Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Ein Ablauf für die Zeiterfassung in der Beratung, der die Abrechnung trägt, hat vier Stufen: Legen Sie für jedes Mandat einen Code an, bevor die Arbeit beginnt, erfassen Sie Zeit täglich in Sätzen, die der Kunde lesen könnte, prüfen Sie vor jeder Rechnung einen Rechnungsentwurf und gleichen Sie jeden Monat abgerechnete, abgeschriebene und nicht abgerechnete Stunden ab. Eine Tabelle kann alle vier Stufen tragen.
Beratung ist schwerer abzurechnen als die meiste Stundenarbeit, weil der Kunde die Einzelheiten liest. Eine Finanzleiterin, die „Recherche, 6 Stunden“ sieht, fragt, was recherchiert wurde, und ein Berater ohne bessere Aufzeichnung kann nur raten oder die Zeile kürzen.
Was sollte ein Berater für jeden Zeitblock festhalten?
Der Zeiteintrag eines Beraters braucht das Datum, die Person, den Mandatscode, die Phase, die Stunden, ein Kennzeichen für abrechenbar und einen lesbaren Satz, der sagt, was getan wurde.
| Feld | Beispiel | Wofür die Abrechnung es braucht |
|---|---|---|
| Datum | 14. April | Lässt den Kunden den Eintrag einem Termin oder Arbeitsergebnis zuordnen |
| Person | Senior-Berater | Bestimmt den Satz |
| Mandat und Phase | NORD-2026-01, Analysephase | Ordnet die Stunden der richtigen Rechnung und dem richtigen Budget zu |
| Stunden | 3,5 | Im Abrechnungsintervall, das Ihre Auftragsbestätigung nennt |
| Abrechenbar | Ja | Hält interne Zeit sichtbar, ohne sie zu berechnen |
| Beschreibung | Siehe unten | Der Teil, den der Kunde hinterfragt |
Wie richten Sie ein Beratungsmandat ein, bevor Sie Zeit erfassen?
Richten Sie ein Beratungsmandat ein, indem Sie die Abrechnungsbedingungen aus der Auftragsbestätigung auf ein Blatt übertragen, bevor die erste Stunde erfasst wird. Die Abrechnungsgrundlage bestimmt, wozu die Zeitaufzeichnung dient.
| Abrechnungsgrundlage | Was die Zeitaufzeichnung leistet | Worauf zu achten ist |
|---|---|---|
| Aufwand und Material | Sie ist der Beleg hinter jeder Rechnung | Qualität der Beschreibungen |
| Aufwand und Material mit Obergrenze | Beleg, plus Frühwarnung | Verbleibende Stunden bis zur Obergrenze. Warnen Sie den Kunden, bevor Sie sie erreichen |
| Festpreis | Nur intern. Der Kunde sieht sie nicht | Geplante gegen tatsächliche Stunden, Phase für Phase |
| Retainer | Zeigt, was das Honorar des Monats gekauft hat | Das Kontingent und die Regeln zur Übertragung |
Wenn Sie noch zwischen diesen wählen, vergleicht der Ratgeber zu Stundenabrechnung und Retainer für Berater sie.
Geben Sie jedem Mandat einen eigenen Code aus einem Projektnummernsystem und legen Sie nur Phasen an, über die Sie tatsächlich berichten würden. Notieren Sie den Satz je Stufe, den Abrechnungstag und ob Reisezeit berechenbar ist. Wenn sechs Monate später eine Rückfrage kommt, erspart Ihnen dieses Blatt, die Auftragsbestätigung noch einmal zu lesen.
Wie schreiben Sie Zeiteinträge, die ein Kunde nicht hinterfragt?
Schreiben Sie jeden Zeiteintrag als das, was Sie getan haben, woran und wozu. Ein Satz genügt.
| Vager Eintrag | Eintrag, den ein Kunde genehmigen kann |
|---|---|
| Recherche | Drei ERP-Systeme der Auswahlliste mit den am 3. April vereinbarten Anforderungen verglichen |
| Besprechung | Lenkungsausschuss: Reihenfolge der Einführung und zwei offene Risiken vereinbart |
| Berichtsarbeit | Abschnitte 2 und 3 des Optionenberichts für die Prüfung am Donnerstag entworfen |
| Verwaltung | Nicht berechnen. Auf einem internen Code erfassen |
Zwei Gewohnheiten zählen mehr als der Wortlaut. Erfassen Sie am selben Tag, denn ein Eintrag, der eine Woche später geschrieben wird, wird zu „Recherche“. Und halten Sie eine Aufgabe in einem Eintrag: Mehrere Aufgaben zu einer einzigen Summe zusammenzuziehen, heißt im Englischen block billing, und der Kunde kann nicht sehen, was jede Aufgabe gekostet hat. Die Abrechnungsrichtlinien mancher Konzernkunden lehnen das ausdrücklich ab.
Was ist eine Prüfung vor der Rechnung, und was prüfen Sie?
Eine Prüfung vor der Rechnung ist eine Kontrolle des Rechnungsentwurfs: jeder noch nicht abgerechnete Eintrag eines Mandats, gelesen von der für den Kunden verantwortlichen Person, bevor die Rechnung hinausgeht. Sie fängt Fehler ab, solange sie sich kostenlos beheben lassen, denn eine ausgestellte Rechnung lässt sich nur mit einem weiteren Dokument korrigieren.
- Code: Steht jeder Eintrag auf dem richtigen Mandat und in der richtigen Phase?
- Beschreibung: Würden Sie sie dem Kunden gern laut vorlesen?
- Doppelung: Wenn zwei Personen an einer Besprechung teilnahmen, erlaubt das Schreiben beiden, zu berechnen?
- Nacharbeit: Zeit, die durch Ihren eigenen Fehler entstanden ist, fällt weg.
- Obergrenze: Bleibt die laufende Summe innerhalb?
- Zusätzlicher Umfang: Gibt es eine schriftliche Genehmigung für alles außerhalb des Schreibens?
Alles, was Sie nicht berechnen wollen, ist eine Abschreibung auf Leistung. Erfassen Sie sie mit einem Grund, statt den Eintrag zu löschen, sonst verlieren Sie aus dem Blick, wie viel Arbeit Sie verschenken.
Ein durchgerechnetes Beispiel: ein Monat, vom Zeitprotokoll zur Rechnung
Hier ein erfundenes Beispiel. Eine Beratung mit zwei Personen berechnet einen Senior-Berater mit 140 € pro Stunde und einen Analysten mit 85 €, und dies ist die Prüfung vor der Rechnung für April zum Mandat NORD-2026-01.
| Person | Arbeit | Erfasst | Abgeschrieben | Abgerechnet | Satz | Netto |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Senior | Workshops der Analysephase | 14,0 | 0 | 14,0 | 140 € | 1.960 € |
| Senior | Lenkungsbericht | 9,5 | 1,5 | 8,0 | 140 € | 1.120 € |
| Analyst | Prozesskartierung | 31,0 | 0 | 31,0 | 85 € | 2.635 € |
| Analyst | Datenbereinigung, nach eigenem Fehler wiederholt | 6,0 | 6,0 | 0 | 85 € | 0 € |
| Summe | 60,5 | 7,5 | 53,0 | 5.715 € |
Gleichen Sie nun ab. Die erfassten 60,5 Stunden entsprechen 53,0 abgerechneten plus 7,5 abgeschriebenen, ohne Rest. Wenn ein Monat nicht auf null aufgeht, ist der Rest nicht abgerechnete Arbeit, und sie gehört in einen WIP-Bericht.
Zu Standardsätzen war der Monat 6.435 € wert: 23,5 Senior-Stunden und 37 Analysten-Stunden. Die Rechnung beträgt 5.715 €, also wurden 720 € verschenkt, und Sie haben 88,8 % des Standardwerts abgerechnet. Ein Monat davon bedeutet wenig. Ein Jahr davon bei einem Kunden ist ein Preisgespräch.
Die Rechnungszeile kann dann so kurz sein, mit der Auflistung Eintrag für Eintrag als Anlage, wenn das Schreiben eine verspricht:
Prozesskartierung, Analysephase, NORD-2026-01, 1. bis 30. April: 31,0 Stunden zu 85,00 €
Der Ratgeber zum Umwandeln abrechenbarer Stunden in eine Rechnung behandelt, wie viel Detail Sie auf der Rechnung selbst zeigen.
Ein Beratungsmandat in ERPFlow führen
ERPFlow hat heute weder einen Timer noch Stundenzettel. Die Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald. Vorerst liegen das tägliche Protokoll und die Prüfung vor der Rechnung in einer Tabelle oder einem gesonderten Zeiterfassungswerkzeug. ERPFlow hat außerdem keine Zeitfreigaben und keine Zeitberichte je Person, und ein Projekt hat weder Sätze noch Obergrenzen oder Budgets.
ERPFlow deckt den Rest des Papierkrams eines Beratungsunternehmens ab:
- Das Angebot: Schreiben Sie es als Angebot mit Positionen und nutzen Sie In Rechnung umwandeln, wenn der Abrechnungszeitpunkt kommt. Die beiden Dokumente bleiben verknüpft. Kunden können nicht online annehmen, Sie markieren das Angebot also selbst als angenommen.
- Das Mandat: Ein Projekt ist ein Board, das mit dem Kunden verknüpft ist, mit Karten, die zugewiesene Personen, Fristen, Dateien, Kommentare und als Stunden und Minuten eingetippte aufgewendete Zeit tragen. Diese Zeiten laufen je Projekt und je Kunde zusammen. Jede Karte hat eine Zahl, ohne Datum, und sie wird nicht zu Rechnungspositionen.
- Die Sätze: Legen Sie eine Dienstleistung je Stufe an, mit der Einheit Stunden und dem Stundenpreis. Wählen Sie auf der Rechnung die Dienstleistung und tippen Sie die Menge aus Ihrem Protokoll ein. Eine Position kann einen Rabatt in % tragen, und die Bestellung des Kunden kommt in Bestellnummer.