Kontoauszug für Kunden (Kundenkonto): Beispiel und Vorlage für die Abrechnung

Ein Kontoauszug für Kunden (Kundenkonto) ist eine datierte Zusammenfassung dessen, was einem Kunden in Rechnung gestellt wurde, was er bezahlt hat und was er noch schuldet. Er begründet keine neue Forderung. Senden Sie monatlich einen an Kunden mit mehreren offenen Rechnungen oder immer dann, wenn Ihre Unterlagen und seine voneinander abzuweichen scheinen.

Was enthält ein Kontoauszug für Kunden?

Ein Kontoauszug enthält Ihre Angaben, die des Kunden, ein Datum des Kontoauszugs, jede Rechnung und Zahlung im Zeitraum und den Schlusssaldo. Die meisten zeigen auch, wie viel dieses Saldos überfällig ist. Die Liste:

• Die Worte „Kontoauszug“, damit ihn niemand mit einer Rechnung verwechselt
• Ihr Firmenname und Ihre Kontaktdaten sowie der Name des Kunden
• Das Datum des Kontoauszugs und der abgedeckte Zeitraum
• Der Anfangssaldo, wenn Sie die Darstellung mit Saldenvortrag nutzen
• Jede Rechnung mit Nummer, Datum, Fälligkeitsdatum und Betrag
• Jede Zahlung mit Datum und Betrag
• Der Schlusssaldo, einschließlich USt.
• Eine Altersübersicht dieses Saldos
• Wie zu zahlen ist und wen man fragen kann, wenn etwas nicht stimmt

Ein Kontoauszug im Beispiel

Hier ein vollständiger Kontoauszug für den erfundenen Kunden eines erfundenen Studios, datiert auf den 31. Oktober 2026. Jede Rechnung hat 14 Tage Zahlungsziel, und alle Beträge enthalten USt.

Darunter kommt die Altersübersicht:

Die 1.000 € sind der Rest von INV-2026-0088, die am 16. September fällig war und am 31. Oktober seit 45 Tagen überfällig ist. Die 2.280 € sind die beiden neuesten Rechnungen, von denen noch keine fällig ist.

Zur Prüfung vor dem Versand: Anfangssaldo + berechnet − bezahlt = Schlusssaldo. Das sind 1.800 € + 4.680 € − 3.200 € = 3.280 €.

Offene Posten oder Saldenvortrag: welche Darstellung sollten Sie nutzen?

Ein Kontoauszug mit offenen Posten listet nur auf, was unbezahlt ist, während ein Kontoauszug mit Saldenvortrag alle Vorgänge des Zeitraums zeigt. Das Beispiel oben hat Saldenvortrag. Dieselbe Lage mit offenen Posten sieht so aus:

Wie unterscheidet sich ein Kontoauszug von einer Rechnung oder einer Erinnerung?

Ein Kontoauszug unterscheidet sich von einer Rechnung und einer Erinnerung, weil er die gesamte Beziehung abdeckt, während diese jeweils ein Dokument abdecken.

Ein Kontoauszug ersetzt Rechnungen für Zwecke der USt. nicht. Die Angaben, die die EU-Mehrwertsteuersystemrichtlinie in Artikel 226 für eine Rechnung vorschreibt, stehen nicht darauf, und die Steuerberatung des Kunden will weiterhin die Rechnungen selbst. Ist eine Rechnung falsch, kann ein Kontoauszug sie nicht korrigieren, der Weg dafür ist eine Gutschrift.

Wann sollten Sie einen Kontoauszug senden, und was sagen Sie dazu?

Senden Sie monatlich einen Kontoauszug an Kunden, die mehrere Rechnungen erhalten, direkt nach Ihren Prüfungen zum Monatsende. Es lohnt sich auch, einen vor einem Jahresabschluss oder vor einem schwierigen Gespräch über Geld zu senden, damit Sie beide vom selben Stand ausgehen. Halten Sie die Begleitnotiz kurz:

Anbei Ihr Kontoauszug zum 31. Oktober 2026. Der Saldo beträgt 3.280,00 €, davon sind 1.000,00 € überfällig: das ist der Rest von Rechnung INV-2026-0088, fällig am 16. September. Bitte sagen Sie mir Bescheid, wenn hier etwas nicht mit Ihren Unterlagen übereinstimmt, und wenn möglich, wann wir mit dem überfälligen Betrag rechnen können.

Senden Sie ihn an die Person, die Ihre Rechnungen bezahlt. Ihre Ansprechperson im Tagesgeschäft sieht das Buchhaltungssystem womöglich nie.

Was, wenn die Zahlen des Kunden nicht stimmen?

Stimmen die Zahlen eines Kunden nicht mit Ihrem Kontoauszug überein, bitten Sie ihn um seine Liste dessen, was seiner Ansicht nach offen ist, und gehen die beiden nebeneinander durch. Fast immer ist es eines davon:

Beheben Sie zuerst alles auf Ihrer Seite. Dieselbe Liste von Prüfungen steht im Ratgeber zum Rechnungsabgleich, den Sie am besten durchführen, bevor Sie überhaupt Kontoauszüge senden. Ein Kontoauszug, der sich als falsch erweist, kostet Sie mehr Glaubwürdigkeit als gar keiner.

Einen Kontoauszug aus ERPFlow zusammenstellen

ERPFlow hat kein Kontoauszugsdokument und sendet keine Kontoauszüge. Sie bauen einen in einer Tabelle oder einem Dokument aus dem, was der Datensatz des Kunden zeigt.

• Der Reiter Rechnungen eines Kunden listet seine Rechnungen auf.
• Der Reiter Auswertungen zeigt seinen offenen Betrag und seine Rechnungen nach Status. Seine Zahlen verstehen sich ohne Steuer, mit der Steuer darunter, in Ihrer Basiswährung. Addieren Sie also beide, bevor Sie sie mit einem Kontoauszug einschließlich USt. vergleichen.
• Die Karte Zahlungen jeder Rechnung listet auf, was wann eingegangen ist.
• Der CSV-Export der Rechnungen liefert für alle Kunden eine Zeile je Rechnungsposition mit Kunde, Nummer, Daten, Status und Positionsbeträgen. Zahlungen enthält er nicht, diese stammen also aus jeder einzelnen Rechnung.

Bei einer überfälligen Rechnung versendet Zahlungserinnerung senden diese eine Rechnung per E-Mail mit ihrem PDF, den überfälligen Tagen und dem offenen Betrag. Es funktioniert jeweils für eine Rechnung und nur bei bereits überfälligen Rechnungen, ersetzt also keinen Kontoauszug des ganzen Kontos.