Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Regeln hängen von Ihrem Land und Ihrer Situation ab. Klären Sie alles mit steuerlichen oder rechtlichen Folgen daher mit Ihrer Steuerberatung.
Um eine Teilzahlung zu erfassen, lassen Sie die Rechnung, wie sie ausgestellt wurde, tragen Betrag und Datum bei ihr ein und nennen dem Kunden den noch offenen Restbetrag. Eine Teilzahlung braucht keine neue Rechnung und keine Gutschrift. Weitere Rechnungen stellen Sie nur aus, wenn Raten vereinbart wurden, bevor die Arbeit abgerechnet wurde.
Brauchen Sie für eine Teilzahlung eine neue Rechnung?
Nein, eine Teilzahlung auf eine bestehende Rechnung braucht keine neue Rechnung, denn Sie haben den vollen Betrag bereits in Rechnung gestellt. Eine zweite Rechnung über den Rest würde denselben Verkauf in Umsatz und USt. doppelt zählen. Was Sie tun, hängt davon ab, warum der Betrag zu niedrig ist.
| Was geschehen ist | Was zu tun ist | Neues Dokument? |
|---|---|---|
| Der Kunde hat weniger gezahlt und schuldet den Rest | Die Zahlung erfassen, den Restbetrag anfordern | Keines |
| Der Kunde bittet, eine ausgestellte Rechnung in Raten zu zahlen | Den Plan schriftlich bestätigen, jede Zahlung erfassen | Keines |
| Sie haben Raten vereinbart, bevor Sie abgerechnet haben | Jede Etappe in Rechnung stellen, wie bei Anzahlung und Schlusszahlung | Eine Rechnung je Etappe |
| Sie haben eine Preissenkung vereinbart | Die Zahlung erfassen, dann die Differenz gutschreiben | Eine Gutschrift |
| Der Kunde bestreitet einen Teil der Arbeit | Erfassen, was eingegangen ist, zuerst den Streit beilegen | Nur wenn eine Minderung vereinbart wird |
| Eine Bankgebühr oder Quellensteuer wurde abgezogen | Entscheiden, wer sie trägt, siehe Rechnungsabgleich | Je nach Ursache |
Wie stellen Sie in Raten in Rechnung?
In Raten in Rechnung zu stellen heißt, den Preis aufzuteilen, bevor der Kunde ihn schuldet, und das geht auf zwei Wegen. Sie können eine Rechnung je Etappe ausstellen oder eine Rechnung über den gesamten Betrag mit aufgedrucktem Zahlungsplan:
Zahlungsplan: 1.200,00 € bis 3. Februar 2026, 900,00 € bis 20. Februar 2026, 1.500,00 € bis 18. März 2026. Gesamt 3.600,00 €.
Die einzelne Rechnung bedeutet weniger Papierkram, doch bei normaler USt.-Abrechnung wird die USt. auf die gesamte Rechnung in der Regel in dem Zeitraum fällig, in dem Sie sie ausstellen. Getrennte Etappenrechnungen verteilen die USt. zusammen mit dem Geld.
Wird eine vereinbarte Rate versäumt, berechnet die EU-Zahlungsverzugsrichtlinie Zinsen und Entschädigung nur auf die überfälligen Beträge, nicht auf die ganze Schuld (Artikel 5).
Wie erfassen Sie eine Teilzahlung?
Eine Teilzahlung zu erfassen braucht die Rechnungsnummer, den erhaltenen Betrag, das Datum, an dem er Ihr Konto erreichte, und woher er kam. Nehmen Sie das Bankdatum und nicht den Tag, an dem Sie endlich zum Eintragen kamen, sonst stimmen Ihre Bücher nicht mit dem Kontoauszug überein.
Hier ein erfundenes Beispiel. Ein Studio stellt eine Rechnung über 3.000 € zuzüglich 20 % USt. aus, insgesamt 3.600 €, fällig am 31. Januar 2026.
| Datum | Eintrag | Erhalten | Offener Betrag | USt.-Anteil der Zahlung |
|---|---|---|---|---|
| 12. Jan. | INV-2026-0063 ausgestellt | 3.600 € | ||
| 3. Feb. | Erste Zahlung | 1.200 € | 2.400 € | 200 € |
| 20. Feb. | Zweite Zahlung | 900 € | 1.500 € | 150 € |
| 18. März | Dritte Zahlung | 1.500 € | 0 € | 250 € |
| Gesamt | 3.600 € | 600 € |
Die letzte Spalte zählt nur bei Ist-Versteuerung, die der nächste Abschnitt erklärt.
Ändert eine Teilzahlung die USt., die Sie schulden?
In der Regel nein, eine Teilzahlung ändert bei normaler rechnungsbasierter Abrechnung nicht die USt., die Sie schulden. Die USt. auf die gesamte Rechnung ist für den Zeitraum ihres Tax Points fällig, was auch immer bisher bezahlt wurde. Die HMRC Notice 700 sagt es deutlich: Sie können die Abrechnung der USt. nicht aufschieben, bis Sie die Zahlung erhalten haben (Absatz 14.2.2).
Bei Ist-Versteuerung (Cash Accounting) folgt die USt. dem Geld. Die HMRC Notice 731 behandelt eine Teilzahlung als einschließlich USt. und berechnet den Anteil als Zahlung ÷ Rechnungssumme × USt. (Absatz 5.7 und Abschnitt 8). Im Beispiel ergeben 1.200 € ÷ 3.600 € × 600 € dann 200 €. Andere Länder mit einer zahlungsbasierten Regelung setzen eigene Regeln, prüfen Sie also Ihre.
Kommt der Rest nie, ist das eine eigene Frage. Siehe Abschreibung auf Leistung und Forderungsausfall.
Was sollten Sie dem Kunden nach einer Teilzahlung senden?
Senden Sie nach einer Teilzahlung eine kurze Notiz, die den erhaltenen Betrag bestätigt und den Restbetrag bis zu einem Datum anfordert. So arbeiten Sie nicht mit unterschiedlichen Zahlen.
Vielen Dank für Ihre Zahlung von 1.200,00 € am 3. Februar auf Rechnung INV-2026-0063. Der Restbetrag von 2.400,00 € war am 31. Januar fällig. Bitte nennen Sie mir das Datum, an dem wir damit rechnen können.
Haben Sie einen Plan vereinbart, bestätigen Sie ihn, damit es etwas gibt, worauf Sie verweisen können:
Wie vereinbart werden die verbleibenden 2.400,00 € auf Rechnung INV-2026-0063 als 900,00 € bis 20. Februar und 1.500,00 € bis 18. März bezahlt. Bitte bestätigen Sie per Antwort. Wird eine Zahlung versäumt, wird der gesamte Restbetrag auf einmal fällig.
Eine kleinere Zahlung, die als „zur vollständigen und endgültigen Begleichung“ gekennzeichnet ist, ist etwas anderes. Antworten Sie schriftlich, bevor Sie sie als Routine behandeln, denn an manchen Orten lässt sich argumentieren, dass die Schuld erlischt, wenn man sie ohne Widerspruch verbucht. Holen Sie Rat ein, wenn die Summe groß ist.
Zu welcher Rechnung gehört eine Zahlung?
Eine Zahlung gehört zu der Rechnung, für die der Kunde sie bestimmt, lesen Sie also zuerst den Zahlungshinweis. Gibt es keinen, fragen Sie nach und bieten Sie als Standard die älteste zuerst an. Nehmen Sie erfundene 2.000 € von einem Kunden, der auf einer Rechnung 1.500 € und auf einer anderen 1.200 € schuldet: Die älteste zuerst begleicht die erste und lässt 700 € auf der zweiten. Die britische Ist-Versteuerung verlangt, Zahlungen in der Reihenfolge der Rechnungsausstellung zuzuordnen (Notice 731, Absatz 5.7).
Die Fehler, die bei Teilzahlungen passieren
- Den Restbetrag in Rechnung stellen. Das rechnet den Verkauf doppelt ab, im Umsatz und in Ihrer USt.-Erklärung.
- Das Original stornieren und für den Rest neu ausstellen. Der Verlauf stimmt dann nicht mehr, und die USt. ebenso wenig.
- Als bezahlt markieren, um die Liste zu leeren. Die Schuld verschwindet aus Ihrem Blick und bleibt real.
- Den ursprünglichen Gesamtbetrag anmahnen. Ein Kunde, der die Hälfte bezahlt hat und eine Erinnerung über alles bekommt, verliert das Vertrauen in Ihre Zahlen. Die Abfolge der Erinnerungen sollte immer den Restbetrag nennen.
Teilzahlungen in ERPFlow erfassen
An einer ausgestellten Rechnung öffnet Zahlung erfassen ein Fenster mit bereits eingetragenem Restbetrag. Ändern Sie ihn auf das, was tatsächlich eingegangen ist, setzen Sie das Datum und fügen Sie nach Wunsch einen Vermerk hinzu. Es gibt kein Feld für die Zahlungsart, ein Vermerk wie „Überweisung“ ist also der Ort dafür. Eine Rechnung nimmt beliebig viele Zahlungen auf.
Der Rest geschieht von selbst. Die Rechnung steht auf Teilweise bezahlt, die Liste zeigt unter der Summe, was noch offen ist, und der Filter Teilweise bezahlt findet alle. Das PDF druckt Bezahlt und Offener Betrag, und eine Zahlungserinnerung senden an einer überfälligen Rechnung fordert den offenen Betrag statt der Summe an. Sie wird Bezahlt, wenn die Zahlungen die Summe decken. Der Reiter Auswertungen eines Kunden und der Umsatz auf dem Dashboard zählen den bereits bezahlten Teil.
Auf zwei Dinge sollten Sie achten. Als bezahlt markieren erfasst den noch offenen Betrag als eine Zahlung mit dem heutigen Datum, nutzen Sie für Geld, das letzte Woche eingegangen ist, also Zahlung erfassen. Eine versehentlich eingegebene Zahlung lässt sich auf der Karte Zahlungen löschen, und ihr Betrag geht zurück auf den Restbetrag.
Ein Betrag über dem Restbetrag erscheint als Überzahlt, und Rückerstattung erfassen hält Geld fest, das Sie zurücksenden.
ERPFlow hat keinen Bankabruf, keine Online-Kartenzahlung und keinen automatischen Einzug, jede Zahlung wird also eingetippt, und eine Sammelzahlung für zwei Rechnungen wird als eine Zahlung je Rechnung erfasst. Auch einen Ratenplan gibt es nicht. Schreiben Sie einen vereinbarten Plan vor dem Ausstellen in die Notizen der Rechnung oder halten Sie ihn danach in einem Kommentar an der Rechnung fest. ERPFlow hat außerdem kein Gutschriftsdokument, eine vereinbarte Preissenkung braucht also den Weg, der im Ratgeber zur Gutschrift beschrieben ist.