना गिने जाते हैं जितना बचा है।
- इनवॉइस पर अटैचमेंट रेमिटेंस या भुगतान की पुष्टि रख सकते हैं। वे आंतरिक रहते हैं और ग्राहक तक कभी नहीं जाते।
- रद्द के रूप में चिह्नित करें और धनवापसी दर्ज करें सुधार संभालते हैं, अगर आपको उनकी ज़रूरत हो।
दूसरी जाँच के लिए, कोट अपने से बने इनवॉइस जुड़े दस्तावेज़ के नीचे सूचीबद्ध करता है, ताकि आप देख सकें कि उसके विरुद्ध क्या बिल हुआ। प्रोजेक्ट भी अपने ग्राहक, कोट्स, ऑर्डर और इनवॉइस से जुड़ सकता है।