Profesyonel hizmetler için fatura nasıl kesilir

Profesyonel hizmetler için fatura keserken hizmet sözleşmenizdeki koşullara göre faturalayın ve işi, müşteri sizi aramadan onaylayabilecek şekilde tanımlayın: kapsanan dönem, yapılan iş, saatler ve saat ücreti ya da sabit ücret; masraflar ve müşteri adına yapılan ödemeler ayrı satırlarda; sonra KDV, toplam ve vade tarihi.

Müşteri teslim edilen bir paleti sayabilir. Tavsiyeyi kimse sayamaz, bu yüzden faturanın onu göstermesi gerekir. Danışmanlık, hukuk bürosu, muhasebeci ya da ajans faturasını sıradan bir faturadan ayıran budur. Genel adımlar müşteriye fatura nasıl kesilir yazısında.

Her ücret düzeni nasıl faturalanmalı?

Her ücret düzenini, satır hizmet sözleşmesinde vaat edilenin aynısını, mümkünse aynı sözcüklerle tekrar edecek şekilde faturalamalısınız.

Ücret esasını yazıya dökmediyseniz, faturayı düzeltmeden önce bunu düzeltin. Hizmet sözleşmesinin ücret bölümü nelerin yer alması gerektiğini gösterir.

Profesyonel hizmet faturasında ne kadar ayrıntı olmalı?

Profesyonel hizmet faturasında hizmeti ve kapsamını belirleyecek kadar ayrıntı gerekir; yasanın istediği de budur. AB KDV Direktifi'nin 226(6) maddesi "verilen hizmetlerin kapsamı ve niteliğini" ister. HMRC'nin KDV rehberi hizmeti belirlemeye yetecek bir tanım ister ve bir hizmetin birim fiyatının saat ücreti ya da standart bir hizmetin fiyatı olabileceğini söyler.

Gizliliği aklınızda tutun. Fatura, bir işten çıkarma ya da uyuşmazlıktan haberdar olmasına gerek olmayan bir muhasebe ekibinden geçer. Hassas işlerde satırı nötr tutun ("İstihdam danışmanlığı, Mart 2026, 6 saat") ve ayrıntılı anlatımı ilgili kişinize ayrıca gönderin.

Çalışılmış örnek: ücretler, saatler, bir masraf ve müşteri adına yapılan bir ödeme

Uydurma bir örnek: küçük bir danışmanlık şirketi, bir müşteriye Mart ayı için, örnek olması açısından %20 KDV ile fatura kesiyor.

Toplam, 6.735 € artı 1.347 € KDV, artı 120 €'luk müşteri adına yapılan ödemedir.

Firmaların hata yaptığı yer son iki satırdır. Tren bileti, kendi işinizi yapmanın bir maliyetidir; bu yüzden faturada ne dediğinizden bağımsız olarak fiyatınızın parçasıdır ve KDV'ye tabidir. HMRC, koşullarının genellikle danışmanın kendi yol, telefon ve posta giderlerinin disbursement sayılmasını engellediğini söyler (yukarıdaki rehberin 25.1 numaralı paragrafı ve maliyetler ve disbursement'lar rehberi).

Gerçek bir disbursement farklıdır. Müşterinin vekili olarak ödeme yaptınız, müşteri satın alınanı aldı ve kullandı, siz de tam tutarı yansıtıyorsunuz. AB dayanağı KDV Direktifi'nin 79(c) maddesidir; bu madde ayrıca gerçek tutarın kanıtlanmasını ister ve üzerinde hesaplanan KDV'yi indirmenizi yasaklar. Müşteriye yansıtılan masraflarda ve disbursement'larda KDV yazısı testleri tek tek anlatır.

Profesyonel hizmetler ne sıklıkla faturalanmalı?

Süreye göre faturalanan profesyonel hizmetler için en güvenli varsayılan aylıktır; çünkü yakın zamandaki iş için kısa bir fatura okunur ve ödenir, beş aylık bir fatura ise pazarlığa girer. Ayrıca bir sorun beş değil, bir ayın ücretlerinden sonra ortaya çıkar.

Hangi ritmi seçerseniz seçin, her faturada dönemi belirtin. 226(7) maddesi, düzenleme tarihinden farklıysa teslim tarihini ister; "1–31 Mart 2026" hem bunu hem de müşterinin ilk sorusunu birlikte yanıtlar.

Yaptığınız ama henüz faturalamadığınız iş, ödünç verdiğiniz paradır. Bir WIP raporu bunun ne kadar olduğunu gösterir. İşe başlamadan önce hesaba mahsuben para alıyorsanız, bunu nasıl faturalayacağınız için avans ve kalan ödeme faturalarına bakın; müşteri parası tutuyorsanız önce düzenleyici kurumunuzun kuralları geçerlidir.

İndirimi ya da değeri düşürülmüş saatleri nasıl gösterirsiniz?

Değeri düşürülmüş saatleri, sessizce daha az saat faturalamak yerine görünür bir indirim olarak gösterin; çünkü böylece müşteri hem işi hem de yapılan ödünü görür. 226(8) maddesi, birim fiyatın içinde değillerse indirimlerin zaten gösterilmesini ister.

Uydurma bir örnek. Bir danışman 95 € üzerinden 40 saat çalıştı ve 34 saat faturalamaya karar verdi.

Bu 3.230 €, tam olarak 95 € üzerinden 34 saattir ve gelecek ayın bütçe görüşmesi gerçek rakamdan başlar. Değer düşümü ve alacağı silme rehberimiz ikisi arasındaki farkı anlatıyor.

Faturanın müşteriyi şaşırtmasını nasıl önlersiniz?

Faturanın müşteriyi şaşırtmasını, müşteri onu açmadan önce içinde ne olduğunu söyleyerek önlersiniz. Üç satırlık bir ön yazı işin çoğunu yapar; fatura e-postası şablonlarında daha fazla örnek var:

Mart ayına ait INV-2026-0088 numaralı fatura ektedir: 8.202,00 €, vade 14 Nisan. Fatura, incelemenin 1. fazını kararlaştırılan sabit ücretle ve görüştüğümüz 40 saatlik tahminin içinde kalan 32,5 saatlik takip çalışmasını kararlaştırılan ücretlerle kapsıyor. Tarihlere göre saatler ekteki özette.

Bir fatura tahmini aşacaksa önce telefon edin. Aşımı sizden duyan müşteri bunu konuşmaya eğilimlidir. Faturada gören müşteri ise itiraz etmeye eğilimlidir.

ERPFlow'da profesyonel hizmetleri faturalama

ERPFlow'da zamanlayıcı ve puantaj yok. Saatlik işler, ücreti ve vergiyi tutan bir hizmet üzerinden, faturaya ücret ve miktar girilerek faturalanır. Takip edilen süreyi faturaya dönüştürme de dahil, zaman takibi yakında geliyor.

Şimdilik zaman kaydınızı şu an tuttuğunuz yerde tutun ve toplamları elle yazın. Bir proje bir müşteriye, o müşterinin teklif ve faturalarına bağlanabilir; her kartta saat ve dakika olarak yazılan bir Harcanan süre alanı vardır ve proje ile müşteri bazında toplanır. Bu toplam fatura satırı olmaz ve kişi bazında rapor yoktur.

Yukarıdaki örnekteki fatura olduğu gibi çalışır. Her satırın kendi miktarı, fiyatı, isteğe bağlı indirimi ve vergi oranı vardır; ücret satırları KDV taşırken müşteri adına yapılan ödeme satırı taşımaz. Bir süre özeti faturanın Ekler kartına eklenebilir, ancak e-posta yalnızca fatura PDF'ini taşır; özeti kendiniz gönderirsiniz. Aylık sabit ücretler, müşteriyi zamanlanmış olarak faturalayan ve parayı asla tahsil etmeyen yinelenen faturalarla yürütülebilir.

Projelerde ücret, bütçe, maliyetlendirme ya da kârlılık yoktur ve ERPFlow'da WIP raporu yoktur. Giderler müşterilere veya işlere bağlı değildir; dolayısıyla bir yansıtma, faturaya kendiniz yazdığınız bir satırdır.