आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
यह सामान्य जानकारी है, टैक्स या कानूनी सलाह नहीं। नियम आपके देश और आपकी स्थिति पर निर्भर करते हैं, इसलिए टैक्स या कानून से जुड़ी किसी भी बात को अपने अकाउंटेंट से जाँच लें।
खाता विवरण एक तारीख वाला सार है कि ग्राहक को क्या इनवॉइस हुआ, उसने क्या चुकाया और उस पर अब भी क्या बनता है। वह कोई नया शुल्क नहीं जोड़ता। जिन ग्राहकों के कई खुले इनवॉइस हैं उन्हें हर महीने एक भेजें, या जब भी आपके और उनके रिकॉर्ड अलग लगें।
खाता विवरण में क्या होता है?
खाता विवरण में आपके ब्योरे, ग्राहक के ब्योरे, विवरण की तारीख, अवधि के हर इनवॉइस और भुगतान, और अंतिम बाक़ी रकम होती है। ज़्यादातर यह भी दिखाते हैं कि उस बाक़ी रकम का कितना हिस्सा अतिदेय है। सूची:
- शब्द "खाता विवरण" (Statement of account), ताकि कोई इसे इनवॉइस न समझे
- आपके व्यवसाय का नाम और संपर्क ब्योरे, और ग्राहक का नाम
- विवरण की तारीख और वह अवधि जिसे वह कवर करता है
- शुरुआती बाक़ी रकम, अगर आप बैलेंस-फ़ॉरवर्ड ढाँचा इस्तेमाल करते हैं
- हर इनवॉइस उसके नंबर, तारीख, नियत तारीख और रकम के साथ
- हर भुगतान उसकी तारीख और रकम के साथ
- अंतिम बाक़ी रकम, VAT समेत
- उस बाक़ी रकम की उम्र का सार
- भुगतान कैसे करें, और कुछ ग़लत लगे तो किससे पूछें
एक हल किया हुआ खाता विवरण
यहाँ एक काल्पनिक स्टूडियो के काल्पनिक ग्राहक के लिए पूरा खाता विवरण है, 31 अक्टूबर 2026 की तारीख का। हर इनवॉइस 14 दिन की शर्तों पर है, और सारे आँकड़े VAT समेत हैं।
| तारीख | ब्योरा | नियत तारीख | इनवॉइस हुआ | चुकाया | बाक़ी रकम |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 अक्टू. | आगे लाई गई बाक़ी रकम (2 सित. का INV-2026-0088) | 16 सित. | €1,800.00 | ||
| 6 अक्टू. | भुगतान मिला, INV-2026-0088 का हिस्सा | €800.00 | €1,000.00 | ||
| 9 अक्टू. | इनवॉइस INV-2026-0104 | 23 अक्टू. | €2,400.00 | €3,400.00 | |
| 20 अक्टू. | भुगतान मिला, INV-2026-0104 | €2,400.00 | €1,000.00 | ||
| 23 अक्टू. | इनवॉइस INV-2026-0117 | 6 नवं. | €1,560.00 | €2,560.00 | |
| 30 अक्टू. | इनवॉइस INV-2026-0123 | 13 नवं. | €720.00 | €3,280.00 | |
| 31 अक्टू. | देय बाक़ी रकम | €3,280.00 |
इसके नीचे उम्र का सार जाता है:
| अभी देय नहीं | 1–30 दिन अतिदेय | 31–60 दिन अतिदेय | 60 दिन से ज़्यादा अतिदेय | कुल |
|---|---|---|---|---|
| €2,280.00 | €0.00 | €1,000.00 | €0.00 | €3,280.00 |
वह €1,000 INV-2026-0088 का बचा हुआ हिस्सा है, जो 16 सितंबर को देय था और 31 अक्टूबर को 45 दिन अतिदेय है। वह €2,280 दो सबसे नए इनवॉइस हैं, जिनमें से कोई अभी देय नहीं।
भेजने से पहले इसे जाँचने के लिए: शुरुआती बाक़ी + इनवॉइस हुआ − चुकाया = अंतिम बाक़ी। यानी €1,800 + €4,680 − €3,200 = €3,280।
ओपन-आइटम या बैलेंस-फ़ॉरवर्ड: कौन-सा ढाँचा इस्तेमाल करें?
ओपन-आइटम विवरण सिर्फ़ वह सूचीबद्ध करता है जो बिना चुकाया है, जबकि बैलेंस-फ़ॉरवर्ड विवरण अवधि की सारी गतिविधि दिखाता है। ऊपर का उदाहरण बैलेंस-फ़ॉरवर्ड है। वही स्थिति ओपन-आइटम के रूप में ऐसी दिखती है:
| इनवॉइस | तारीख | नियत तारीख | मूल रकम | चुकाया | बाक़ी रकम |
|---|---|---|---|---|---|
| INV-2026-0088 | 2 सित. | 16 सित. | €1,800.00 | €800.00 | €1,000.00 |
| INV-2026-0117 | 23 अक्टू. | 6 नवं. | €1,560.00 | €1,560.00 | |
| INV-2026-0123 | 30 अक्टू. | 13 नवं. | €720.00 | €720.00 | |
| कुल | €3,280.00 |
| आपका ग्राहक | इस्तेमाल करें |
|---|---|
| इनवॉइस-दर-इनवॉइस भुगतान करता है, और पूछता है कि क्या बाक़ी है | ओपन-आइटम |
| महीने में कई इनवॉइस पाता है, और खेपों में भुगतान करता है | बैलेंस-फ़ॉरवर्ड |
| किसी बात पर विवाद करता है या कहता है कि चुका दिया | बैलेंस-फ़ॉरवर्ड, क्योंकि वह हर भुगतान दिखाता है |
| पीछा करने को एक पुराना इनवॉइस है | दोनों नहीं। रिमाइंडर भेजें |
खाता विवरण इनवॉइस या रिमाइंडर से कैसे अलग है?
खाता विवरण इनवॉइस और रिमाइंडर से इसलिए अलग है कि वह पूरे रिश्ते को कवर करता है, जबकि वे हर एक सिर्फ़ एक दस्तावेज़ को।
| दस्तावेज़ | किसे कवर करता है | क्या माँगता है | टैक्स पर असर |
|---|---|---|---|
| इनवॉइस | एक आपूर्ति | उस आपूर्ति का भुगतान | हाँ, आमतौर पर VAT बनाता है |
| रिमाइंडर | एक अतिदेय इनवॉइस | उस इनवॉइस का भुगतान | कोई नहीं |
| खाता विवरण | अवधि की हर चीज़ | बाक़ी रकम पर सहमति, फिर भुगतान | कोई नहीं |
| बकाया का एजिंग रिपोर्ट | सभी ग्राहक | कुछ नहीं। यह सिर्फ़ आपकी नज़र के लिए है | कोई नहीं |
खाता विवरण VAT के लिए इनवॉइस की जगह नहीं लेता। EU VAT Directive इनवॉइस पर जो ब्योरे माँगता है, जो Article 226 में दिए हैं, वे उसमें नहीं हैं, और ग्राहक का अकाउंटेंट फिर भी इनवॉइस ही चाहेगा। अगर कोई इनवॉइस ग़लत है, तो विवरण उसे सुधार नहीं सकता, और उसका हल क्रेडिट नोट है।
खाता विवरण कब भेजें, और क्या कहें?
कई इनवॉइस पाने वाले ग्राहकों को हर महीने खाता विवरण भेजें, अपनी महीने के अंत की जाँच के तुरंत बाद। साल के अंत से पहले, या पैसों पर कठिन बातचीत से पहले भी एक भेजना सार्थक है, ताकि आप दोनों एक ही पन्ने पर रहें। कवर नोट छोटा रखें:
कृपया 31 अक्टूबर 2026 तक का आपका विवरण संलग्न देखें। बाक़ी रकम €3,280.00 है, जिसमें से €1,000.00 अतिदेय है: वह इनवॉइस INV-2026-0088 का शेष है, जो 16 सितंबर को देय था। कृपया बताएँ अगर यहाँ कुछ आपके रिकॉर्ड से मेल नहीं खाता, और हो सके तो यह भी कि अतिदेय रकम की उम्मीद हम कब करें।
इसे उसे भेजें जो आपके इनवॉइस चुकाता है। आपके रोज़ के संपर्क ने शायद उनका अकाउंट्स सिस्टम कभी देखा ही न हो।
अगर ग्राहक के आँकड़े मेल न खाएँ तो?
अगर ग्राहक के आँकड़े आपके खाता विवरण से मेल न खाएँ, तो उनसे उनकी वह सूची माँगें जो वे मानते हैं खुली है और दोनों को अगल-बगल रखकर देखें। यह लगभग हमेशा इनमें से कुछ होता है:
| उनका आँकड़ा है | संभवतः इसलिए |
|---|---|
| एक इनवॉइस से कम | उन्हें वह कभी मिला नहीं, या वह मंज़ूरी का इंतज़ार कर रहा है |
| हाल के उस भुगतान से कम जो आपने नहीं दिखाया | भुगतान आपके विवरण से टकरा गया, या आपने उसे दर्ज नहीं किया |
| ज़्यादा | आपने भुगतान ग़लत ग्राहक के सामने दर्ज कर दिया |
| थोड़ी रकम का फ़र्क़ | बैंक शुल्क या विनिमय दर |
पहले अपनी तरफ़ की हर चीज़ ठीक करें। जाँचों की यही सूची इनवॉइस मिलान की गाइड में आती है, जिसे विवरण भेजने से पहले चलाना सार्थक है। जो विवरण ग़लत निकले वह बिना किसी विवरण से ज़्यादा साख खोता है।
ERPFlow से खाता विवरण बनाना
ERPFlow में खाता विवरण का दस्तावेज़ नहीं है, और वह विवरण भेजता नहीं है। आप उसे स्प्रेडशीट या दस्तावेज़ में बनाते हैं, उससे जो ग्राहक का रिकॉर्ड दिखाता है।
- ग्राहक का इनवॉइस टैब उनके इनवॉइस सूचीबद्ध करता है।
- एनालिटिक्स टैब उनकी बकाया रकम और स्थिति के हिसाब से उनके इनवॉइस दिखाता है। उसके आँकड़े आपकी बेस करेंसी में टैक्स से पहले के हैं, टैक्स नीचे दिखाकर, इसलिए VAT समेत विवरण से तुलना करने से पहले दोनों जोड़ लें।
- हर इनवॉइस का भुगतान कार्ड सूचीबद्ध करता है कि क्या मिला और कब।
- इनवॉइस का CSV एक्सपोर्ट सभी ग्राहकों के लिए हर इनवॉइस लाइन की एक पंक्ति देता है, ग्राहक, नंबर, तारीख़ों, स्थिति और लाइन की रकमों के साथ। उसमें भुगतान शामिल नहीं हैं, इसलिए वे हर इनवॉइस से आते हैं।
अतिदेय इनवॉइस के लिए, भुगतान अनुस्मारक भेजें उस एक इनवॉइस को उसके PDF, अतिदेय दिन और देय रकम के साथ ईमेल करता है। वह एक बार में एक इनवॉइस पर और सिर्फ़ उन पर काम करता है जो पहले से अतिदेय हैं, इसलिए वह पूरे खाते के विवरण की जगह नहीं लेता।