Jak wystawić fakturę jako freelancer

Żeby wystawić fakturę klientowi jako freelancer, wyślij ponumerowaną fakturę z Twoim imieniem, nazwiskiem i adresem, pełną nazwą klienta, opisem tego, co zrobiono i kiedy, kwotą i ewentualnym VAT, terminem płatności i danymi bankowymi. To, czy naliczasz VAT, zależy od Twojej rejestracji i od tego, gdzie jest klient, więc rozstrzygnij to najpierw.

Ogólne kroki znajdziesz w jak wystawić fakturę klientowi. Ten poradnik opisuje, co się zmienia, gdy firmą jest jedna osoba.

Co freelancer musi wpisać na fakturze?

Faktura freelancera zawiera te same dane co każda inna, z jedną różnicą: to Ty jesteś podmiotem prawnym, więc na fakturze jest Twoje własne imię i nazwisko. W Wielkiej Brytanii GOV.UK mówi, że sole traders (osoby prowadzące jednoosobową działalność) muszą podać swoje imię i nazwisko oraz używaną nazwę firmy, a jeśli używają nazwy firmy, także adres, pod który można doręczać dokumenty prawne. Jeśli działasz przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, na fakturze jest jej pełna zarejestrowana nazwa.

Chwytliwa nazwa handlowa obok nazwy prawnej jest w porządku, ale nigdy zamiast niej.

Musi też być Twój adres. Jeśli wolisz nie drukować adresu domowego, zapytaj księgowego, co w Twoim kraju można podać zamiast niego. Twój kraj może też wymagać numeru rejestracji podatkowej lub firmowej. Sprawdź to raz, wpisz odpowiedź do szablonu i pytanie nie wróci.

Czy freelancer powinien naliczać VAT?

Freelancer nalicza VAT tylko wtedy, gdy jest zarejestrowany jako podatnik VAT, a po rejestracji o sposobie rozliczenia decyduje miejsce i status klienta.

Próg rejestracji w Wielkiej Brytanii to 90 000 £ obrotu podlegającego opodatkowaniu w ciągu 12 miesięcy. W UE każdy kraj decyduje, czy zwolnić małe firmy, a ustalony próg nie może przekraczać 85 000 € (artykuł 284 dyrektywy VAT).

Doliczenie VAT bez rejestracji to tu najdroższy błąd. Poradnik HMRC o VAT mówi, że fakturę VAT może wystawić tylko osoba zarejestrowana jako podatnik VAT, a wystawianie jej bez rejestracji grozi karami finansowymi. Freelancer, który skopiuje szablon znajomego z linijką VAT, może zrobić to przez przypadek.

Jak wygląda faktura freelancera?

Oto wymyślony przykład: freelancer programista wystawia 31 marca fakturę za pracę wykonaną w tym miesiącu, z 14-dniowym terminem płatności i 20% VAT dla ilustracji.

Dwa szczegóły oszczędzają kłótni. Daty przy pozycji ze stawką dzienną pozwalają klientowi sprawdzić ją w swoim kalendarzu. A godziny zapisuj jako ułamki dziesiętne: trzy i pół godziny to 3,5. Zapisz 3,30, a ktoś przeczyta to jako 3,3 godziny, czyli 231 € zamiast 245 €, czyli klient ma pytanie, a Ty stratę 14 €.

Licencja na czcionkę ma tu VAT, bo to koszt zlecenia przeniesiony na klienta jako część Twojej ceny. Fakturowanie wydatków do zwrotu opisuje, kiedy tak jest dobrze, a kiedy nie.

O co zapytać nowego klienta przed pierwszą fakturą?

Nowego klienta zapytaj o dane do faktury i o proces płatności, zanim zaczniesz, bo właśnie przy pierwszej fakturze wychodzą problemy z papierami. Wystarczy jedna wiadomość:

Zanim wyślę pierwszą fakturę, czy możesz potwierdzić trzy rzeczy? Pełną nazwę i adres, na które mam wystawić fakturę, czy potrzebujecie numeru zamówienia zakupu na fakturze oraz na jaki adres mają trafiać faktury. Jeśli najpierw muszę zostać wprowadzony jako dostawca albo płacicie w stałych terminach, napisz, czego potrzebujecie ode mnie.

Większe firmy często nie zapłacą dostawcy, którego nie ma w ich systemie, a wprowadzenie go może trwać dłużej niż samo zlecenie. Zapytaj wcześnie i odeślij formularze tego samego dnia.

Jak freelancerzy dostają zapłatę na czas?

Freelancerzy dostają zapłatę na czas głównie dzięki temu, co uzgodnią przed rozpoczęciem pracy.

• Poproś nowych klientów o zaliczkę. Sprawdza ona, czy proces płatności działa, i dzieli ryzyko. Zobacz faktury zaliczkowe i płatność końcową.
• Fakturuj długie zlecenia etapami. Trzy miesiące niezapłaconej pracy to duża pożyczka dla kogoś, kogo znasz z dwóch spotkań. Fakturowanie etapowe pokazuje, jak to zrobić.
• Uzgodnij na piśmie krótkie warunki płatności, w ofercie albo umowie, a nie wyłącznie na fakturze.
• Fakturuj w dniu zakończenia. Większość terminów płatności liczy się od faktury, więc spóźniona faktura to spóźnione pieniądze.
• Przypomnij się dzień po terminie. Seria przypomnień zawiera teksty do skopiowania.

Freelancerzy nie są też wierzycielami drugiej kategorii. Unijna dyrektywa o opóźnieniach w płatnościach obejmuje przedsiębiorcę „także wtedy, gdy działalność prowadzi jedna osoba" (w oryginale: „even where that activity is carried out by a single person"), więc jeśli klient biznesowy płaci po terminie, możesz naliczyć odsetki i stałą kwotę jak każdy inny.

Błędy typowe dla pracy w pojedynkę

• Zapisanie na starej fakturze z zeszłego miesiąca. Szablon w Wordzie albo arkuszu zachowuje starą datę, numer albo klienta, jeśli tego nie wyłapiesz, a sprawdzasz tylko Ty.
• Numerowanie według klienta. ACME-001 i BETA-001 wyglądają porządnie, ale trudno wtedy wykazać, że Twoje faktury tworzą jeden ciąg. Jak numerować faktury podaje formaty, które się sprawdzają.
• Fakturowanie osoby, która Cię zatrudniła. Imię i nazwisko kontaktu nie jest klientem. Klientem jest firma, która jest Ci winna pieniądze.

Fakturowanie klientów jako freelancer w ERPFlow

Fakturowanie w ERPFlow sprawdza się przy jednej osobie. Plan Free obejmuje jednego członka, 5 faktur miesięcznie, 10 klientów i 5 usług. Działa tylko w Twojej walucie podstawowej, a jego pliki PDF mają stopkę „Generated by ERPFlow.ai". Limity większych planów znajdziesz na stronie cennika.

Swoją nazwę prawną, adres, dane bankowe i ewentualny numer VAT wpisujesz raz w Ustawienia → Dane firmy i drukują się na każdej fakturze. Numery nadawane są automatycznie. Stawka dzienna lub godzinowa może być zapisana w usłudze, więc nowa pozycja to wybranie usługi i wpisanie ilości. Jeśli nie masz rejestracji jako podatnik VAT, zostaw przy pozycji pustą stawkę podatku. Oferta zamienia się w wersję roboczą faktury bez przepisywania.

ERPFlow nie ma stopera ani kart czasu pracy. Pracę godzinową rozliczasz, wpisując na fakturze stawkę i ilość. Rejestracja czasu pracy, razem z zamianą zarejestrowanego czasu na faktury, będzie dostępna wkrótce. Na razie karta projektu ma pole „Poświęcony czas", które wpisujesz w godzinach i minutach i które sumuje się na projekt i na klienta, ale ta suma nie zamienia się w pozycje faktury. Odczytujesz ją i wpisujesz ilość ręcznie.

Klienta płacącego stałą opłatę miesięczną możesz objąć fakturą cykliczną, która jest wystawiana i wysyłana e-mailem albo zostaje wersją roboczą do sprawdzenia. Fakturuje klienta, ale nigdy nie pobiera pieniędzy, bo ERPFlow nie ma płatności kartą online ani automatycznego pobierania należności. Każdą wpłatę rejestrujesz, gdy dotrze.