서비스 팀의 리소스 계획: 누가 여유 있고 누가 초과 배정인지 확인하기

서비스 팀의 리소스 계획이란 각자의 가용 시간을 이미 프로젝트에 약속된 시간과 주 단위로 비교하는 일입니다. 가용 시간에서 배정된 시간을 빼면 누가 여유 있는지 나오고, 음수는 누가 초과 배정인지 알려 줍니다. 소규모 팀이라면 매주 갱신하는 스프레드시트 표로 충분합니다.

이것은 직접 운영하는 방법입니다. ERPFlow는 리소스를 계획하지 않으며, 마지막 절에서 ERPFlow가 보여 주는 내용을 설명합니다.

한 사람의 가용 시간은 어떻게 계산하나요?

한 사람의 가용 시간은 계약 시간에서 휴가와 공휴일을 빼고, 다시 내부 업무를 위한 현실적인 몫을 뺀 시간입니다. 주 37.5시간을 일하는 디자이너가 그 주에 공휴일이 있고 내부 회의와 관리 업무가 5시간이라면 계획할 수 있는 시간은 25시간입니다. 37.5시간을 기준으로 계획하면 수요일쯤 일정이 무너집니다.

사람들이 어림으로 짐작하는 숫자가 바로 이 몫입니다. 대신 측정하세요. 팀에게 한 달 동안 내부 시간을 적어 달라고 하고 그 값을 쓰는 것입니다. 휴가 관리표가 있다면 휴가 열을 그대로 가져올 수 있습니다.

누가 여유 있고 누가 초과 배정인지 어떻게 확인하나요?

주간 표에 사람마다 한 행, 프로젝트마다 한 열을 두고 가용 시간에서 배정된 시간을 빼면 누가 여유 있고 누가 초과 배정인지 보입니다. 아래는 네 명으로 이루어진 스튜디오의 가상의 한 주입니다. "잔여"는 가용 시간에서 배정된 시간을 뺀 값입니다.

행을 읽고 오른쪽 아래는 무시하세요. 팀 합계는 19시간이 비어 있다고 해서 모든 것이 괜찮다고 암시합니다. 실제로는 리드 디자이너가 6시간 초과이고, 비어 있는 시간 대부분은 디자인 업무를 맡을 수 없는 주니어 개발자의 것입니다.

해결책은 표에서 보입니다. 디자인 6시간을 파트타임 디자이너에게 옮기면 그에게 1시간이 남습니다. 개발자의 30분 초과는 회의까지 할 일이 아닙니다.

누군가 초과 배정되었다면 어떻게 하나요?

누군가 초과 배정되었다면 비용이 적게 드는 순서대로 선택지를 시도하세요.

일곱 번째 선택지도 있으며, 아무도 결정하지 않을 때 일어나는 일입니다. 그 사람이 늦게까지 일하고 내부 몫이 조용히 0이 됩니다. 한 주는 넘길 수 있습니다. 한 분기를 그렇게 하면 교육, 관리 업무, 그리고 사람 자체가 상하기 시작합니다.

고객의 날짜를 옮겨야 한다면 일찍 요청하고 선택지를 주세요.

앞으로 2주 일정을 잡고 있는데, 14일로 계획된 디자인 검토가 다른 마감과 겹칩니다. 비용 변경 없이 18일에 전달하거나, 합의한 단가로 디자이너를 한 명 더 투입해 14일을 지킬 수 있습니다. 어느 쪽을 원하시는지 알려 주세요.

더 저렴한 사람에게 업무를 옮기기 전에 그것이 작업의 마진에 어떤 영향을 주는지 확인하세요. 답은 시간제 업무와 고정 요금 업무에서 다르며, 사람별 프로젝트 수익성 가이드에서 설명합니다.

아직 확정되지 않은 업무는 어떻게 계획하나요?

확정되지 않은 업무는 별도의 행에 두고, 일정 비율만 배정하지 말고 그 작업이 들어올 때와 들어오지 않을 때 각각 계획을 점검하세요. 40시간짜리 작업이 성사될 확률이 50%라고 해서 다음 주에 20시간이 필요하다는 뜻은 아닙니다. 0시간이거나 40시간이며, 20시간으로 세운 계획은 어느 쪽이든 틀립니다.

위의 주를 예로 들면 팀에 19시간이 비어 있습니다. 40시간짜리 작업이 성사되면 21시간이 부족하므로 지금 정해 두세요. 어떤 업무를 옮길지, 어떤 계약자에게 연락할지입니다. 성사되지 않으면 달라지는 것이 없습니다. 고객이 서명하면 그 작업은 배정 열로 옮겨 갑니다.

서비스 팀은 얼마나 앞서 계획해야 하나요?

소규모 서비스 팀은 약 2주를 프로젝트별로 상세히, 6주에서 8주를 대략적인 합계로 계획해야 합니다. 그보다 멀리는 계획이 대체로 내가 팔고 싶은 것을 반영할 뿐입니다. 몇 주 앞을 보는 양식은 역량 계획 양식 가이드에 있습니다.

한 달에 한 번, 배정한 시간을 사람들이 실제로 쓴 시간과 비교하세요. 작업이 계속 계획보다 20% 더 걸린다면 표가 배정 시간을 그만큼 낮게 잡고 있다는 뜻이고, 사람들은 표에 보이는 것보다 덜 한가합니다. 해결책은 견적에 있습니다. 고정 요금 작업에서 이 비교를 하는 방법은 예산 시간과 실제 시간에서, 팀 전체를 되돌아보는 방법은 가동률에서 설명합니다.

ERPFlow에서 누가 자리를 비우고 누가 예약되어 있는지 확인하기

ERPFlow는 리소스 계획을 하지 않습니다. 역량이나 가동률 보고서도, 근무표도, 한 사람의 시간을 프로젝트에 배정하는 기능도 없으므로 표와 계산은 스프레드시트에 남습니다.

ERPFlow가 보여 주는 내용은 이 표의 입력 자료로 유용합니다.

• 한 사람의 캘린더: 직원 레코드의 캘린더 탭에는 예약 가능 시간, 예약, 휴가, 공휴일이 주 단위나 월 단위로 표시됩니다. 예약 가능 시간과 예약은 예약 페이지에서 오므로, 예약 페이지에 없는 사람은 표시할 예약 가능 시간이 없습니다. 각 역할은 허용된 것만 봅니다.
• 누가 자리를 비웠는지: 휴가에는 팀 캘린더가 있습니다. 직원마다 한 행이 있는 월 단위 표이며, 부재는 막대로, 공휴일은 빗금으로 표시됩니다. 승인된 부재는 설정 가능한 예약 페이지의 열린 시간대에서도 그 사람을 제외합니다.
• 마감 예정 업무: 프로젝트 카드에는 담당자와 각 마감일이 표시되며, 마감이 다가오면 주황색, 이어서 빨간색이 됩니다. 이것이 누구에게 몇 시간을 약속하는지 합산해 주는 기능은 없습니다.