最終更新：2026年11月6日
作業別の時間レポートは、ある月に、各人がどの種類の仕事に何時間を使ったかを、合計つきで示します。日付、人、プロジェクト、作業コードを持つタイムシートの行から、ピボットテーブルで作ります。数か月を比べれば、時間がどこへ流れているかがわかります。
作業別の時間レポートはどんな形ですか？
作業別の時間レポートは、作業を行、人を列にして、右側に合計と割合を置きます。パートタイムの1人を含む、3人のデザイン事務所の3月を想定した架空の例です。
| 作業 | Anna | Ben | Carla | 合計 | 割合 |
|---|---|---|---|---|---|
| 図面 | 62 | 96 | 60 | 218 | 49.5% |
| 修正 | 24 | 40 | 34 | 98 | 22.3% |
| 提案書 | 30 | 0 | 10 | 40 | 9.1% |
| 顧客との打ち合わせ | 18 | 6 | 8 | 32 | 7.3% |
| 事務 | 14 | 8 | 8 | 30 | 6.8% |
| 現場訪問 | 12 | 10 | 0 | 22 | 5.0% |
| 合計 | 160 | 160 | 120 | 440 | 100% |
横に読めば、誰が何をしているかがわかります。Annaは提案書の4分の3と、現場訪問の半分以上を担当しています。縦に読めば、1人の月がどう使われたかがわかります。Benは月の4分の1を修正に使いました。
同じデータでも、案件によって必要な切り口が違います。このレポートを、案件の計画と時間を比べる予算工数と実績工数や、請求可能な割合を測る稼働率と混同しないでください。
作業別の時間を月ごとにどう読みますか？
作業別の時間を月ごとに読むには、各作業の割合を1行に並べ、1か月だけの異常ではなく、着実な傾向を探します。割合は、時間の多い月と少ない月の違いを補正しますが、時間そのものはそうではありません。
同じ架空の事務所で、1つの作業を4か月にわたって追った表です。
| 1月 | 2月 | 3月 | 4月 | |
|---|---|---|---|---|
| 総時間 | 430 | 410 | 440 | 420 |
| 修正、時間 | 52 | 61 | 98 | 109 |
| 修正、割合 | 12.1% | 14.9% | 22.3% | 26.0% |
総時間は変わらないまま、修正は2倍以上になりました。4月の109時間は、1月の52時間より57時間多いです。架空の社内原価を1時間€60とすると、1か月で€3,420の追加原価で、固定料金の仕事では誰もそれを支払っていません。案件ごとのレポートでは、これは見えません。個々の案件は、少し超過しているだけに見えるからです。
通常の対策は商取引上のものです。各段階で承認を得て、その後の変更には料金を請求します。合意と請求の方法は、追加サービスのガイドで解説しています。
| 見えること | 多くの場合の意味 | 試すこと |
|---|---|---|
| 修正が増えている | 承認が弱いか、承認後に要件が変わる | 段階ごとの承認と、後からの変更への課金 |
| 提案書が多いが受注は少ない | 取れない仕事の見積もりを出している | 書く前に問い合わせを見極める |
| 1人が打ち合わせの大半を担当している | ボトルネック、または1人に依存した案件 | 別の人を顧客対応に加える |
| 稼ぐ担当者の事務が増えている | ほかの人ができる仕事 | 移すか、そのために採用する |
| ほとんど誰も使わない作業 | コードが役に立っていない | 統合する |
これらは出発点であって、診断ではありません。数字の意味を決める前に、本人に聞いてください。
作業別の時間レポートはどう作りますか？
作業別の時間レポートは、タイムシートの行を1行ずつ保持して集計して作ります。月別の表に合計を手入力してはいけません。平らな一覧なら後からどんな切り口でも切れますが、集計したものは元に戻せないからです。
| 日付 | 月 | 人 | プロジェクト | 作業 | 時間 |
|---|---|---|---|---|---|
| 2026-03-02 | 2026-03 | Anna | P-114 | 図面 | 4.5 |
| 2026-03-02 | 2026-03 | Anna | P-118 | 顧客との打ち合わせ | 1.5 |
| 2026-03-02 | 2026-03 | Ben | P-114 | 修正 | 7.0 |
| 2026-03-03 | 2026-03 | Carla | 社内 | 事務 | 1.0 |
月の列は=TEXT(A2,"yyyy-mm")のような数式にして、誰も手入力しないようにします。そのうえで、作業を行、人を列、時間を値、月をフィルターにしたピボットテーブルを挿入するか、各セルに次の数式を使います。
=SUMIFS(時間, 人, "Anna", 作業, "図面", 月, "2026-03")
作業の列にはドロップダウンを使います。ピボットテーブルは、「修正」「修正対応」「修正作業」を別の作業として扱い、このようなレポートにとって、これが何よりも大きな害になります。これらの行を集める週ごとのレイアウトは、チーム用タイムシートのテンプレートにあります。
作業コードはいくつ持つべきですか？
小さな会社の作業コードは、すべてのプロジェクトで共通の6〜12個が妥当な範囲です。各コードの基準は、それが変える判断を挙げられるかどうかです。「修正」は合格です。数字が高ければ、段階の承認の進め方が変わるからです。「印刷」は、たいてい不合格です。数字がどうであれ、何も変わらないからです。
すべてのプロジェクトで同じコードを使い、プロジェクトは別の列に保ちます。「Riverside図面」のようなコードは両者を混ぜてしまい、案件をまたいだ図面の合計は決して出せなくなります。「事務」のコードも入れてください。そうしないと、その時間は、たまたま開いていた顧客案件の中に隠れます。その後は数か月、一覧に手をつけないでください。途中でコードの名前を変えると、作ろうとしている比較が壊れるからです。
ERPFlowから作業別の時間を取り出す
ERPFlowには、作業別の時間レポートも、人ごとの時間レポートもありません。現時点でタイマーもタイムシートもありません。記録した時間を請求書に変換する機能を含むタイムトラッキングは、ERPFlowで今後提供する予定です（ロードマップ）。ただし、このようなレポートはその対象ではないため、上の方法は表計算ソフトのままです。
現時点で最も近いのは、プロジェクトのカードの作業時間の欄で、時間と分で入力します。カード1枚を1つの作業とすれば、作業ごとの合計が得られます。ボード一覧はプロジェクトごとの時間を合計し、顧客のページは、その顧客のボード全体の時間を合計します。
カードをCSVでエクスポートすることもできます。タイトル、説明、プロジェクト、列、期限、分単位の作業時間が含まれます。ファイルには担当者も日付も含まれません。カードが持つのは、日付つきの記録ではなく、1つの累計だからです。そのため、カードごとの時間はわかりますが、誰が、どの月に使ったかはわかりません。カードごとのおおよその月次の数字を得るには、月末ごとにエクスポートし、現在のファイルの分から前のファイルの分を引きます。