法律事務所のタイム・請求の業務フロー

法律事務所のタイム・請求の業務フローは、業務契約書から始まり、時間の記録と請求書案の確認を経て、最終の請求書と支払いに至ります。顧客預り金は別に扱います。まず報酬の基準を合意し、その日のうちに適切な作業内容の記述つきで時間を記録し、責任者の弁護士が各請求書案を確認し、決まったサイクルで請求します。

法律事務所の請求フローにはどんな手順がありますか？

法律事務所の請求フローは8つの手順で、各手順は、後から特定の問題が起きるのを防ぐためにあります。

弁護士は請求可能な時間をどう記録すべきですか？

弁護士は、作業した日に、案件に対して、決まった単位で、説明なしに顧客が読める作業内容の記述を付けて時間を記録するべきです。時間単位の法務請求では6分単位が一般的な慣行ですが、業務契約書に定めたものを使ってください。請求単位の換算表で、分を単位に換算できます。

記述の内容次第で、その記録が報酬への問い合わせに耐えられるかが決まります。

弱い例：「ファイル対応。1.2」

良い例：「家主側の賃貸借契約書案を確認。第4条と第11条を修正し、解約権について依頼者にメールで連絡。1.2」

請求しない時間も含めて、すべての時間を記録してください。確認の際に削ることは、目に見える判断です。記録しなかった時間からは何も学べず、次の固定報酬が当て推量になります。請求しないと決めた時間の扱いは、請求額の減額と貸倒処理の違いで説明しています。

請求書を送る前の確認はどう行いますか？

請求書案（プレビル）は、発行前に責任者の弁護士が読む請求書の下書きで、報酬の問題を最も安く直せる時点です。顧客の目で読んでください。各記述は説明なしで通じるか、各行を電話で自信を持って説明できるか、という観点です。

以下は架空の例です。3人の事務所が、商業用賃貸借契約の1か月分の業務を請求します。記録した時間の価値は€1,366です。確認の際に、パートナーはアソシエイトの重複した調査0.8時間（€112相当）を減額します。顧客は、案件を開いた時に預り金として€1,000を支払っています。

この請求書の請求実現率（標準的な価値のうち実際に請求できた割合）は91.8%で、記録した€1,366から€1,254を請求しています。案件をまたいで追跡すれば、どの種類の仕事を繰り返し減額しているかがこの数字で分かります。

この例では、裁判所手数料を依頼者の代理人として支払った立替金として扱うため、VATの計算の外に置いています。すべての費用が当てはまるわけではありません。HMRCのVAT Notice 700、第25項の条件は厳格で、EUでの根拠はVAT指令の第79条です。判断基準は立替経費・立替金とVATで説明しています。

顧客預り金と信託口座は請求にどう関わりますか？

顧客預り金と信託口座の規則は法域によって異なり、自分に適用される規則は、所属する監督機関や弁護士会から来ます。次の2つの例は、規則がどれほど違いうるかを示すもので、どちらもあなたに何が適用されるかを教えるものではありません。

• イングランドとウェールズ：SRA Accounts Rulesの下では、請求書が交付される前に報酬と未払いの立替金のために受け取ったお金は、顧客預り金です（規則2.1(d)。規則2.2に限定的な例外あり）。事務所自身のお金とは分けて管理し（規則4.1）、顧客預り金を費用の支払いに振り替える前に、請求書またはその他の費用の書面通知を行う必要があります（規則4.3）。
• 米国：各州が独自の規則を定めています。多くはAmerican Bar Association Model Rule 1.15を手本にしていますが、前払いの定額報酬の扱いなど、細部は異なります。

それ以外の地域では、弁護士会に確認してください。どこで業務を行っても、請求に関する原則は同じです。請求書があるからといって、預り金が自社の収入になるわけではありません。規則が認めるときに動かすもので、請求システムではなく、そのための元帳に記録します。

企業の顧客や保険会社は、請求書に何を求めますか？

企業の顧客や保険会社は、独自の請求ガイドラインで請求書の形式を指定してくることがあります。承認された単価、誰が何を請求できるかの制限、UTBMSの作業コードを付けたLEDESなどの形式の電子請求書などです。最初の請求書の前にガイドラインを読んでください。従っていない請求書は、支払われずに返送されることがあります。

法律事務所はどのくらいの頻度で請求書を送るべきですか？

法律事務所は決まったサイクルで請求書を送るべきで、時間単位の案件ではほとんどの場合、月次が適しています。顧客は1か月分の報酬なら負担でき、業務の記憶も残っています。6か月分を一度に請求すると金額が大きく、争いも起きやすくなります。固定報酬の案件は、契約書で合意した段階で請求します。これはプロジェクトでの出来高請求と同じ仕組みです。

小さな事務所の請求業務をERPFlowで行うには？

ERPFlowは、小規模な法律事務所の事業面を運営します。法律事務所の案件管理システムではなく、信託会計もありません。顧客口座の元帳も、顧客のために預かった資金の照合も、利益相反の確認もありません。顧客預り金は、現在使っているシステムで管理します。

• 問い合わせ：ウェブサイトのリードフォームが、問い合わせを経路とともにリードとして登録し、依頼を受けると、ファイルを引き継いだ顧客の記録になります。
• 案件：案件ごとに、顧客にリンクしたプロジェクトボードを開き、カード、担当者、期限を持たせます。プロジェクトを閲覧できるメンバーには、すべてのプロジェクトが見えます。案件間に情報隔壁（エシカルウォール）が必要な事務所には、これは実際の欠点になります。
• 書類：業務契約書、保存したメール（EMLまたはMSG）、署名済みのASiC-EやBDOCのコンテナは、顧客、カード、請求書に添付でき、1ファイル50MBまでです。ERPFlowは署名済みファイルを保存するだけで、署名も署名の検証もしません。
• 請求書：請求書は明細ごとに税を持ち、顧客の言語で印刷でき、月額の報酬は定期請求書として実行できます。一部入金は手動で記録し、督促は自分で送るときだけ送信されます。明細にマイナスは使えないため、預り金の充当は請求書のメモに書きます。

ERPFlowには現在、タイマーもタイムシートもありません。タイムトラッキング（記録した時間を請求書に変換する機能を含む）は、今後提供する予定です。現時点では、カードに作業時間を入力でき、案件ごと・顧客ごとに合計されますが、請求書の明細にはなりません。固定報酬やリテーナー（月額固定の継続契約料）で業務を行う事務所には向いています。6分単位で請求する事務所は、当面は現在の時間記録ツールを使い続けてください。

ERPFlowはLEDESファイルを作成しないため、それを求める顧客への請求書には、別の方法が必要です。