Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Regeln hängen von Ihrem Land und Ihrer Situation ab. Klären Sie alles mit steuerlichen oder rechtlichen Folgen daher mit Ihrer Steuerberatung.
Sie können Reisezeit berechnen, wenn der Kunde vorher zugestimmt hat. Die üblichen Optionen sind der volle Satz, ein ermäßigter Satz, eine feste Anfahrtspauschale, ein Zonenzuschlag oder gar keine Berechnung. Nennen Sie die Methode in Ihrem Angebot, zeigen Sie die Reise als eigene Rechnungszeile und teilen Sie gemeinsame Fahrten auf, damit niemand doppelt zahlt.
Können Sie Reisezeit berechnen?
Ja, Sie können Reisezeit berechnen, wenn der Kunde vor der Fahrt zugestimmt hat, in einem Angebot, einem Vertrag oder einer veröffentlichten Preisliste. Eine Stunde im Transporter oder im Zug ist eine Stunde, die Sie niemand anderem verkaufen können, deshalb holen sich viele Unternehmen im Außendienst, bei Haushaltsdienstleistungen und im Bau sie zurück, ebenso Berater, die Kunden besuchen.
Was Sie nicht gefahrlos tun können, ist, jemanden damit zu überraschen. Eine Reisekostenberechnung, die erst auf der Rechnung auftaucht, macht aus einem kleinen Betrag einen Streit über die ganze Rechnung.
Welche Art, Reisen zu berechnen, sollten Sie wählen?
Die richtige Methode hängt davon ab, wie weit Sie reisen und wie stark das zwischen Aufträgen schwankt.
| Methode | So funktioniert sie | Passt für | Worauf zu achten ist |
|---|---|---|---|
| Voller Satz | Ihr normaler Stundensatz, von Tür zu Tür | Spezialisten mit knappen Stunden | Kunden sträuben sich, Expertensätze für Verkehr zu zahlen |
| Ermäßigter Satz | Ein niedrigerer Reisesatz, oft die Hälfte | Berater, gemischte Fahrten | Sie haben einen zweiten Satz zu erklären |
| Freizone, dann berechnet | Die ersten 30 Minuten je Richtung sind enthalten | Überwiegend Arbeit vor Ort mit einigen langen Fahrten | Sie müssen sagen, wo die Uhr beginnt |
| Feste Anfahrtspauschale | Eine Pauschale je Besuch | Handwerk, Reparaturen, Notfälle | Kurze Fahrten subventionieren lange |
| Zonenzuschlag | Eine Pauschale je Entfernungsband | Ein festgelegtes Einsatzgebiet | Sie brauchen eine Liste oder eine Karte |
| In den Satz eingerechnet | Keine Reisezeile | Nur kurze lokale Fahrten | Eine lange Fahrt verliert Geld |
Ein durchgerechnetes Beispiel: derselbe Satz, sechs Wege
Hier ein erfundenes Beispiel. Ein Techniker berechnet 60 € pro Stunde. Ein Auftrag liegt 45 Minuten entfernt, also insgesamt 90 Minuten Reisezeit. Ein anderer liegt 10 Minuten entfernt, also insgesamt 20 Minuten.
| Methode | Lange Fahrt (90 Min.) | Kurze Fahrt (20 Min.) |
|---|---|---|
| Voller Satz, 60 € pro Stunde | 90,00 € | 20,00 € |
| Halber Satz, 30 € pro Stunde | 45,00 € | 10,00 € |
| Die ersten 30 Minuten je Richtung frei, dann 60 € pro Stunde | 30,00 € | 0,00 € |
| Feste Anfahrtspauschale von 40 € | 40,00 € | 40,00 € |
| Zonen: 15 € bis 15 Minuten Entfernung, 35 € darüber hinaus | 35,00 € | 15,00 € |
| In den Satz eingerechnet | 0,00 € | 0,00 € |
Vergleichen Sie diese Zahlen nun mit dem, was die Fahrt Sie kostet. Wenn eine Stunde der Zeit des Technikers das Unternehmen 30 € kostet, kostet die lange Fahrt 45 €, bevor Sie das Fahrzeug einrechnen. Der halbe Satz deckt das gerade so, und die Freizone, die Anfahrtspauschale und die Zonenzuschläge bleiben bei dieser Fahrt alle darunter. Die Anfahrtspauschale und die Zonenzuschläge holen einiges bei kurzen Fahrten wieder herein. Der Ratgeber zum Verrechnungssatz zeigt, wie Sie diese Stundenkosten ermitteln.
Die Anfahrtspauschale zeigt auch ihren Zielkonflikt: Der Kunde, der zehn Minuten entfernt wohnt, zahlt 40 € für eine Fahrt, die zum vollen Satz 20 € wäre. Das ist in Ordnung, wenn die Pauschale veröffentlicht ist und auch Parken, Verladen und die Rückfahrt abdeckt, aber seien Sie bereit, das zu sagen.
Wie teilen Sie eine Fahrt auf mehrere Kunden auf?
Teilen Sie die Fahrt zwischen ihnen auf und berechnen Sie nie jedem Kunden die ganze. Eine faire Methode verteilt die tatsächliche Reisezeit im Verhältnis zu dem, was die Fahrt jedes Kunden allein gedauert hätte.
Hier ein erfundenes Beispiel. Ein Berater besucht an einem Tag drei Kunden, zu 60 € pro Stunde. Die tatsächliche Route dauert 150 Minuten.
| Kunde | Fahrt allein | Anteil an den tatsächlichen 150 Minuten | Zu 60 € pro Stunde |
|---|---|---|---|
| A | 60 Min. | 37,5 Min. | 37,50 € |
| B | 90 Min. | 56,25 Min. | 56,25 € |
| C | 90 Min. | 56,25 Min. | 56,25 € |
| Summe | 240 Min. | 150 Min. | 150,00 € |
Jeder Kunde zahlt weniger, als eine eigene Fahrt kosten würde, und Sie holen trotzdem alles herein. Gleiche Anteile von 50 € sind einfacher und fair genug, wenn die Kunden nah beieinander liegen.
Dieselbe Regel gilt für Arbeit unterwegs. Wenn Sie eine Zugfahrt für Kunde A damit verbringen, einen Bericht für Kunde B zu entwerfen, berechnen Sie B das Entwerfen und A nicht dieselben Minuten. Eine Stunde lässt sich nur einmal verkaufen.
Formulierungen für Angebot und Rechnung
Eine Klausel für das Angebot oder Ihre Bedingungen:
Reisezeit wird mit 30 € pro Stunde von unserem Standort zu Ihrem Einsatzort und zurück berechnet, auf Grundlage der üblichen Fahrzeit der Strecke und nicht des tatsächlichen Verkehrs. Wenn eine Fahrt mehrere Kunden bedient, teilen wir die Zeit zwischen ihnen auf. Die Reise erscheint als eigene Zeile auf Ihrer Rechnung.
Eine Zeile für die Rechnung:
Reisezeit, 12. März 2026, zum Einsatzort und zurück: 1,50 Stunden zu 30,00 € pro Stunde.
Die übliche Fahrzeit der Strecke ist die zusätzlichen Worte wert. Sie nimmt den Verkehr aus der Diskussion, und die Rechnung des Kunden hängt nicht davon ab, an welchem Tag Sie zufällig gefahren sind.
Berechnen Sie Umsatzsteuer auf Reisezeit und Reisekosten?
In der Regel ja. Reisezeit ist im Allgemeinen Teil der Leistung, die Sie erbringen, und erhält dieselbe umsatzsteuerliche Behandlung wie die Arbeit.
Weiterberechnete Reisekosten sind in der Regel ebenfalls steuerpflichtig. Artikel 78 der Mehrwertsteuerrichtlinie rechnet Nebenkosten wie dem Kunden berechnete Beförderungskosten zur Bemessungsgrundlage. HMRCs Leitfaden zu Kosten oder durchlaufenden Posten, die an Kunden weitergegeben werden, nennt das Beispiel eines Flugtickets, das Sie für einen Kundenbesuch kaufen: Wenn Sie es weiterberechnen, berechnen Sie Umsatzsteuer, weil der Flug für Sie war. Echte durchlaufende Posten sind eine enge Ausnahme und werden in USt. auf weiterberechnete Auslagen und durchlaufende Posten behandelt. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land, prüfen Sie also Ihre.
Die Fehler, durch die Reisekosten bestritten werden
- Reise in der Arbeitszeile versteckt. Die Stunden wirken aufgebläht, und der Kunde beginnt, alle zu prüfen.
- Nicht sagen, wo die Fahrt beginnt. Ihr Standort, Ihre Wohnung und Ihr letzter Auftrag ergeben drei verschiedene Zahlen.
- Jede Teilstrecke einzeln runden. Addieren Sie zuerst die Strecken und wenden Sie dann Ihr Abrechnungsintervall einmal an.
- Eine Fahrt berechnen, auf die der Kunde keinen Einfluss hatte, etwa die Rückfahrt für ein vergessenes Teil. Die geht auf Ihre Kosten.
Reisezeit in ERPFlow abrechnen
Legen Sie jede Reiseberechnung als eigene Dienstleistung mit ihrem Preis an: „Reisezeit“ je Stunde oder „Anfahrtspauschale“ als Pauschalbetrag. Fügen Sie sie dem Angebot hinzu, damit der Kunde sie sieht, bevor er zusagt, und sie wird übernommen, wenn Sie das Angebot in eine Rechnung umwandeln. Jede Position hat ihre eigene Menge mit zwei Dezimalstellen und ihren eigenen Steuersatz.
ERPFlow hat heute weder einen Timer noch Stundenzettel. Die Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald. Das Feld Aufgewendete Zeit einer Karte kann Zeit nicht als Reise kennzeichnen, die Reisestunden auf einer Rechnung sind also die Zahl, die Sie eintippen.
Ausgaben erfassen Kraftstoff und Fahrkarten mit ihren Belegen, sind aber nicht mit Kunden oder Aufträgen verknüpft, und es gibt keine Kilometererfassung. Um einem Kunden Kosten weiterzuberechnen, fügen Sie seiner Rechnung selbst eine Position hinzu.