Son güncelleme: 6 Kasım 2026
Diğer kaynaklardan alınan kurallar ve rakamlar 6 Kasım 2026 tarihinde kontrol edildi. Bunlar değişebilir; güvenmeden önce kaynağından doğrulayın.
Genel bilgilendirmedir, vergi ya da hukuk danışmanlığı değildir. Kurallar ülkenize ve durumunuza göre değişir; vergi ya da hukuk sonucu doğuran her konuyu muhasebecinizle kontrol edin.
Müşteriye yansıtılan masrafların çoğu KDV taşır. Kendi işinizi yapmak için bir şey aldıysanız, örneğin seyahat, o sizin teslimizin parçasıdır; bu yüzden üzerine olağan oranınızla KDV hesaplarsınız. Müşterinin acentesi olarak ödenen ve tam maliyetiyle yansıtılan gerçek bir aracılık harcaması (disbursement) kendi KDV'nizin dışında kalır. Test, teslimi kimin aldığıdır.
Bu rehber KDV'yi ele alır. Faturalama tarafı, yani müşteri için masraf satırlarının nasıl kurulacağı ve yazılacağı, yansıtılan masrafları faturalama rehberindedir.
Yansıtma ile aracılık harcaması arasındaki fark nedir?
Yansıtma ile aracılık harcaması arasındaki fark, alımın kimin alımı olduğudur. Üçüncü taraf size teslim yaptıysa maliyeti yansıtmak bir yansıtmadır. Üçüncü taraf müşterinize teslim yaptıysa ve siz yalnızca onun adına ödediyseniz, bu bir aracılık harcaması olabilir.
| Yansıtma | Aracılık harcaması | |
|---|---|---|
| Mal veya hizmeti kim aldı | Siz | Müşteriniz |
| Faturanızdaki KDV | Evet, olağan oranınızla | Hayır |
| Size hesaplanan KDV'yi geri alabilir misiniz | Evet, geçerli bir KDV faturasıyla | Hayır |
| Kâr payı ekleyebilir misiniz | Evet ve ona KDV uygulanır | Hayır, yalnızca tam maliyet |
| Faturada ayrı gösterim | Size kalmış | Zorunlu |
AB mevzuatı aynı çizgiyi çizer. KDV Direktifi'nin 78(b) maddesi, taşıma ve sigorta gibi müşteriye yansıtılan tali masrafları vergilendirilebilir tutarınıza dahil eder. 79(c) madde ise yalnızca "müşterinin adına ve hesabına yapılan" ve bir geçici hesaba kaydedilen harcamaların iadesini dışarıda bırakır; fiilî tutarın kanıtını ister ve üzerindeki herhangi bir KDV'yi indirmenizi yasaklar. Ulusal kurallar ayrıntıda farklılık gösterir; kendi ülkenizinkine bakın.
Bir maliyeti ne zaman aracılık harcaması sayabilirsiniz?
Bir maliyeti ancak tüm koşullar sağlanırsa aracılık harcaması sayabilirsiniz ve Birleşik Krallık'ta HMRC'nin 700 sayılı KDV Bildirimi, bölüm 25.1 sekiz koşul sıralar:
- Üçüncü tarafa öderken müşterinizin acentesi olarak hareket ettiniz.
- Müşteriniz mal veya hizmetleri aldı ve kullandı.
- Üçüncü tarafa ödemekten müşteriniz sorumluydu.
- Müşteriniz, onun adına ödemeniz için sizi yetkilendirdi.
- Müşteriniz, mal veya hizmetleri bir üçüncü tarafın sağlayacağını biliyordu.
- Maliyeti faturanızda ayrı gösteriyorsunuz.
- Yalnızca ödediğiniz tam tutarı tahsil ediyorsunuz.
- Mal veya hizmetler, sizin kendi sunduklarınıza açıkça ek niteliğindedir.
2. koşul adayların çoğunu eler, çünkü tren, telefon ve posta hizmetini kullananlar genellikle sizsiniz. HMRC'nin maliyetler ve aracılık harcamaları rehberi ve 700 sayılı Bildirim şu örnekleri verir.
| Müşteriye yansıtılan maliyet | Uygulama | Neden |
|---|---|---|
| Müşteriyi ziyaret için uçak bileti | Yansıtma | Havayolu size teslim yaptı |
| Müşteriye gönderdiğiniz posta | Yansıtma | İşinizin olağan bir maliyeti |
| Hesabınızdan banka havale ücreti | Yansıtma | Bankanın ücreti muaf olsa bile banka size teslim yaptı |
| Müşterinin onayıyla onun için alınan web barındırma | Aracılık harcaması | Müşteri kullanır ve kimin sağladığını bilir |
| Bir müşteriye danışmanlık vermek için avukatın arazi sicilinde kişisel araştırması | Yansıtma | Bilgiyi avukat kullandı |
| Müşteri için bir belge almak üzere avukatın posta yoluyla araştırması | Aracılık harcaması olabilir | Belgeyi müşteri kullanır |
Avukat örnekleri çizginin ne kadar dar olduğunu gösterir ve hukuk büroları buna sürekli rastlar. Faturanızdaki bir satıra "aracılık harcaması" demek, onu KDV açısından aracılık harcaması yapmaz.
Çalışılmış örnek: ikisini de içeren tek fatura
Aşağıdaki örnek uydurmadır; Birleşik Krallık kuralını ve %20 oranını kullanır. Bir danışman 4.000 £ ücret ve üç maliyet faturalıyor:
- KDV hesaplanmamış 180 £'luk tren biletleri.
- Danışmanın adına düzenlenmiş KDV faturalı, 250 £ artı 50 £ KDV tutarında otel.
- Müşterinin borçlu olduğu, danışmanın izniyle ödediği 120 £'luk yasal başvuru harcı.
| Fatura satırı | Tutar |
|---|---|
| Danışmanlık ücreti | 4.000,00 £ |
| Tren biletleri (yansıtma) | 180,00 £ |
| Otel (yansıtma, KDV hariç) | 250,00 £ |
| KDV'nin hesaplandığı tutar | 4.430,00 £ |
| %20 KDV | 886,00 £ |
| Aracılık harcaması: adınıza ödenen başvuru harcı | 120,00 £ |
| Toplam | 5.436,00 £ |
Danışman hiç KDV ödemese bile tren biletlerine KDV uygulanır, çünkü HMRC yansıtmalara "KDV ödenmiş olsun olmasın" KDV hesaplanacağını söyler. Danışman, otelin 50 £'unu olağan yoldan geri alır. Aracılık harcaması, HMRC'nin örnek faturasında olduğu gibi, KDV satırının altında kendi başına kalem kalem yer alır.
KDV üzerine KDV hesaplamaktan nasıl kaçınırsınız?
Ödediğiniz KDV'yi geri alabiliyorsanız net maliyeti yansıtarak KDV üzerine KDV hesaplamaktan kaçınırsınız. Burada en sık yapılan hata budur ve fiş toplamını maliyet saymaktan gelir.
| Otel fişi: 250 £ + 50 £ KDV | Yansıtılan | Eklenen KDV | Müşterinin ödediği |
|---|---|---|---|
| Doğru: neti yansıtın | 250,00 £ | 50,00 £ | 300,00 £ |
| Yanlış: fiş toplamını yansıtın | 300,00 £ | 60,00 £ | 360,00 £ |
Yanlış sürümde müşteri 60 £ fazla öder. Danışman ayrıca 50 £ geri almıştır; yani maliyetiyle yansıtmayı düşündüğü bir masraftan para kazanmıştır.
KDV'yi geri alamıyorsanız, örneğin KDV mükellefi olmadığınız için, brüt tutar gerçekten sizin maliyetinizdir ve hesap değişir. Aşağıdaki SSS'ye bakın.
Bir maliyeti aracılık harcaması saymaya değer mi?
Bir maliyeti aracılık harcaması saymak genellikle yalnızca tedarikçi KDV hesaplamadıysa ya da müşteriniz KDV'yi geri alamıyorsa değerlidir. HMRC bunu doğrudan söyler. Aracılık harcaması KDV'yi geri almanızı engeller ve müşteriniz de geçerli bir KDV faturası olmadan onu geri alamayabilir.
| Tedarikçi KDV hesapladı mı? | Müşteri KDV'yi geri alabilir mi? | Genellikle daha iyisi |
|---|---|---|
| Hayır | Fark etmez | Koşullar sağlanıyorsa aracılık harcaması |
| Evet | Hayır | Koşullar sağlanıyorsa aracılık harcaması |
| Evet | Evet | Yansıtma; müşteri geri alabileceği KDV'yi alır |
Kanıtı saklayın. Bildirim 700, bölüm 25.1.2, ödemeyi hariç tutabildiğinizi gösteren bir sipariş formu veya fatura kopyası gibi bir şey saklamanızı ve KDV'yi geri almadığınızı gösterebilmenizi söyler. Faturaya kopyalayabileceğiniz bir satır:
Aracılık harcaması, yetkinizle adınıza ödenmiştir, maliyetiyle ve KDV eklenmeden: [tedarikçi, referans, tarih]. Tedarikçi faturasının kopyası ektedir.
Sınır ötesi faturadaki masraflar ne olur?
Sınır ötesi faturadaki masraflar normalde ana hizmeti izler, çünkü yansıtma kendi teslimizin parçasıdır. Başka bir AB ülkesindeki işletmeye ücretiniz tersine yükümlülük kapsamına giriyorsa yansıtma da onun altında yer alır ve sizden KDV taşımaz. Aynı net tutara girer.
Yol boyunca ödediğiniz yabancı KDV ayrı bir konudur. Başka bir AB ülkesindeki otelin KDV'si olağan beyannamenize girmez. Onu kendi vergi idareniz üzerinden çevrimiçi talep edersiniz ve bazı ülkeler restoran, eğlence ve yakıt gibi belirli maliyetler için iade yapmaz. Dolayısıyla bir yansıtmada, geri alabildiğiniz tutar gerçek maliyetinizi belirler.
ERPFlow'da yansıtmaları ve aracılık harcamalarını faturalama
ERPFlow bir masrafın sizin tarafınızı kaydeder ve faturalamanıza izin verir, ama ikisini birbirine bağlamaz. Giderler tedarikçiyi, kategoriyi, KDV'yi ve eklenmiş bir makbuzu tutar. Müşterilere veya işlere bağlı değildir; bu yüzden hiçbir şey kendiliğinden faturaya geçmez ve ERPFlow müşteri başına maliyet veya marj göstermez. Çalışan masraf talepleri, onay akışı veya kilometre takibi de yoktur.
- Her maliyeti fatura satırı olarak ekleyin; açık bir açıklama ve net tutarla.
- Yansıtmalar olağan vergi oranınızı alır; yeni bir satır zaten onunla başlar.
- Aracılık harcamaları KDV almaz. O satırdaki vergi oranını temizleyin ve kalem kalem görünsün diye açıklamasına "Aracılık harcaması:" ile başlayın.
- Makbuzu faturaya dosya olarak ekleyin.
ERPFlow bir maliyetin koşulları sağlayıp sağlamadığını sınamaz; sekiz koşul sizde kalır. Aracılık harcaması satırı, faturanın ara toplamına ve toplamına diğer satırlar gibi girer; ayrı bir aracılık harcamaları ara toplamı yoktur, bu yüzden açıkça görünmesini istiyorsanız Notlar'a bir tane ekleyin. 79(c) maddedeki geçici hesap uygulaması muhasebenize aittir; bu yüzden muhasebecinize hangi satırların bunlar olduğunu söyleyin. Peppol XML dışa aktarımı vergisiz her satırı sıfır oranlı sayar; bu yüzden bir aracılık harcamasını bu şekilde göndermeden önce e-fatura operatörünüze sorun.