Personel ve işe alım ajansları müşterilerine nasıl fatura keser?

Personel ajansları, geçici çalışanlar için müşterilerine haftalık veya iki haftalık fatura keser: onaylanmış puantaj saatleri, kararlaştırılan fatura saat ücretiyle çarpılır. İşe alım ajansları, aday kabul ettiğinde ya da işe başladığında, genellikle adayın maaşının bir yüzdesi olan tek seferlik bir yerleştirme bedeli keser. Sabit ücretli aramalar, arama ilerledikçe taksitlerle faturalanır.

Her ajans türü hangi faturayı keser?

Her ajans türü farklı bir şey faturalar; bu yüzden fatura, zamanlaması ve arkasındaki kanıt da değişir.

Geçici personel faturası nasıl işler?

Geçici personel faturası, onaylanmış saatleri kararlaştırılan fatura saat ücretiyle, belirtilen bir hafta için satır satır ücretlendirir. İşte KDV %20 ile bir depo müşterisinin haftalık faturasından uydurma bir örnek.

Bu faturaları ödemeyi kolaylaştıran şey referans izidir: müşterinin satın alma siparişi ya da masraf merkezi, hafta sonu tarihi ve her satırın arkasında onaylanmış bir puantaj. Müşteri saatleri onayladıysa tartışacak pek bir şey kalmaz. Onaylamadıysa fatura geri gelir. Ekip puantaj şablonu, böyle bir satırı besleyen bir düzen verir.

Büyük müşteriler süreci bir tedarikçi yönetim sistemi üzerinden kendileri yürütebilir; bazen faturayı müşterinin sizin adınıza düzenlediği kendi kendine faturalamayla. KDV Direktifi'nin 224. maddesi buna önceden anlaşma ve her faturanın kabulü için bir prosedür koşuluyla izin verir; faturada "Self-billing" ibaresi de bulunmalıdır (226(10a) maddesi).

Kâr payı (markup) ile marj arasındaki fark nedir?

Kâr payı, fatura saat ücretini çalışanın ücretine göre ölçer; marj ise geriye kalanı fatura saat ücretine göre ölçer. Ajansların birini kastedip ötekini söylemesi, yanlış fiyatlamanın yaygın bir kaynağıdır.

Aynı 24 € fatura saat ücreti için uydurma rakamlarla:

%60 kâr payı cömert görünür. Oysa ofisinizi, danışmanlarınızı ve geç ödeyen her müşteriyi karşılamak için saat başına 6 € bırakır. Geçici personel temininde, işe alım bedelinin yaşamadığı bir nakit açığı da vardır: 30 günlük vadede, ilk müşteri ödemesi gelmeden dört veya beş haftalık bordro ödeyebilirsiniz. Ödeme koşullarınızı bunu düşünerek belirleyin.

Yerleştirme bedeli faturası nasıl işler?

Yerleştirme bedeli faturası, başarılı bir işe alım için, genellikle adayın kararlaştırılan maaşının bir yüzdesi olarak bir kez ücretlendirir. Bedel seviyeleri hizmet koşullarınızın ticari bir konusudur; bu yüzden aşağıdaki rakamlar uydurmadır.

48.000 € maaş üzerinden %20 bedel 9.600 €'dur; buna 1.920 € tutarında %20 KDV eklenir ve toplam 11.520 € olur. "Maaş"ı ihtiyaç duymadan önce koşullarınızda tanımlayın: prim, komisyon veya araç ödeneğinin dahil olup olmaması, bedeli pazarlık ettiğiniz yüzdeden fazla değiştirebilir.

Yerleştirme bedeli: Operasyon Müdürü, aday J. Örnek, başlangıç tarihi 1 Şubat 2027. 5 Ekim 2026 tarihli hizmet koşullarına göre, kararlaştırılan ilk yıl brüt temel maaşı olan 48.000 €'nun %20'si. İade koşulları: madde 7.

İadeler. Birçok koşul, işe alınan kişi erken ayrılırsa bedelin bir kısmını iade eder. İşte aynı 9.600 € bedel üzerinde uydurma kademeli bir ölçek.

İade, zaten kestiğiniz bir faturayı düşürür; bu yüzden orijinali düzenlemek yerine normalde bir iade faturası ile yapılır.

Sabit ücretli arama. Sabit ücret aramaya yayılır. Uydurma bir örnek olarak, 75.000 € maaşın %30'u 22.500 €'dur ve üç taksitle faturalanır: 7.500 € göreve başlarken, 7.500 € kısa liste sunulurken ve 7.500 € yerleştirmede. İşleyiş hakedişe göre faturalama ile aynıdır; yalnızca proje yerine bir arama vardır.

Bir ajansın faturasına hangi KDV uygulanır?

Bir ajansın faturasındaki KDV, ajansın çalışanı sağlayıp sağlamadığına ya da yalnızca tanıştırıp tanıştırmadığına bağlıdır. HMRC bu ayrımı 700/34 sayılı KDV Bildirimi'nde açıkça çizer:

• Personeli asıl taraf olarak sağlamak: KDV, müşteriden geri alınan personel maliyetleri dahil tüm bedel üzerinden doğar (2.3 numaralı paragraf). Yukarıdaki faturada bu, ajansın marjı üzerinden değil, 3.048 €'nun tamamı üzerinden KDV demektir.
• Aracı olarak hareket etmek, doğrudan müşteriyle sözleşme yapacak bir çalışanı tanıştırmak: bu bir tanıştırma hizmetidir ve KDV ajansın ücretleri üzerinden doğar (5.1.2 numaralı paragraf).

Tüm bedel üzerindeki KDV'nin maliyeti, onu geri alamayan müşterilere yüklenir; bu yüzden onlarla bu konuşmayı bekleyin. Diğer ülkeler kendi yanıtlarına varır, bu yüzden kendi ülkenizinkini kontrol edin. Yurt dışındaki müşteriler için AB müşterilerine fatura kesme rehberine bakın.

Hangi ajans çalışanı kuralları faturayı etkiler?

Ajans çalışanı kuralları faturayı esas olarak fatura saat ücreti ve devir bedeli üzerinden etkiler. Kurallar ülkeye göre değişir ve zamanla değişir; bu yüzden bunları bir danışmanla kontrol edeceğiniz işaretler olarak düşünün.

• Eşit muamele: AB'de 2008/104/EC sayılı Direktif, 5. madde, geçici çalışanın temel çalışma ve istihdam koşullarının, doğrudan işe alınsaydı sahip olacağı koşullardan en az o kadar iyi olması gerektiğini söyler; ulusal yasalar bunu farklı uygular. Birleşik Krallık'ta eşdeğer hak, aynı işverenle aynı rolde 12 kesintisiz takvim haftasından sonra başlar. O noktada ücret artarsa, koşullarınızın fatura saat ücretinin de aynı yönde gitmesine izin vermesi gerekir.
• Kalıcıya geçiş: AB hukuku, bir müşterinin görev sonrasında geçici çalışanı işe almasını engelleyen maddeleri geçersiz kılar; ancak ajansın hizmetleri için makul bir bedele izin verir (6(2) maddesi). Birleşik Krallık'ta devir bedeli yalnızca belirli koşullarda alınabilir ve bedel, işverenle yaptığınız sözleşmede yer almalıdır.
• Çalışanlardan ücret almak: Aynı Direktifin 6(3) maddesi, ajansların çalışanlardan, müşteri tarafından işe alınmalarını düzenledikleri için ücret almasını yasaklar.
• Lisans: bazı ülkeler ve sektörler bir ajansın lisans sahibi olmasını ister. Yeni bir ülkede müşteriye fatura kesmeden önce kontrol edin.

Birleşik Krallık hükümeti bu çerçevede değişiklikler için görüş alıyor; bu yüzden orada güncel durumu kontrol edin.

ERPFlow'da personel ve işe alım müşterilerine fatura kesmek

ERPFlow'da bugün zamanlayıcı ya da puantaj yoktur. Zaman takibi, takip edilen süreyi faturaya dönüştürme de dahil, yakında geliyor. Bordro, vardiya planlaması veya aday takibi yoktur; yani faturayı yönetir, yerleştirmeyi yönetmez.

• Saat ücretleri: her rolü, birimi hr olan ve fatura saat ücretini taşıyan bir hizmet olarak ekleyin. Müşteriler arasında farklılaşan ücretler satırda üzerine yazılır.
• Haftalık faturalar: onaylanmış saatleri bir fatura satırında miktar olarak yazın; haftayı ve çalışanı açıklamaya koyun. Çoğalt, geçen haftanın faturasını yeni bir taslağa kopyalar ve satırları yeniden yazmaktan kurtarır. Yinelenen fatura buraya uymaz, çünkü satırları her çalıştırmada aynıdır.
• Referanslar: Sipariş numarası alanı müşterinin satın alma siparişini tutar ve PDF'te yazdırılır.
• Kanıt olarak puantaj: onaylanmış puantajı faturaya ekleyin. Ekler kaydınızda kalır ve faturayla e-postayla gönderilmez; müşteri isterse puantajı ayrıca gönderin.
• Yerleştirme bedelleri: faturada tek bir satır; açıklamasında yukarıdaki metin.
• İadeler: ERPFlow'da iade faturası belgesi yoktur. İptal olarak işaretle ve Çoğalt, tam iptali ve yeniden kesmeyi karşılar; ancak kısmi iade için muhasebe sisteminizden bir iade faturası gerekir.

Her müşterinin müşteri kaydı net geliri ve kalan alacağı gösterir. ERPFlow çalışan, müşteri veya yerleştirme başına marj göstermez.