Ostatnia aktualizacja: 6 listopada 2026
Przepisy i dane z innych źródeł sprawdzono 6 listopada 2026. Zmieniają się, więc zanim na nich oprzesz decyzję, potwierdź je w źródle.
Informacje ogólne, nie porada podatkowa ani prawna. Przepisy zależą od Twojego kraju i sytuacji, więc wszystko, co ma skutki podatkowe lub prawne, sprawdź z księgowym.
Żeby naliczyć odsetki za opóźnienie, podaj warunki dotyczące opóźnień przed rozpoczęciem pracy, poczekaj, aż minie termin płatności, oblicz odsetki proste od przeterminowanej kwoty, dodaj należną stałą rekompensatę i zafakturuj to na nowej fakturze, powołując się na pierwotną. Wobec klientów biznesowych prawo UE i Wielkiej Brytanii daje Ci to prawo automatycznie.
Czy można naliczyć odsetki za opóźnienie na fakturze?
Odsetki za opóźnienie na fakturze możesz naliczyć firmie albo organowi publicznemu w UE lub Wielkiej Brytanii, nawet jeśli Twoja umowa nic o tym nie mówi. Konsument to zupełnie inna sprawa.
| Klient | Co możesz naliczyć | Źródło |
|---|---|---|
| Firma, UE | Odsetki ustawowe i co najmniej 40 € za każdą spóźnioną fakturę, bez potrzeby przypomnienia | Dyrektywa o opóźnieniach w płatnościach 2011/7/UE, artykuły 3 i 6 |
| Organ publiczny, UE | To samo, z ostrzejszymi limitami czasu na zapłatę | Dyrektywa, artykuł 4 |
| Firma lub organ publiczny, Wielka Brytania | Odsetki ustawowe i stała kwota 40 £, 70 £ lub 100 £ | Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 |
| Konsument | Tylko to, co przewiduje ważne postanowienie umowy | Dyrektywa 93/13/EWG, Consumer Rights Act 2015 |
Brytyjska stała kwota zależy od długu: 40 £ do 999,99 £, 70 £ od 1 000 £ do 9 999,99 £ i 100 £ od 10 000 £, dochodzona raz od każdej płatności. W obu systemach możesz też dochodzić uzasadnionych kosztów odzyskiwania ponad stałą kwotę, takich jak prawnik albo firma windykacyjna (artykuł 6(3); sekcja 5A ustawy).
Prawo w UE wiąże się z warunkami. Zgodnie z artykułem 3 musisz wypełnić własne zobowiązania, a odsetki nie należą się, jeśli klient nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienie. Jeśli faktura jest spóźniona, bo na Twojej był zły adres, odpuść sobie odsetki.
Jaka jest teraz stawka odsetek za opóźnienie?
Stawka odsetek za opóźnienie to stopa referencyjna banku centralnego plus 8 punktów procentowych w Wielkiej Brytanii i co najmniej 8 punktów w UE. Na drugie półrocze 2026 roku daje to:
| Gdzie | Jak się to liczy | Stawka, od 1 lipca do 31 grudnia 2026 |
|---|---|---|
| Wielka Brytania | Bank Rate z 30 czerwca (3,75%) + 8 | 11,75% |
| Wzór z dyrektywy, kraje strefy euro | Główna stopa refinansowa EBC z 1 lipca (2,40%) + 8 | 10,40% |
| Estonia, Irlandia, Hiszpania | Według wykazu Komisji | 10,40% |
| Niemcy | Według wykazu Komisji | 10,52% |
| Francja | Według wykazu Komisji | 12,40% |
Stawki krajowe pochodzą z tabeli Komisji na portalu Your Europe. Użyj wpisu własnego kraju zamiast wzoru, bo stawkę ustala prawo krajowe, a niektóre wymienione wartości różnią się od wzoru. Tabela ostrzega też, że państwo członkowskie mogło jeszcze nie potwierdzić stawki, więc sprawdź ją, zanim zafakturujesz dużą kwotę. Kraje spoza strefy euro używają równoważnej stopy własnego banku centralnego.
Pułapką jest użycie dzisiejszej stopy banku centralnego. Bank of England zmienił stopę na 4% w dniu 5 listopada 2026, a EBC na 2,65% w dniu 16 września 2026, i żadna z tych zmian nie zmienia powyższych wartości, bo stawkę ustala się na stałe daty. W Wielkiej Brytanii rozporządzenie o stawce przyjmuje Bank Rate z 30 czerwca dla odsetek, które zaczynają biec od lipca do grudnia, i z 31 grudnia dla tych, które zaczynają biec od stycznia do czerwca. W UE artykuł 3(2) dyrektywy używa stopy z 1 stycznia i 1 lipca dla każdego półrocza. Jeśli więc Bank Rate nadal wyniesie 4% w dniu 31 grudnia 2026, brytyjska stawka dla długów, które staną się zaległe w pierwszej połowie 2027 roku, wyniesie 12%.
Jak obliczyć odsetki za opóźnienie?
Odsetki za opóźnienie obliczasz jako przeterminowaną kwotę, razy roczną stawkę, razy liczbę dni opóźnienia, podzielone przez 365. To odsetki proste, więc odsetki nie rodzą odsetek. Liczenie zaczyna się dzień po terminie płatności, a w UE, jak mówi Komisja, obejmuje kwotę brutto razem z VAT.
Oto wymyślony przykład: faktura na 3 600 z VAT, z terminem płatności 15 lipca 2026, zapłacona 29 sierpnia, czyli 45 dni po terminie.
| Wielka Brytania | Estonia | |
|---|---|---|
| Suma faktury z VAT | 3 600,00 £ | 3 600,00 € |
| Roczna stawka | 11,75% | 10,40% |
| Odsetki za cały rok | 423,00 £ | 374,40 € |
| Odsetki za 45 dni (× 45 ÷ 365) | 52,15 £ | 46,16 € |
| Stała kwota | 70,00 £ | 40,00 € |
| Łączna opłata za opóźnienie | 122,15 £ | 86,16 € |
Zaokrąglaj dopiero na końcu. Metoda z GOV.UK daje kwotę dzienną, co jako wskazówka jest w porządku, ale jeśli ją najpierw zaokrąglisz, wynik się rozjedzie: 1,16 £ dziennie przez 45 dni daje 52,20 £, a nie 52,15 £. W arkuszu, gdy przeterminowana kwota jest w B2, stawka w B3, termin płatności w B4, a data zapłaty w B5:
=ROUND(B2*B3*(B5-B4)/365,2)
Jeśli klient zapłaci część faktury, policz każdy odcinek od salda zaległego w tym odcinku i zsumuj.
Czy można ustalić własne odsetki za opóźnienie?
Własne odsetki za opóźnienie możesz ustalić, jeśli klient się na nie zgodził przed rozpoczęciem pracy, w granicach obowiązujących obie strony. Stawka z umowy zastępuje odsetki ustawowe: GOV.UK mówi, że nie możesz dochodzić odsetek ustawowych, jeśli umowa przewiduje inną stawkę.
| Odsetki ustawowe | Własna stawka odsetek | Stała opłata, np. 25 € za spóźnienie | |
|---|---|---|---|
| Potrzebuje wcześniejszej zgody? | Nie | Tak | Tak |
| Obejmuje konsumentów? | Nie | Tylko jeśli postanowienie jest uczciwe | Tylko jeśli postanowienie jest uczciwe |
| VAT | Brak od odsetek | Brak od odsetek za opóźnienie w płatności | Może być inaczej. Zobacz niżej |
| Główne ryzyko | Klient, który się sprzeciwi | Zbyt niska może być nieważna, zbyt wysoka może zostać zakwestionowana | Zakwestionowanie jako kara umowna |
Zasady wyznaczające te granice:
- W Wielkiej Brytanii postanowienie umowne jest nieważne, jeśli nie daje „istotnego środka zaradczego" (substantial remedy) na opóźnienie w płatności, więc nie możesz wynegocjować tego prawa do prawie niczego. Opłata znacznie przekraczająca Twoją rzeczywistą stratę może też być niewykonalna jako kara umowna.
- W UE postanowienie całkowicie wyłączające odsetki uważa się za rażąco nieuczciwe, a wyłączające 40 € domniemywa się takim (artykuł 7).
- Wobec konsumentów postanowienie wymagające nieproporcjonalnie wysokiej kwoty od osoby, która nie płaci, jest na liście postanowień, które mogą być nieuczciwe, zarówno w dyrektywie unijnej, jak i w brytyjskiej ustawie z pierwszej tabeli.
Dla większości małych firm stawka ustawowa to łatwy wybór: jest dość wysoka, by miała znaczenie, i nikt nie nazwie jej nadmierną.
Co powinny mówić Twoje warunki i faktury?
Twoje warunki i faktury powinny z góry wspominać o opłatach za opóźnienie, nawet tam, gdzie prawo tego nie wymaga, bo klient, który widział taką linijkę, o wiele rzadziej będzie się potem kłócić. To punkty wyjścia do dostosowania, a prawnik może je sprawdzić względem Twojej umowy.
Do Twoich warunków, w UE:
Płatność jest należna w ciągu 14 dni od daty faktury. W razie opóźnienia możemy naliczyć odsetki od dnia następującego po terminie płatności według stawki ustawowej dla transakcji handlowych, plus rekompensatę kosztów odzyskiwania należności w wysokości co najmniej 40 € za fakturę.
Do Twoich warunków, w Wielkiej Brytanii:
Płatność jest należna w ciągu 14 dni od daty faktury. W razie opóźnienia możemy dochodzić odsetek i rekompensaty na podstawie Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998.
Na każdej fakturze:
Opóźnienie w płatności: od dnia następującego po terminie płatności mogą być naliczane odsetki ustawowe i rekompensata.
Do pozycji na fakturze z odsetkami, na podstawie brytyjskiego przykładu powyżej:
Odsetki za opóźnienie od faktury INV-2026-0117 (3 600,00 £): 45 dni, od 16 lipca do 29 sierpnia 2026, według stawki 11,75% rocznie. 52,15 £
Stała rekompensata na podstawie Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, faktura INV-2026-0117. 70,00 £
Czy od odsetek za opóźnienie jest VAT?
Od odsetek za opóźnienie w płatności nie ma VAT w UE ani w Wielkiej Brytanii. Strona Komisji Your Europe mówi, że nie płaci się VAT od odsetek, a podręcznik HMRC mówi, że odsetki zasądzone lub uzgodnione z powodu opóźnienia w płatności znajdują się poza zakresem VAT, jako odszkodowanie za zwłokę.
Stała opłata może nie dostać takiego samego traktowania. Wytyczne HMRC o płatnościach odszkodowawczych mówią, że sposób opisania opłaty nie decyduje o tym, czy jest świadczeniem, i przywołują orzecznictwo UE, które uznało, że niektóre płatności nazwane odszkodowaniem były w istocie zapłatą za świadczenie. Żadne ze źródeł nie dotyczy bezpośrednio stałych kwot 40 € ani 40–100 £. Potwierdź więc oba te punkty z księgowym, zanim ustalisz podatek na pozycji.
Czy naprawdę je naliczać?
Odsetki za opóźnienie naliczaj, gdy zmienią zachowanie klienta albo gdy relacja już się skończyła. Sama Komisja Europejska zauważa, że firmy, zwłaszcza małe, niechętnie dochodzą odsetek z obawy przed zepsuciem relacji, i jest to decyzja handlowa, którą masz prawo podjąć.
| Sytuacja | Zwykłe podejście |
|---|---|
| Dobry klient, pierwszy raz kilka dni po terminie | Nie nalicz. Przypomnienie niech będzie przyjazne |
| Powtarzający się spóźnialski | Ostrzeż raz, potem nalicz, albo zaproponuj ich darowanie przy zapłacie do wskazanej daty |
| Klient, z którym współpraca się skończyła, dług trafia do windykacji | Dochodź wszystkiego, co Ci się należy |
| Faktura rzeczywiście sporna | Najpierw rozstrzygnij spór |
Propozycja darowania często odzyskuje dług szybciej niż same odsetki:
Faktura INV-2026-0117 jest już 45 dni po terminie, co uprawnia nas do 122,15 £ odsetek i rekompensaty. Jeśli otrzymamy 3 600,00 £ do 5 września 2026, tym razem zrezygnujemy z tej opłaty.
Kroki przed tym punktem są w serii przypomnień o przeterminowanej fakturze, a pomaga, gdy od początku uzgodnisz jasne warunki płatności. Jeśli klient nigdy nie zapłaci, zobacz obniżenie wartości a spisanie w straty.
Czy przepisy o opóźnieniach w płatnościach się zmieniają?
Brytyjskie przepisy o opóźnieniach w płatnościach mają się zmienić, ale do wejścia w życie nowych obowiązuje obecne prawo. Commercial Payments Bill, obecnie w Izbie Gmin, ograniczyłby warunki płatności między firmami do 60 dni z ograniczonymi wyjątkami i nakazałby odsetki w wysokości 8% powyżej stopy bazowej. To jeszcze nie jest prawo, a data wejścia w życie nie została ustalona.
W UE Komisja zaproponowała w 2023 roku zastąpienie dyrektywy rozporządzeniem. Nie zostało ono przyjęte, więc nadal obowiązuje dyrektywa w brzmieniu wpisanym do prawa każdego kraju.
Dodawanie odsetek za opóźnienie w ERPFlow
ERPFlow nie oblicza odsetek za opóźnienie i nie dodaje odsetek do faktury. Wystawiona faktura jest ostateczna, więc odsetek nie można dodać także do pierwotnej.
Oblicz więc kwotę według wzoru powyżej, a potem utwórz nową fakturę dla tego samego klienta, z pozycją na odsetki i pozycją na stałą kwotę oraz numerem faktury pierwotnej w każdym opisie. Każda pozycja ma własną stawkę podatku albo żadną, więc możesz ją ustawić zgodnie z radą księgowego. Potem Wystaw ją i wyślij jak zwykle.
To zwykła faktura, więc dostaje następny numer, wlicza się do miesięcznego limitu faktur w Twoim planie i pojawia się w przychodach po zapłaceniu. Powiedz księgowemu, jak chcesz ją traktować.
Wyślij przypomnienie o płatności podaje liczbę dni po terminie i kwotę do zapłaty z faktury pierwotnej. Jego treść jest stała i nie wspomina o odsetkach, więc żądanie odsetek idzie w Twoim własnym e-mailu albo na nowej fakturze.