プロジェクト型の会社のタイムシートの承認プロセス

プロジェクト型の会社のタイムシートの承認プロセスは、4つのステップでできています。本人が1週間分を提出し、承認者が行を確認し、承認者が承認するか理由をつけて差し戻し、承認された週を請求とレポートのためにロックします。小さな会社なら、週1回の期限と、1人につき1人の指名した承認者で足ります。

プロジェクト型の会社では、誰がタイムシートを承認すべきですか？

プロジェクト型の会社では、従業員のタイムシートごとに1人の指名した人が承認します。通常は、その人の仕事を最もよく知っている人です。複数の案件にまたがって働く人は扱いが難しく、実用的な方法は次のとおりです。

各プロジェクトリーダーが自分の行だけを承認する方法は避けてください。徹底しているように聞こえますが、全員が見るまでタイムシートが完成しないため、小さな会社では、その週が月末まで残ることになります。

毎週の承認スケジュールはどのようなものですか？

毎週の承認スケジュールは、各ステップに決まった時刻を設け、請求書を出す前に承認済みの時間が揃うようにします。調整して使える例です。

月末に備えてください。2つの月にまたがる週は分割し、最後の数日は、属する月に合わせて承認し、請求できるようにします。そうしないと、時間制の顧客への請求書は常に1週間遅れ、毎回その理由を説明することになります。これらの期限は、タイムシートの方針の期限と一致させてください。

承認者はタイムシートで何を確認すべきですか？

承認者は、タイムシートに漏れがなく、コードが正しいかを確認し、時間そのものには手を加えません。毎回、同じ短い一覧に沿って確認します。

1. 合計は妥当ですか？ 契約時間、承認済みの休暇、祝日と比べます。
2. 各行は正しいプロジェクトと作業にありますか？ あいまいな社内の行に注意します。
3. 請求可能のフラグは正しいですか？ 1つ間違えると、収益を失うか、顧客に払うべきでないものを請求することになります。
4. 顧客が読んでもわかる説明ですか？ 顧客が目にする行だけに関係します。
5. 予算を超えそうな案件はありますか？ プロジェクトリーダーに知らせ、時間は記録されたままにします。

これが役に立つ理由を、架空の1週間で示します。Benの契約は40時間で、時間制の案件では1時間あたり€95を請求します。

不足について尋ねられたBenは、P-114の現場訪問を思い出して追加します。これで時間制の案件に8.5時間が加わります。コードを直した6.0時間と、追加した2.5時間です。€95で計算すると€807.50で、請求書に載らないはずだった金額が、数分で見つかりました。その時間は、その後請求書に載ります。

避けるべき確認は、案件が予算を超えているからと時間を減らすことです。超過を、それを知るべき人から隠し、次の見積もりの根拠となる数字を誤らせます。一部の時間を請求しないと決めた場合は、その判断を請求額の減額として別に記録し、記録された時間はそのままにしておきます。

タイムシートはどう差し戻しますか？

タイムシートを差し戻すには、行を示し、何がおかしいかを伝え、直す期限を告げます。あいまいな「確認してください」では、同じ誤りがそのまま戻ってきます。そのまま使える文例です。

Ben、第23週を差し戻します。3行目（6時間、「その他」）はP-118の修正のようなので、コードを直してください。また、この週の合計は契約の40時間に対して37.5時間です。不足分を追加するか、少ない理由をメモしてください。水曜12:00までに私に戻してください。

届いていないタイムシートの場合は次のとおりです。

第23週のタイムシートが、今日の10:00までに届いていません。P-114を他の案件と一緒に請求できるよう、15:00までに提出してください。

これらのメッセージは、タイムシートのことにとどめてください。ある人が常に遅れるなら、きつい催促を送るのではなく、直接話してください。

承認後の訂正はどう扱いますか？

承認後の訂正は変更履歴を通し、承認された数字の信頼性と、履歴の可視性を保ちます。週がロックされたら、誰も直接編集しません。タイムシートの隣に置いた短い履歴で足ります。

時間がすでに請求済みの場合、タイムシートを変更しても請求書は変わりません。国の規則に応じて、クレジットノート（取り消し用の請求書）または新しい書類で、請求書も正式に訂正する必要があります。

表計算ソフトで週をロックするには、状態の列を設けて、下書き、提出済み、差し戻し、承認済みのいずれかにします。そのうえで、承認済みの範囲を保護します。ExcelもGoogleスプレッドシートも、範囲を編集できる人を制限できます。改ざん防止ではありませんが、うっかりを防げるので、この規模の会社にはそれで足ります。

このプロセスは、予想できる形で崩れます。合計しか承認しない承認者は、コードの誤りをすべて見逃します。月末にしか承認しなければ、誰も「その他」が何だったかを覚えていません。代理人のいない承認者が1人だけだと、最初の休暇で滞ります。承認に1人あたり数分以上かかるなら、たいてい問題は説明にあるので、元から直してください。

ERPFlowと並行してタイムシートを承認する

ERPFlowには、現時点でタイマーもタイムシートもありません。記録した時間を請求書に変換する機能を含むタイムトラッキングは、ERPFlowで今後提供する予定です（ロードマップ）。ERPFlowにはタイムシートの承認の手順もないため、このプロセスは、チーム用タイムシートのテンプレートを使った表計算ソフトで運用します。

承認された時間は、手作業でERPFlowに入ります。請求書の明細は数量 × 単価なので、承認された時間を数量、自社の単価を単価として入力します。価格が設定済みのサービスから入れることが多いでしょう。発行した請求書は確定するため、発行する前にロックされた週を確認してください。

これを休暇と混同しないでください。休暇には申請と承認がありますが、対象は休暇だけです。承認者がタイムシートの休暇の行を、そこで承認されたものと照らし合わせて確認できるため、ここでは役に立ちます。