Danışmanlıkta saat ücreti ve aylık sabit ücretli faturalama

Saatlik faturalama, danışmanın müşterisinden gerçekten çalışılan süreyi ücretlendirir. Aylık sabit ücret (retainer) ise kararlaştırılan miktarda süre, erişim ya da çıktı için sabit bir aylık ücret alır. İş düzensiz ya da belirsizse saatliği, müşteri sizi düzenli olarak gerektiriyorsa ve ücretin neyi kapsadığını söyleyebiliyorsanız aylık sabit ücreti seçin.

Saatlik ve aylık sabit ücretli faturalama arasındaki fark nedir?

Saatlik faturalama danışmanın gelirini çalışılan saate, aylık sabit ücret ise takvime bağlar. Müşterinin sorusu da onunla birlikte değişir: saatlik müşteriler saatlerin ne için olduğunu sorar, retainer müşterileri ise ücretin neleri içerdiğini.

Danışman saat üzerinden mi, aylık sabit ücretle mi faturalamalı?

Danışman, iş öngörülmesi zor olduğu sürece saat üzerinden faturalamalı ve müşterinin ihtiyacı tarif edilebilecek kadar düzenli olduğunda aylık sabit ücrete geçmelidir. Kararı genellikle belirleyen durumlar şunlardır.

Danışmanlıkta aylık sabit ücret türleri nelerdir?

Bir danışmanlık retainer'ı genellikle üç biçimden birini alır ve birçok tartışma, tarafların farklı birini varsaymasıyla başlar.

• Saat retainer'ı. Ayda belirli bir saat sayısı. Açıklaması da kontrolü de kolaydır; altında taban olan saatlik faturalamaya en yakın şeydir.
• Erişim retainer'ı. Ulaşılabilir olmak için bir ücret: yanıtlanan aramalar, elinizin altında tavsiye, açık tutulan zaman. Saatler sayılmaz; bu yüzden sınırı yanıt süresi ya da toplantı sayısı gibi başka bir şekilde koyun.
• Çıktı retainer'ı. Her ay sabit teslimatlar; yönetim kurulu dosyası ya da aylık değerlendirme gibi. Bu aslında tekrarlayan bir sabit ücrettir ve öyle fiyatlamalısınız.

Sözleşmede biçimin adını yazın. Tek başına "retainer" kimseye neyin satın alındığını söylemez.

Çözümlü örnek: aynı altı ay iki yöntemle faturalanırsa

İşte uydurma bir örnek. Bir danışman saati 120 € ücretlendiriyor. Retainer'da müşteri ayda 15 saate kadar 1.650 € ödüyor; bu saati 110 €'ya gelir, ekstra saatler tam 120 € ve devir yok.

Toplamlar, 12.000 € ile 12.300 € olarak neredeyse oynamaz. Değişen taban olur: danışmanın en kötü ayı 1.080 €'dan 1.650 €'ya çıkar ve bu para işten sonra değil işten önce gelir. Karşılığında müşteri ayda 15 saati kendisi için daha düşük bir ücretle ayrılmış olarak alır ve kullanmadığı 10 saat için de öder.

Şimdi ekstralar maddesini çıkarın. Sabit 1.650 € üzerinden her ay 25 saat kullanan bir müşteri saati 66 € öder ve yeniden pazarlık etmeden artırmanın yolu yoktur. Bu yüzden sınırsız bir retainer, ne kadar istikrarlı hissettirse de danışman için kötü bir anlaşmadır.

Önce hedefi hesaplayın. Müşteriye uygulanan saat ücretini hesaplama rehberi, bir retainer'ı sınamak için kullanacağınız rakamı verir. Retainer başladıktan sonra saatleri kaydetmeyi de sürdürmeniz gerekir; yoksa işe yarayıp yaramadığını asla bilemezsiniz. Bunu danışmanlıkta zaman takibi iş akışı ele alır.

Aylık sabit ücret sözleşmesinde ne yazmalı?

Bir retainer sözleşmesi, aylık ücretin neyi kapsadığını, bu sınırın üstünde ne olduğunu, kullanılmayan sürenin ne olacağını ve iki tarafın bunu nasıl sona erdirebileceğini belirtmelidir. Bu ifade, saat retainer'ı için dördünü de karşılar:

Aylık 1.650 € artı KDV ücret, her takvim ayında en fazla 15 saatlik danışmanlığı kapsar. 15 saati aşan saatler saati 120 € üzerinden ücretlendirilir ve ay sonunda faturalanır. Kullanılmayan saatler devretmez. İkimizden biri bu düzenlemeyi 30 gün önceden yazılı bildirimle sona erdirebilir.

Yukarıdaki rakamlar örnekteki uydurma olanlardır; kendi rakamlarınızla değiştirin. Faturanın kendisini aylık sabit ücretin faturalanması rehberi ele alır.

Saatlik bir müşteriyi aylık sabit ücrete nasıl geçirirsiniz?

Saatlik bir müşteriyi aylık sabit ücrete geçirmek için müşterinin kendi geçmişinden başlayın, çünkü rakamlar tartışmaya açık değildir.

1. 6 ila 12 aylık saatleri çıkarın. Örnekte ortalama ayda yaklaşık 17 saattir; aralık 9 ile 25'tir.
2. Dahil saatleri tipik bir aya yakın belirleyin, tepeye değil. Tepeler ekstra ücretinin işidir.
3. Taahhüt için küçük bir indirim önerin. Bunun bedelini öngörülebilir gelir öder.
4. Gözden geçirmeli üç aylık bir deneme önerin; böylece iki taraf da bir tahmine kilitlenmiş hissetmez.

Ücretiniz de değişiyorsa onu ayrı yönetin. Birlikte gelen bir ücret artışı mektubu ve yeni bir faturalama düzeni, tek büyük bir fiyat artışı gibi okunur.

ERPFlow'da saatlik işi ve aylık sabit ücreti faturalamak

ERPFlow ikisini de faturalar; saat hesabını siz yaparsınız. Daha geniş uyum için danışmanlık firmaları sayfasına bakın.

• Aylık sabit ücretler: müşteri için aylık bir yinelenen fatura kurun. Her çalıştırma ya faturayı keser ve e-postayla gönderir ya da sizin için taslak bırakır. Fatura keser, hiçbir zaman tahsil etmez; bu yüzden ödemeler elle girilir. Taslak, kesmeden önce ekstra saat satırı eklemenize de izin verir.
• Saatlik iş: birimi hr ve ücretiniz olan bir hizmet oluşturun, fatura satırında seçin ve saati miktar olarak yazın.
• Saatleri kaydetmek: Projeler içindeki bir kartın, saat ve dakika olarak yazılan, proje ve müşteri bazında toplanan bir harcanan süre alanı vardır.

ERPFlow'da şu an zamanlayıcı veya puantaj yok. Zaman takibi, takip edilen süreyi faturaya dönüştürme de dahil, yakında geliyor. Bir karta yazılan saatler şu an fatura satırına dönüşmez ve ERPFlow onları bir retainer'ın payına karşı saymaz; bu yüzden toplamı dahil saatlerle elle karşılaştırın.