Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Regeln hängen von Ihrem Land und Ihrer Situation ab. Klären Sie alles mit steuerlichen oder rechtlichen Folgen daher mit Ihrer Steuerberatung.
Eine Offene-Posten-Liste nach Alter (Altersstruktur der Forderungen) führt auf, was jeder Kunde schuldet, aufgeteilt danach, wie lange es überfällig ist, meist als noch nicht fällig, 1 bis 30, 31 bis 60, 61 bis 90 und über 90 Tage. Lesen Sie zuerst die Summe, dann die älteste Spalte, dann wer darin steht. Jedes Alter verlangt eine andere Maßnahme.
Wie sieht eine Offene-Posten-Liste nach Alter aus?
Eine Offene-Posten-Liste nach Alter hat eine Zeile je Kunde und eine Spalte je Altersstufe, mit Summen unten. Hier ein erfundenes Beispiel, in Euro einschließlich USt., zum Stichtag 31. Oktober 2026.
| Kunde | Nicht fällig | 1–30 | 31–60 | 61–90 | Über 90 | Gesamt |
|---|---|---|---|---|---|---|
| North Quay Ltd | 2.400 | 1.200 | 3.600 | |||
| Alder & Co | 3.000 | 1.500 | 4.500 | |||
| Lumen Studio | 1.800 | 1.800 | ||||
| Ferris Joinery | 2.100 | 2.100 | ||||
| Tallis Events | 1.000 | 1.000 | ||||
| Gesamt | 4.200 | 4.200 | 1.500 | 2.100 | 1.000 | 13.000 |
| Anteil | 32,3 % | 32,3 % | 11,5 % | 16,2 % | 7,7 % | 100 % |
Die Stufen sollten ab dem Fälligkeitsdatum zählen. Ein Bericht, der ab dem Rechnungsdatum zählt, zeigt jede Rechnung mit 30 Tagen netto an dem Tag, an dem sie fällig wird, als einen Monat alt, was gute Kunden schlecht aussehen lässt. Prüfen Sie, was Ihr Bericht verwendet, bevor Sie danach handeln.
Wie lesen Sie eine Offene-Posten-Liste nach Alter?
Lesen Sie eine Offene-Posten-Liste nach Alter von der Summe hinunter bis zum einzelnen Kunden und stellen Sie bei jedem Schritt eine Frage. Am Beispiel oben:
- Wie viel wird geschuldet im Vergleich zu dem, was Sie abrechnen? Stellt dieses Unternehmen etwa 9.000 € im Monat in Rechnung, sind 13.000 € rund 13.000 ÷ 9.000 × 30 = 43 Tage Umsatz. Bei 30 Tagen netto ist das langsamer, als es sein sollte.
- Wie viel ist überfällig? Alles außer der ersten Spalte: 8.800 €, oder 67,7 % der Summe.
- Wie viel ist alt? Über 60 Tage sind 3.100 €, oder 23,8 %. Das ist das Geld mit dem größten Risiko.
- Wer ist konzentriert? Alder & Co schuldet 4.500 €, 34,6 % der Summe, ein schlechter Monat für sie ist also ein schlechter Monat für Sie.
- Was hat sich bewegt? Vergleichen Sie mit der Kopie des letzten Monats. Ein Kunde, der von 1–30 in 31–60 rutscht, sagt Ihnen mehr als eine einzelne Momentaufnahme.
Schauen Sie dann nach dem Warum, denn der Bericht kann es Ihnen nicht sagen. Eine Rechnung kann alt sein, weil der Kunde kein Geld hat, weil sie nie bei der richtigen Person ankam oder weil er sie bestreitet. Jedes davon braucht ein anderes Gespräch.
Was sollten Sie bei jeder Altersstufe tun?
Jede Altersstufe einer Offene-Posten-Liste nach Alter verlangt eine andere Maßnahme, und der Zweck des Berichts ist sicherzustellen, dass jede erfolgt.
| Alter | Was zu tun ist |
|---|---|
| Nicht fällig | Prüfen, ob die Rechnung zugestellt wurde und eine nötige Bestellnummer trägt. Noch nichts weiter |
| 1–30 Tage | Eine höfliche Erinnerung mit angehängter Rechnung senden. Siehe die Abfolge der Erinnerungen |
| 31–60 Tage | Anrufen. Nach einem Zahlungsdatum fragen und es aufschreiben. Fragen, ob etwas bestritten wird |
| 61–90 Tage | Eine schriftliche letzte Zahlungsaufforderung senden. Erwägen, weitere Arbeit zu pausieren, und ob Sie Zinsen auf die Forderung geltend machen |
| Über 90 Tage | Entscheiden: Inkassounternehmen, Mahnverfahren oder Ausbuchung. Ihre Steuerberatung nach der USt.-Entlastung fragen |
Die USt.-Entlastung bei uneinbringlichen Forderungen hat in jedem Land eigene Bedingungen. Der Ausgangspunkt in der EU ist Artikel 90 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie, und im Vereinigten Königreich die HMRC Notice 700/18.
Wie bauen Sie eine Offene-Posten-Liste nach Alter in einer Tabellenkalkulation?
Eine Offene-Posten-Liste nach Alter bauen Sie in einer Tabellenkalkulation mit einer Zeile je unbezahlter Rechnung und zwei Formeln. Richten Sie diese Spalten ein:
| Spalte | Enthält |
|---|---|
| A | Kunde |
| B | Rechnungsnummer |
| C | Fälligkeitsdatum |
| D | Noch geschuldeter Saldo, einschließlich USt. |
| E | Tage überfällig |
| F | Altersstufe |
Setzen Sie das Berichtsdatum in Zelle H1, damit eine heute gespeicherte Kopie im nächsten Monat noch die heutige Antwort gibt. Dann in Zeile 2:
- Tage überfällig, in E2:
=MAX(0,$H$1-C2) - Altersstufe, in F2:
=IF(E2=0,"Current",IF(E2<=30,"1-30",IF(E2<=60,"31-60",IF(E2<=90,"61-90","Over 90"))))
(In einer deutschsprachigen Tabellenkalkulation heißt IF WENN, und das Trennzeichen ist ein Semikolon. Die Stufenbezeichnungen in Anführungszeichen können Sie nach Belieben deutsch schreiben.)
Kopieren Sie beide nach unten und nutzen Sie dann eine Pivot-Tabelle mit den Kunden in den Zeilen, den Altersstufen in den Spalten und der Summe des Saldos in den Werten. Prüfen Sie die Gesamtsumme gegen Ihre Liste offener Rechnungen. Weichen sie ab, fehlt eine Rechnung oder eine Zahlung wurde nicht erfasst.
Drei Dinge erwischen die Leute hier. Nehmen Sie den Saldo, nicht die Rechnungssumme, sonst verschwinden Teilzahlungen. Rechnen Sie andere Währungen mit einem angegebenen Kurs um, damit sich die Spalten addieren lassen. Und lassen Sie stornierte Rechnungen weg.
Was eine Offene-Posten-Liste nach Alter Ihnen nicht sagt
Eine Offene-Posten-Liste nach Alter sagt Ihnen nicht, ob die Unterlagen eines Kunden mit Ihren übereinstimmen. Dafür senden Sie einen Kontoauszug, der auflistet, was Ihrer Ansicht nach geschuldet wird, und den Kunden einlädt, es zu sagen, wenn es nicht stimmt. Der Bericht ist für Sie, der Kontoauszug für ihn.
Überfällige Rechnungen in ERPFlow verfolgen
ERPFlow hat keine Offene-Posten-Liste nach Alter und keine Altersstufen. Das hat es stattdessen.
- Die Rechnungsliste filtert nach Überfällig und Teilweise bezahlt, mit dem noch offenen Betrag unter der Summe. Diese Liste ist Ihre To-do-Liste.
- Das Dashboard zeigt die Zahlen Offen und Überfällig für die gesamte Organisation in Ihrer Basiswährung ohne USt., mit der USt. darunter.
- Der Reiter Auswertungen eines Kunden zeigt dessen offenen Betrag, ebenfalls ohne Steuer, mit der Steuer darunter.
- Zahlungserinnerung senden an einer überfälligen Rechnung versendet das PDF mit den überfälligen Tagen und dem offenen Betrag per E-Mail. Jemand muss jede einzeln senden.
Um die Tabelle oben zu bauen, exportieren Sie Ihre Rechnungen als CSV. Der Export liefert eine Zeile je Rechnungsposition, mit Kunde, Nummer, Fälligkeitsdatum, Status, Menge, Preis, Rabatt und Steuerprozentsatz. Zahlungen enthält er nicht, nehmen Sie die Salden teilbezahlter Rechnungen also aus dem Filter Teilweise bezahlt.