Jak zafakturować wydatki do zwrotu (refaktura kosztów)

Żeby zafakturować wydatek do zwrotu, umieść go na fakturze jako osobną pozycję, z opisem tego, czym był, kiedy się wydarzył i w jakiej kwocie, po koszcie albo z uzgodnioną marżą. Zachowaj paragon. To, czy dodasz VAT, zależy od tego, czy to refaktura (zazwyczaj tak), czy prawdziwy koszt przejściowy (zazwyczaj nie).

Jak wydatki do zwrotu powinny wyglądać na fakturze?

Wydatki do zwrotu powinny pojawiać się jako osobne pozycje pod Twoim honorarium, każda dość szczegółowa, by księgowość klienta nie musiała o nic pytać. „Wydatki: 240 €" wywoła pytanie. Ta pozycja nie:

Wydatek: kolej i hotel na wizytę u klienta, 11–12 marca 2026, po koszcie. Paragony dostępne na życzenie.

Drobne pozycje grupuj, jeśli klient się zgadza, ale każdej grupie nadaj zakres dat. Jeśli koszt jest powiększony o marżę, nie pisz obok niego „po koszcie".

Wydatki fakturuj na tej samej fakturze co pracę, której dotyczą, albo na pierwszej fakturze po ich zapłaceniu. Wydatek, który pojawia się cztery miesiące później, często traci już swoje miejsce w budżecie klienta. Czas spędzony w podróży to osobne pytanie niż bilet, a poradnik o rozliczaniu czasu podróży się nim zajmuje.

Refaktura czy koszt przejściowy?

Refaktura to koszt kupiony po to, by wykonać własną pracę, a koszt przejściowy to koszt zapłacony wyłącznie w imieniu klienta. Ta różnica decyduje o VAT.

Większość wydatków firmowych to refaktury, niezależnie od tego, jak nazywa je faktura. Własny przykład HMRC to konsultant, który leci do siedziby klienta: bilet nie może być kosztem przejściowym, bo dostawa linii lotniczej była dla konsultanta (Notice 700, punkt 25.1.3). W Wielkiej Brytanii wszystkie warunki HMRC muszą być spełnione, by traktować coś jako koszt przejściowy. W UE zasadą jest artykuł 79 dyrektywy VAT: pieniądze muszą być wydane w imieniu i na rzecz klienta, a Ty musisz udowodnić rzeczywistą kwotę i nie możesz odliczać od niej VAT.

Strona podatkowa tego tematu ma własny poradnik: VAT od wydatków do zwrotu i kosztów przejściowych. Reszta tego poradnika dotyczy tego, jak umieścić to na fakturze.

Faktura krok po kroku z honorarium, refakturą i kosztem przejściowym

Oto wymyślony przykład, z 20% VAT dla prostoty rachunków. Konsultant fakturuje honorarium, refakturuje podróż i przenosi opłatę planistyczną zapłaconą w imieniu klienta.

Jak uniknąć naliczania VAT od VAT?

VAT od VAT unikasz, refakturując koszt pomniejszony o VAT, który możesz odliczyć, a potem dodając swój własny VAT. To najczęstszy błąd na pozycji wydatku. Weźmy wymyślony paragon hotelowy na 120 €, który zawiera 20 € VAT.

Drugi wiersz jest poprawny i zaskakuje ludzi. Niektóre kraje ograniczają odliczanie VAT od hoteli i posiłków, a wtedy całe 120 € to Twój koszt, a Twój własny VAT nadal dotyczy pozycji. Zapytaj księgowego, które koszty możesz odliczyć.

Ostatni wiersz to ten, którego należy unikać. Klient płaci o 24 € za dużo, a czujna księgowość odeśle fakturę.

Po koszcie czy z marżą?

Po koszcie to zwykła wartość domyślna dla wydatków do zwrotu, a marża jest w porządku, jeśli klient zgodził się na nią na piśmie. Marża jest rozsądna tam, gdzie ponosisz realny koszt, wykładając pieniądze albo zarządzając dostawcą. Przy powyższych 240 € 10% daje pozycję 264 €, z 52,80 € VAT. Cokolwiek wybierzesz, napisz to, zanim wydasz:

Wydatki: podróż i inne koszty potrzebne do tej pracy są fakturowane po koszcie, bez marży, na fakturze za miesiąc, w którym powstały. Każdy pojedynczy koszt powyżej 100 € wymaga Twojej wcześniejszej pisemnej zgody. Paragony są dostępne na życzenie.

Linijka o zgodzie zapobiega większości sporów. Bez niej prosisz klienta o zatwierdzenie hotelu za 600 € po pobycie.

Błędy, które kosztują Cię pieniądze

• Zapomnienie o tym. Zwykle dlatego, że koszt jest na wyciągu z karty, a faktura gdzie indziej. Przed wysłaniem każdej faktury sprawdź wydatki.
• Zgubienie paragonu. Brak paragonu może oznaczać brak odliczenia VAT i brak odpowiedzi, gdy klient zapyta.
• Odliczanie VAT od kosztu przejściowego. Nie możesz robić obu rzeczy.
• Mylenie refakturowania ze zwrotami dla pracowników. Zwrot pieniędzy pracownikowi, który pokrył koszt, to osobna sprawa, niezależnie od tego, co potem zafakturujesz klientowi. Zobacz politykę zwrotu wydatków.

Refakturowanie wydatku w ERPFlow

Wydatki w ERPFlow nie są powiązane z klientami ani zleceniami, więc refakturowanie kosztu to pozycja, którą wpisujesz na fakturze. ERPFlow nie potrafi przenieść wydatku na fakturę, oznaczyć go jako niezafakturowanego ani pokazać kosztu czy marży na klienta.

Robisz więc dwie rzeczy. Zarejestruj koszt w Wydatkach, z kategorią, dostawcą, VAT i dołączonym paragonem. Potem wpisz pozycję na fakturze: opis, ilość, cenę i stawkę podatku, albo bez podatku dla kosztu przejściowego. Dodaj numer faktury do opisu wydatku, żeby od razu było widać, że został zafakturowany.

Pliki dołączone do faktury są wewnętrzne i nie są wysyłane klientowi, więc jeśli klient chce paragonów, wyślij je osobno.

ERPFlow nie ma rozliczeń wydatków pracowników ani zwrotów, śledzenia przebiegu ani skanowania paragonów.