Ostatnia aktualizacja: 6 listopada 2026
Przepływ rejestracji czasu i fakturowania dla freelancera potrzebuje jednej ewidencji, jednego cotygodniowego sprawdzenia i jednego dnia rozliczeń. Zapisuj każdy blok pracy w dniu wykonania, co piątek poświęć piętnaście minut na sprawdzenie ewidencji, a w stałym dniu każdego miesiąca zamień godziny każdego klienta w jedną fakturę.
Godziny giną głównie między wykonaniem pracy a jej zapisaniem, więc rutyna znaczy więcej niż wybrane narzędzie.
Co freelancer powinien uzgodnić przed rejestracją czasu?
Freelancer powinien uzgodnić stawkę godzinową, jednostkę rozliczeniową, co jest rozliczalne i dzień fakturowania, zanim zapisze pierwszą godzinę. Wpisz to do oferty lub e-maila potwierdzającego zlecenie, bo zasadę, którą klient widział na piśmie, trudno później kwestionować. Możesz to skopiować i zmienić kwoty:
Czas rozliczamy po 75,00 € za godzinę plus VAT, w jednostkach 15-minutowych, a faktura wystawiana jest w ostatnim dniu roboczym każdego miesiąca. Dojazd rozliczamy po połowie stawki. Płatność jest należna w ciągu 14 dni od daty faktury.
Każdy z tych wyborów ma własny poradnik, jeśli masz wątpliwości: jednostki rozliczeniowe, rozliczanie czasu podróży i warunki płatności.
Jak wygląda prosta ewidencja czasu freelancera?
Ewidencja czasu freelancera potrzebuje sześciu kolumn, a arkusz świetnie to obsługuje. Poniższe wpisy są zmyślone:
| Data | Klient | Zadanie | Godziny | Rozliczalne | Faktura |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 kwietnia | Harbour Foods | Strony produktów, pierwszy szkic | 3,25 | Tak | INV-2026-0031 |
| 3 kwietnia | Harbour Foods | Rozmowa z szefem marketingu | 0,5 | Tak | INV-2026-0031 |
| 6 kwietnia | Fell Cycles | Przepisanie strony głównej | 2,0 | Tak | |
| 7 kwietnia | Własna administracja | Księgowość | 1,0 | Nie | n/d |
Najwięcej pracy wykonuje kolumna Faktura. Puste pole oznacza, że godziny nie zostały rozliczone, więc filtrowanie po pustych pokazuje Twoją niezafakturowaną pracę i chroni przed rozliczeniem czegokolwiek dwa razy.
Zapisuj też własną administrację, choć nikt za nią nie płaci. Po kilku miesiącach powie Ci, ile godzin naprawdę masz do sprzedania, a od tej liczby zależy Twoja stawka.
Jaka jest cotygodniowa i miesięczna rutyna?
Rutyna ma trzy regularne kroki, a ten, który ludzie pomijają, to piątek.
| Kiedy | Mniej więcej ile czasu | Co robisz |
|---|---|---|
| Tego samego dnia | 2 minuty | Zapisujesz, nad czym była praca, dla kogo i jak długo |
| Piątek | 15 minut | Porównujesz ewidencję z kalendarzem, wysłanymi e-mailami i zmienionymi plikami i uzupełniasz luki |
| Dzień rozliczeń | 10 minut na klienta | Filtrujesz po kliencie, sumujesz godziny rozliczalne, wystawiasz fakturę, wpisujesz jej numer do ewidencji |
Piątek ratuje najwięcej pieniędzy. W piątek jeszcze pamiętasz nieplanowaną rozmowę z klientem z wtorku. Pod koniec miesiąca już nie, a godziny odtworzone z pamięci wychodzą za niskie.
Po upływie terminu płatności potrzebny jest jeszcze jeden nawyk: ściganie w ustalonym dniu, według sekwencji przypomnień, którą masz już napisaną.
Przykład: godziny z miesiąca na jednej fakturze
Oto zmyślony przykład. Freelancer copywriter rozlicza 75 € za godzinę, dojazd po połowie stawki, i dolicza 20 % VAT. To godziny do rozliczenia za kwiecień dla jednego klienta.
| Pozycja | Godziny | Stawka | Netto |
|---|---|---|---|
| Copywriting, strony produktów | 18,5 | 75,00 € | 1 387,50 € |
| Rozmowy i poprawki | 3,25 | 75,00 € | 243,75 € |
| Dojazd do biura klienta, pół stawki | 2,0 | 37,50 € | 75,00 € |
| Netto | 23,75 | 1 706,25 € | |
| VAT 20 % | 341,25 € | ||
| Do zapłaty | 2 047,50 € |
Zanim wystawisz fakturę, sprawdź, czy 23,75 zgadza się z sumą godzin rozliczalnych w ewidencji dla tego klienta i miesiąca. Jeśli nie, pominięto pozycję albo wciągnięto jedną z innego miesiąca. Pisz każdą pozycję tak, żeby klient nie musiał pytać:
Copywriting, strony produktów, 1–30 kwietnia: 18,5 godziny po 75,00 €
Jeśli nie jesteś zarejestrowany do VAT, wiersz VAT odpada, a suma to 1 706,25 €. Poradnik o fakturowaniu klienta jako freelancer opisuje, co jeszcze musi powiedzieć faktura, a zamiana godzin rozliczalnych w fakturę idzie dalej w sprawie pozycji zbiorczych lub szczegółowych.
Czy freelancer powinien rejestrować czas przy zleceniach za stałą cenę?
Freelancer powinien rejestrować czas także przy zleceniach za stałą cenę, bo nic innego nie pokazuje, ile zlecenie zapłaciło za godzinę. Weźmy zmyślone przepisanie strony internetowej za 2 400 €, które zajęło 44 godziny. To wychodzi 54,55 € za godzinę przy stawce 75 €, a przy 75 € te same godziny dałyby 3 300 €.
Klient nigdy nie widzi tych godzin. Wykorzystujesz je przy następnej ofercie albo gdy porównujesz godziny budżetowe z faktycznymi, by zobaczyć, jakie rodzaje zleceń stale niedoszacowujesz.
Rejestracja godzin i ich fakturowanie w ERPFlow
ERPFlow nie ma dziś stopera ani kart czasu pracy. Rejestracja czasu pracy, razem z zamianą zarejestrowanego czasu na faktury, będzie dostępna wkrótce. Na razie Twoja ewidencja zostaje w arkuszu lub aplikacji ze stoperem, a ERPFlow obsługuje fakturę i wszystko po niej.
- Stawka: utwórz usługę z jednostką ustawioną na godziny i Twoją ceną godzinową. Na fakturze wybierz usługę i wpisz ilość z ewidencji, na przykład 18,5. Opis w pozycji możesz przeformułować.
- Wysyłanie: wystawienie nadaje fakturze numer i czyni ją ostateczną. Wysyła się e-mailem jako PDF, w dowolnym z 19 języków.
- Odbieranie płatności: rejestruj każdą płatność, gdy przychodzi, także częściowe. Lista Faktur filtruje Przeterminowane, a Wyślij przypomnienie o płatności wysyła e-mailem przeterminowaną fakturę, gdy tak zdecydujesz. Nic nie wysyła się według harmonogramu, a ERPFlow sam nie pobiera pieniędzy.
- Godziny obok klienta: projekt powiązany z klientem zawiera karty z wpisanym poświęconym czasem, a te czasy sumują się na projekt i na klienta. Każda karta ma jedną liczbę bez daty, która nie zamienia się w pozycje faktury, więc nie zastępuje datowanej ewidencji.
Plan Free ma jednego członka i pozwala na 5 faktur miesięcznie, 5 usług i łącznie 10 kart projektów, więc sprawdź te limity względem własnej listy klientów.