Rechnung in Fremdwährung schreiben

Um eine Rechnung in Fremdwährung zu schreiben, einigen Sie sich mit dem Kunden auf die Währung, preisen die Positionen und die Summe darin aus und geben den Währungscode an. Berechnen Sie Umsatzsteuer, verlangen die Regeln der EU und des Vereinigten Königreichs zusätzlich den Umsatzsteuerbetrag in Ihrer Landeswährung, umgerechnet zu einem anerkannten Kurs für den Tag, an dem die Steuer entsteht.

Dürfen Sie rechtlich in einer Fremdwährung abrechnen?

Sie dürfen in der EU wie im Vereinigten Königreich rechtlich in einer Fremdwährung abrechnen. Artikel 230 der Mehrwertsteuerrichtlinie besagt, dass die Beträge auf einer Rechnung „in jeder Währung ausgedrückt“ werden dürfen („may be expressed in any currency“), sofern die geschuldete Umsatzsteuer in der Landeswährung des betroffenen Landes ausgedrückt ist. HMRCs Notice 700/21 sagt dasselbe: Beträge dürfen in jeder Währung stehen, und die gesamte Umsatzsteuer muss in Pfund Sterling angegeben sein.

Die Umrechnung betrifft also nur die Umsatzsteuer. Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer, etwa eine EU-Rechnung im Reverse-Charge-Verfahren oder eine Ausfuhr, hat auf ihrer Vorderseite nichts umzurechnen. Ihre Umsatzsteuererklärung lautet weiterhin auf Landeswährung, Sie brauchen den umgerechneten Wert für Ihre Unterlagen also in jedem Fall.

Welchen Wechselkurs verwenden Sie für die Umsatzsteuer?

Der Wechselkurs für die Umsatzsteuer ist durch Regeln festgelegt, und er gilt im Moment der Steuerentstehung, nicht wenn der Kunde zahlt.

Drei Einzelheiten werden übersehen:

• Die EZB veröffentlicht Kurse nur gegen den Euro. In einem Land außerhalb des Euroraums rechnen Sie, wie Artikel 91 sagt, über den Euro um, mit dem Eurokurs jeder Währung.
• Die EZB-Kurse werden üblicherweise an Arbeitstagen gegen 16:00 Uhr MEZ aktualisiert. Der zuletzt veröffentlichte Kurs ist bei einer Rechnung am Vormittag also der von gestern. Die EZB sagt, ihre Kurse würden zur Information veröffentlicht, und rät dringend davon ab, sie für Geschäfte zu verwenden. Artikel 91 nennt sie für die Umrechnung der Umsatzsteuer dennoch.
• In der EU muss der Kurs nicht auf der Rechnung stehen. Die Erläuterungen der Kommission sagen, dass Artikel 230 nicht erlaubt, die Angabe des Kurses oder der Methode vorzuschreiben. Sie zu zeigen ist eine Höflichkeit gegenüber der Buchhaltung des Kunden.

Ein durchgerechnetes Beispiel: von der USD-Rechnung bis zur Zahlung

Hier ein erfundenes Beispiel. Ein Unternehmen im Euroraum stellt einem Kunden vor Ort wie vereinbart 5.000 USD zuzüglich 20 % Umsatzsteuer in US-Dollar in Rechnung, und der Kurs am Tag der Steuerentstehung beträgt 1 USD = 0,92 EUR.

Die Rechnung zeigt die USD-Spalte, dazu die Umsatzsteuer in Euro. Diese Zeile erledigt das:

Betrag der Umsatzsteuer in EUR: 920,00 € (1.000,00 USD zum Kurs 1 USD = 0,92 EUR, EZB-Kurs zum Zeitpunkt der Steuerentstehung).

Das Unternehmen trägt 920 € in seine Umsatzsteuererklärung ein. Dreißig Tage später zahlt der Kunde 6.000 USD, der Kurs hat sich auf 0,90 bewegt, und die Bank schreibt 5.400 € gut.

Die Umsatzsteuer bleibt bei 920 €, weil Artikel 91 den Kurs zum Zeitpunkt der Steuerentstehung festlegt. Die 120 € sind ein Finanzverlust für Ihre Buchführung, an der Umsatzsteuererklärung ändert sich nichts. Wäre der Kurs gestiegen, wäre es ein Gewinn. Ein britisches Unternehmen verfährt genauso, mit Pfund Sterling statt Euro.

Sollten Sie in Ihrer Währung oder der des Kunden abrechnen?

Wenn Sie in Ihrer eigenen Währung abrechnen, liegt das Wechselkursrisiko beim Kunden, in dessen Währung liegt es bei Ihnen. Keines von beiden ist automatisch richtig.

Rechnen Sie in der Währung des Kunden ab, halten Sie das Zahlungsziel kurz und erwägen Sie eine Klausel, die Ihnen erlaubt, ein neues Angebot zu machen, wenn der Kurs über einen vereinbarten Punkt hinaus abweicht. Lange Zahlungsbedingungen dehnen Ihr Kursrisiko ebenso wie Ihre Liquiditätslücke.

Wie formulieren Sie eine Fremdwährungsrechnung?

Eine Fremdwährungsrechnung sollte ihre Währung in Worten oder als Code nennen, damit niemand raten muss. Verwenden Sie USD statt eines bloßen $, das ebenso gut kanadische oder australische Dollar meinen kann. Ergänzen Sie, wohin das Geld geht und wer die Gebühren trägt:

Alle Beträge sind in US-Dollar (USD) angegeben. Bitte zahlen Sie 6.000,00 USD in voller Höhe auf das unten genannte Konto. Bankgebühren trägt der Absender (OUR).

Prüfen Sie vorab, was Ihre Bank mit der Zahlung macht. Geld in USD, das auf ein reines Euro-Konto geschickt wird, wird meist zum eigenen Kurs der Bank umgerechnet, und dieser Kurs kann deutlich vom Referenzkurs abweichen. Ein durch Bankgebühren verursachter Fehlbetrag lässt die Rechnung teilweise bezahlt zurück, und der Ratgeber zu Teilzahlungen beschreibt, was dann zu tun ist. Der Rest einer internationalen Rechnung steht im Ratgeber zur Rechnung an ausländische Kunden.

Die Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Den Kurs des Zahlungstags für die Umsatzsteuer verwenden. Maßgeblich für den Umsatzsteuerkurs ist der Zeitpunkt der Steuerentstehung. Der Zahlungstag wirkt sich nur auf Ihren Kursgewinn oder -verlust aus.
• Die Rechnung neu ausstellen, weil sich der Kurs bewegt hat. Eine Änderung des Wechselkurses ändert die Rechnung nicht.
• Kursquellen mischen. Im Vereinigten Königreich bindet Sie die Übernahme von HMRCs Periodenkurs, solange HMRC einer Änderung nicht zustimmt. Wählen Sie eine Quelle und halten Sie sie schriftlich fest.

Rechnungen in Fremdwährung in ERPFlow

In ERPFlow wird die Währung pro Dokument festgelegt, und mehrere Währungen hängen von Ihrem Tarif ab: Free und Starter rechnen nur in der Basiswährung ab, Growth fügt eine zusätzliche Währung hinzu, Business und Enterprise erlauben beliebig viele. Währungen fügen Sie unter Einstellungen → Unternehmensangaben hinzu.

• Der Kurs wird auf dem Dokument festgehalten. Wenn Sie eine Währung wählen, erscheint ein Feld wie USD → EUR, vorbelegt mit dem Referenzkurs der Zentralbank für das Datum des Dokuments, den Sie überschreiben können. Wenn Ihre Steuerbehörde einen anderen Kurs oder ein anderes Datum will, tragen Sie diesen Kurs ein. Spätere Bewegungen bewerten ein gespeichertes Dokument nie neu.
• Auswertungen bleiben in Ihrer Basiswährung. Das Dashboard und die Kundenauswertungen rechnen jedes Dokument zu seinem eigenen festgehaltenen Kurs um, und die Rechnungsliste zeigt den Basiswert mit dem Betrag des Dokuments darunter.
• Ein Dokument, eine Währung. Es gibt keine Währung je Position, und ein Kunde, dem in zwei Währungen abgerechnet wird, erhält zwei Rechnungen.
• Prüfen Sie Preise aus Ihrem Katalog. Produkte und Dienstleistungen werden in der Basiswährung bepreist, und die Auswahl trägt diese Zahl ein, ohne sie umzurechnen. Eine Dienstleistung zu 100 € liest sich auf einer USD-Rechnung als 100, bis Sie sie ändern.

Das PDF und der XML-Export zeigen nur die eigene Währung des Dokuments, der Umsatzsteuerbetrag in Landeswährung wird also nicht von selbst gedruckt. Tragen Sie ihn wie im Beispiel oben in die Notizen ein oder fragen Sie Ihre Steuerberatung, wie sie es handhaben möchte. Der Steuersatz jeder Position liegt bei Ihnen.

Zahlungen werden in der Währung der Rechnung erfasst. ERPFlow bewertet offene Rechnungen nicht neu, führt keine Fremdwährungskonten und berechnet keinen realisierten Kursgewinn oder -verlust, diese Zahl stammt also aus Ihrem Kontoauszug und geht an Ihre Steuerberatung.