Rechnungsabgleich für Dienstleister: Zahlungseingänge zuordnen

Rechnungsabgleich heißt, jede ausgestellte Rechnung mit dem dafür eingegangenen Geld abzugleichen, sodass jeder Saldo in Ihren Büchern wirklich unbezahlt ist. Ein Dienstleister hat noch eine zweite Prüfung: dass alle erbrachte Arbeit abgerechnet wurde. Machen Sie beides monatlich und gehen Sie vom Kontoauszug aus, nicht aus der Erinnerung.

Was bedeutet Rechnungsabgleich für einen Dienstleister?

Rechnungsabgleich für einen Dienstleister sind zwei getrennte Prüfungen. Die erste läuft von den Rechnungen zur Bank: Wurde jede bezahlt, und sagen Ihre Unterlagen das? Die zweite läuft von der Arbeit zu den Rechnungen: Wurde alles abgerechnet, was Sie geliefert haben?

Die zweite Prüfung braucht ein Unternehmen, das Waren verkauft, nicht in gleicher Weise. Ware verlässt ein Lager und hinterlässt einen Beleg. Ein zusätzlicher Nachmittag Arbeit oder eine still beendete Etappe hinterlässt nichts, und niemand ruft an, um Sie zu erinnern. Vielleicht begegnet Ihnen auch der „Three-Way-Match“ aus Bestellungen, Lieferungen und Lieferantenrechnungen, das ist eine Kontrolle im Einkauf und eine andere Aufgabe.

Wie gleichen Sie Rechnungen mit der Bank ab?

Sie gleichen Rechnungen mit der Bank ab, indem Sie den Kontoauszug Zeile für Zeile durchgehen und dann die Summe beweisen. Planen Sie zum Monatsende eine Stunde ein und gehen Sie in dieser Reihenfolge vor.

1. Markieren Sie auf dem Kontoauszug jeden Zahlungseingang von Kunden. Lassen Sie Zahlungsausgänge und Umbuchungen zwischen Ihren eigenen Konten weg.
2. Ordnen Sie jeden Eingang einer Rechnung zu, nach Verwendungszweck, dann Betrag, dann Kundenname.
3. Erfassen Sie alles, was noch nicht erfasst ist, mit dem Datum auf dem Kontoauszug.
4. Listen Sie auf, was übrig bleibt. Eingänge, die Sie nicht zuordnen können, kommen auf eine eigene Liste und nicht auf die nächstliegende Rechnung.
5. Berechnen Sie, was noch geschuldet sein sollte, wie im Beispiel unten.
6. Listen Sie die offenen Salden auf und addieren Sie sie. Beide Zahlen sollten übereinstimmen.
7. Finden Sie eine etwaige Differenz und schreiben Sie auf, was sie war. Mahnen Sie dann die Kunden an, die Ihnen wirklich etwas schulden.

Tun Sie das, bevor Sie Erinnerungen senden. Jemanden wegen einer Rechnung anzumahnen, die er vor drei Wochen bezahlt hat, kostet mehr Wohlwollen, als die Verzögerung wert war.

Ein Abgleich zum Monatsende im Beispiel

Ein Abgleich zum Monatsende vergleicht, was geschuldet sein sollte, mit dem, was Ihre offenen Rechnungen als geschuldet ausweisen. Hier ein erfundenes Beispiel für den Oktober. Verwenden Sie durchgehend Beträge einschließlich USt., denn die zahlen Kunden.

Die beiden Summen stimmen überein, der Monat ist also abgeglichen. Speichern Sie eine Kopie mit Datum, denn die erste Zeile des nächsten Monats ist die letzte dieses Monats.

Wie finden Sie eine Abgleichsdifferenz?

Eine Abgleichsdifferenz verrät meist selbst ihre Ursache, schauen Sie also zuerst auf ihre Größe.

Warum passen Zahlungen nicht zu Rechnungen?

Zahlungen passen aus einer Handvoll gewöhnlicher Gründe nicht zu Rechnungen, und jeder hat eine bewährte Lösung.

Teilzahlungen haben einen eigenen Ratgeber.

Wie prüfen Sie, ob alle Ihre Arbeit abgerechnet wurde?

Sie prüfen, ob alle Arbeit abgerechnet wurde, indem Sie von einer Liste der Arbeit ausgehen, nicht von einer Liste der Rechnungen. Rechnungen können Ihnen nicht zeigen, was ihnen fehlt. Gehen Sie einmal im Monat durch:

• Angenommene Angebote: Die daraus erstellten Rechnungen sollten das Angebot ergeben oder die bisher abgerechneten Etappen.
• Abschlagszahlungen: Jede Etappe, die in diesem Monat endete, sollte eine Rechnung mit Datum dieses Monats haben.
• Retainer: eine Rechnung je Kunde und Zeitraum. Ein monatlicher Retainer, der pausiert und nie wieder gestartet wurde, ist leicht zu übersehen.
• Zusatzarbeit: alles, was während eines Auftrags per E-Mail vereinbart wurde.
• Weiterzuberechnende Kosten: Prüfen Sie Ihre Ausgaben auf alles, was Sie weitergeben wollten.

Alles, was Sie finden, kommt auf einen WIP-Bericht oder direkt auf eine Rechnung. Das im Monat nach der Arbeit zu tun, ist viel leichter als drei Monate später, wenn der Kunde sein Budget schon geschlossen hat.

Rechnungen in ERPFlow abgleichen

ERPFlow hat keinen Bankabruf, keinen Kontoauszugsimport und keine Zahlungszuordnung. Sie lesen den Kontoauszug und erfassen jeden Eingang selbst mit Zahlung erfassen an der Rechnung, mit dem Datum der Bank und einem Vermerk für den Verwendungszweck. ERPFlow erstellt auch den obigen Nachweis zum Monatsende nicht, der liegt also in Ihrer Tabelle.

Was Ihnen zum Arbeiten zur Verfügung steht:

• Die Rechnungsliste filtert nach Überfällig, Teilweise bezahlt und Überzahlt sowie nach Zeitraum, sodass Sie sehen, was in einem Monat ausgestellt wurde.
• Das Dashboard zeigt Offen und Überfällig in Ihrer Basiswährung. Diese Zahlen schließen die USt. aus, mit der USt. darunter, addieren Sie also beide, bevor Sie sie mit der Liste der Salden oben vergleichen. Teilweise bezahlte Rechnungen zählen nur mit dem, was übrig ist.
• Anhänge an einer Rechnung können einen Zahlungshinweis oder eine Zahlungsbestätigung aufnehmen. Sie bleiben intern und gehen nie an den Kunden.
• Als storniert markieren und Rückerstattung erfassen übernehmen die Korrekturen, falls Sie sie brauchen.

Für die zweite Prüfung listet ein Angebot die daraus erstellten Rechnungen unter Verknüpfte Dokumente, sodass Sie sehen, was dagegen abgerechnet wurde. Auch ein Projekt kann mit seinem Kunden, seinen Angeboten, Aufträgen und Rechnungen verknüpft werden.