आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
यह सामान्य जानकारी है, टैक्स या कानूनी सलाह नहीं। नियम आपके देश और आपकी स्थिति पर निर्भर करते हैं, इसलिए टैक्स या कानून से जुड़ी किसी भी बात को अपने अकाउंटेंट से जाँच लें।
एजिंग रिसीवेबल्स रिपोर्ट सूची देती है कि हर ग्राहक पर क्या बनता है, इस आधार पर बँटी हुई कि वह कितने समय से अतिदेय है, आमतौर पर चालू, 1 से 30, 31 से 60, 61 से 90 और 90 से ऊपर दिनों के रूप में। पहले कुल पढ़ें, फिर सबसे पुराना कॉलम, फिर यह कि उसमें कौन है। हर उम्र अलग कार्रवाई माँगती है।
एजिंग रिसीवेबल्स रिपोर्ट कैसी दिखती है?
एजिंग रिसीवेबल्स रिपोर्ट में हर ग्राहक की एक पंक्ति और हर उम्र वाले हिस्से का एक कॉलम होता है, नीचे कुल के साथ। यह एक काल्पनिक उदाहरण है, 31 अक्टूबर 2026 तक, यूरो में VAT समेत।
| ग्राहक | चालू | 1–30 | 31–60 | 61–90 | 90 से ऊपर | कुल |
|---|---|---|---|---|---|---|
| North Quay Ltd | 2,400 | 1,200 | 3,600 | |||
| Alder & Co | 3,000 | 1,500 | 4,500 | |||
| Lumen Studio | 1,800 | 1,800 | ||||
| Ferris Joinery | 2,100 | 2,100 | ||||
| Tallis Events | 1,000 | 1,000 | ||||
| कुल | 4,200 | 4,200 | 1,500 | 2,100 | 1,000 | 13,000 |
| हिस्सा | 32.3% | 32.3% | 11.5% | 16.2% | 7.7% | 100% |
हिस्से नियत तारीख से गिने जाने चाहिए। जो रिपोर्ट इनवॉइस की तारीख से गिनती है वह हर Net 30 इनवॉइस को देय होने के दिन ही एक महीना पुराना दिखाती है, जिससे अच्छे ग्राहक बुरे दिखते हैं। कार्रवाई करने से पहले जाँच लें कि आपकी रिपोर्ट कौन-सा इस्तेमाल करती है।
एजिंग रिसीवेबल्स रिपोर्ट को कैसे पढ़ें?
एजिंग रिसीवेबल्स रिपोर्ट को कुल से लेकर अलग-अलग ग्राहक तक पढ़ें, हर क़दम पर एक सवाल पूछते हुए। ऊपर के उदाहरण पर:
- जो आप बिल करते हैं उसकी तुलना में कितना बनता है? अगर यह फ़र्म महीने में करीब €9,000 का इनवॉइस करती है, तो €13,000 है 13,000 ÷ 9,000 × 30 = करीब 43 दिन की बिक्री। Net 30 शर्तों पर यह जितना होना चाहिए उससे धीमा है।
- कितना अतिदेय है? पहले कॉलम को छोड़कर सब कुछ: €8,800, या कुल का 67.7%।
- कितना पुराना है? 60 दिन से ऊपर €3,100 है, या 23.8%। यही वह पैसा है जो सबसे ज़्यादा जोखिम में है।
- किसमें जमाव है? Alder & Co पर €4,500 बनते हैं, कुल का 34.6%, इसलिए उनका एक बुरा महीना आपका बुरा महीना है।
- क्या खिसका? पिछले महीने की कॉपी से तुलना करें। जो ग्राहक 1–30 से 31–60 में खिसक रहा है वह किसी एक तस्वीर से ज़्यादा बताता है।
फिर कारण देखें, क्योंकि रिपोर्ट वह नहीं बता सकती। इनवॉइस पुराना इसलिए हो सकता है कि ग्राहक के पास पैसा नहीं है, कि वह सही व्यक्ति तक पहुँचा ही नहीं, या कि वे उस पर विवाद कर रहे हैं। इनमें से हर एक के लिए अलग बातचीत चाहिए।
हर उम्र वाले हिस्से पर क्या करें?
एजिंग रिसीवेबल्स रिपोर्ट का हर उम्र वाला हिस्सा अलग कार्रवाई माँगता है, और रिपोर्ट का मक़सद यह पक्का करना है कि हर एक हो।
| उम्र | क्या करें |
|---|---|
| चालू | जाँचें कि इनवॉइस पहुँचा और उसमें ज़रूरी PO नंबर है। अभी और कुछ नहीं |
| 1–30 दिन | इनवॉइस संलग्न करके विनम्र रिमाइंडर भेजें। देखें रिमाइंडर क्रम |
| 31–60 दिन | फ़ोन करें। भुगतान की तारीख माँगें और लिख लें। पूछें कि क्या किसी बात पर विवाद है |
| 61–90 दिन | लिखित अंतिम नोटिस भेजें। आगे का काम रोकने पर विचार करें, और इस पर कि क्या कर्ज़ पर ब्याज माँगना है |
| 90 से ऊपर | फ़ैसला करें: वसूली एजेंसी, छोटा दावा, या राइट-ऑफ़। VAT राहत के बारे में अपने अकाउंटेंट से पूछें |
डूबे कर्ज़ पर VAT राहत की हर देश में अपनी शर्तें हैं। EU का शुरुआती बिंदु VAT Directive का Article 90 है, और UK में यह HMRC का Notice 700/18 है।
स्प्रेडशीट में एजिंग रिसीवेबल्स रिपोर्ट कैसे बनाएँ?
आप स्प्रेडशीट में एजिंग रिसीवेबल्स रिपोर्ट हर बिना चुकाए इनवॉइस की एक पंक्ति और दो फ़ॉर्मूलों से बना सकते हैं। ये कॉलम बनाएँ:
| कॉलम | क्या रखता है |
|---|---|
| A | ग्राहक |
| B | इनवॉइस नंबर |
| C | नियत तारीख |
| D | अब भी बाक़ी रकम, VAT समेत |
| E | अतिदेय दिन |
| F | उम्र का हिस्सा |
रिपोर्ट की तारीख सेल H1 में रखें, ताकि आज सहेजी कॉपी अगले महीने भी आज का जवाब दे। फिर, पंक्ति 2 में:
- अतिदेय दिन, E2 में:
=MAX(0,$H$1-C2) - उम्र का हिस्सा, F2 में:
=IF(E2=0,"Current",IF(E2<=30,"1-30",IF(E2<=60,"31-60",IF(E2<=90,"61-90","Over 90"))))
दोनों को नीचे कॉपी करें, फिर एक पिवट टेबल इस्तेमाल करें जिसमें पंक्तियों में ग्राहक हों, कॉलमों में उम्र के हिस्से हों और मानों में बाक़ी रकम का योग हो। कुल योग को अपने खुले इनवॉइस की सूची से मिलाएँ। अगर वे अलग हैं, तो कोई इनवॉइस छूटा है या भुगतान दर्ज नहीं हुआ।
यहाँ तीन बातें लोगों को पकड़ लेती हैं। इनवॉइस का कुल नहीं, बाक़ी रकम इस्तेमाल करें, वरना आंशिक भुगतान ग़ायब हो जाते हैं। दूसरी करेंसियों को एक बताई गई दर पर बदलें, ताकि कॉलम जोड़े जा सकें। और रद्द इनवॉइस को बाहर रखें।
एजिंग रिसीवेबल्स रिपोर्ट आपको क्या नहीं बताएगी
एजिंग रिसीवेबल्स रिपोर्ट आपको यह नहीं बताएगी कि ग्राहक के रिकॉर्ड आपके रिकॉर्ड से मेल खाते हैं या नहीं। उसके लिए खाता विवरण भेजें, जो सूची देता है कि आप क्या मानते हैं उन पर बनता है और उन्हें न्योता देता है कि अगर यह ग़लत है तो बताएँ। रिपोर्ट आपके लिए है, और विवरण उनके लिए।
ERPFlow में अतिदेय इनवॉइस ट्रैक करना
ERPFlow में एजिंग रिसीवेबल्स रिपोर्ट नहीं है और न उम्र के हिस्से। इसके बदले उसमें यह है।
- इनवॉइस सूची अतिदेय और आंशिक रूप से भुगतान से फ़िल्टर होती है, कुल के नीचे दिखाई गई बाक़ी रकम के साथ। वह सूची आपकी करने-की-सूची है।
- डैशबोर्ड पूरे संगठन के बकाया और अतिदेय आँकड़े आपकी बेस करेंसी में दिखाता है, VAT के बिना, VAT नीचे दिखाकर।
- ग्राहक का एनालिटिक्स टैब उस ग्राहक की बकाया रकम दिखाता है, वह भी टैक्स से पहले, टैक्स नीचे दिखाकर।
- अतिदेय इनवॉइस पर भुगतान अनुस्मारक भेजें अतिदेय दिन और देय रकम के साथ PDF ईमेल करता है। हर एक किसी को भेजना पड़ता है।
ऊपर की स्प्रेडशीट बनाने के लिए अपने इनवॉइस CSV के रूप में एक्सपोर्ट करें। एक्सपोर्ट हर इनवॉइस लाइन की एक पंक्ति देता है, ग्राहक, नंबर, नियत तारीख, स्थिति, मात्रा, कीमत, छूट और टैक्स प्रतिशत के साथ। उसमें भुगतान शामिल नहीं हैं, इसलिए आंशिक रूप से चुकाए इनवॉइस की बाक़ी रकम आंशिक रूप से भुगतान फ़िल्टर से लें।