Cara membuat faktur untuk klien sebagai freelancer

Untuk menagih klien sebagai freelancer, kirim faktur bernomor yang memuat nama dan alamat Anda, nama badan hukum klien, apa yang dikerjakan dan kapan, jumlah dan PPN (bila ada), tanggal jatuh tempo, serta rekening bank. Memungut PPN atau tidak bergantung pada pendaftaran Anda dan lokasi klien, jadi selesaikan hal itu lebih dulu.

Langkah umumnya ada di cara menagih pelanggan dengan faktur. Panduan ini membahas apa yang berubah ketika bisnisnya hanya satu orang.

Apa yang harus dicantumkan freelancer di faktur?

Faktur freelancer memuat keterangan yang sama dengan faktur lain, dengan satu perbedaan: Anda sendiri adalah badan hukumnya, jadi nama Anda yang tertera. Di Inggris, GOV.UK menyatakan bahwa pengusaha perorangan (sole trader) harus mencantumkan namanya dan nama bisnis yang dipakai, dan jika memakai nama bisnis, alamat tempat dokumen hukum dapat dikirim. Jika Anda bekerja lewat perseroan terbatas, faktur memuat nama lengkap terdaftar perseroan itu.

Nama dagang yang menarik boleh dipakai di samping nama hukum Anda, tetapi jangan menggantikannya.

Alamat Anda juga harus tertera. Jika tidak ingin mencetak alamat rumah, tanyakan kepada akuntan apa yang diterima di negara Anda sebagai penggantinya. Negara Anda mungkin juga meminta nomor registrasi pajak atau usaha. Periksa sekali, lalu masukkan jawabannya ke template agar pertanyaan itu tidak muncul lagi.

Haruskah freelancer memungut PPN?

Freelancer memungut PPN hanya jika terdaftar PPN, dan setelah terdaftar, lokasi serta status klien menentukan perlakuannya.

Ambang pendaftaran di Inggris adalah omzet kena pajak £90.000 dalam 12 bulan. Di UE, tiap negara memutuskan apakah usaha kecil dibebaskan, dan ambang batas yang ditetapkan tidak boleh melebihi €85.000 (Pasal 284 Direktif PPN).

Menambahkan PPN padahal tidak terdaftar adalah kesalahan yang mahal. Panduan PPN HMRC menyatakan hanya orang yang terdaftar PPN yang boleh menerbitkan faktur PPN, dan ada sanksi finansial bagi yang melakukannya tanpa terdaftar. Freelancer yang menyalin template milik teman yang sudah ada baris PPN-nya bisa melakukan ini tanpa sengaja.

Seperti apa faktur freelancer?

Berikut contoh rekaan: seorang developer freelance menerbitkan faktur pada 31 Maret untuk pekerjaan bulan itu, dengan ketentuan 14 hari dan PPN 20% sebagai ilustrasi.

Dua detail ini mencegah perdebatan. Tanggal pada baris tarif harian memudahkan klien mencocokkannya dengan kalendernya. Lalu jam ditulis sebagai desimal: tiga setengah jam adalah 3,5. Kalau ditulis 3,30, seseorang akan membacanya sebagai 3,3 jam, yang menjadi €231 dan bukan €245, sehingga klien jadi punya pertanyaan dan Anda rugi €14.

Lisensi font dikenai PPN di sini karena merupakan biaya pekerjaan yang diteruskan sebagai bagian dari harga Anda. Menagihkan biaya yang dapat diganti membahas kapan itu tepat dan kapan tidak.

Apa yang perlu ditanyakan ke klien baru sebelum faktur pertama?

Tanyakan data penagihan dan proses pembayaran klien baru sebelum mulai bekerja, karena faktur pertama adalah saat masalah administrasi muncul. Cukup satu pesan:

Sebelum saya mengirim faktur pertama, boleh dikonfirmasi tiga hal? Nama badan hukum dan alamat yang harus saya tagih, apakah Anda memerlukan nomor pesanan pembelian di faktur, dan ke alamat mana faktur harus dikirim. Jika saya perlu didaftarkan sebagai pemasok lebih dulu, atau pembayaran dilakukan pada tanggal tetap, kabari saya apa yang Anda butuhkan dari saya.

Perusahaan besar sering tidak membayar pemasok yang belum terdaftar di sistemnya, dan proses pendaftaran itu bisa lebih lama daripada pekerjaannya. Tanyakan lebih awal, dan kirim balik formulir apa pun di hari yang sama.

Bagaimana freelancer agar dibayar tepat waktu?

Freelancer dibayar tepat waktu terutama berkat apa yang disepakati sebelum pekerjaan dimulai.

• Minta uang muka dari klien baru. Ini menguji bahwa proses pembayaran berjalan dan membagi risiko. Lihat faktur uang muka dan pelunasan.
• Tagih pekerjaan panjang secara bertahap. Tiga bulan kerja tanpa dibayar adalah pinjaman besar untuk orang yang mungkin baru Anda temui dua kali. Penagihan bertahap menjelaskan caranya.
• Sepakati ketentuan pembayaran yang singkat secara tertulis, di penawaran atau kontrak, bukan hanya di faktur.
• Terbitkan faktur di hari pekerjaan selesai. Sebagian besar ketentuan pembayaran dihitung dari faktur, jadi faktur yang telat berarti uang yang telat.
• Tindak lanjuti sehari setelah jatuh tempo. Urutan pengingat punya kalimat yang bisa disalin.

Freelancer juga bukan kreditur kelas dua. Direktif Pembayaran Terlambat UE mencakup pelaku usaha "meskipun kegiatan itu dijalankan oleh satu orang", jadi jika klien bisnis membayar terlambat, Anda dapat menagih bunga dan jumlah tetap seperti pemasok lainnya.

Kesalahan khas orang yang bekerja sendiri

• Menimpa faktur bulan lalu. Template Word atau spreadsheet membawa tanggal, nomor, atau klien lama kalau tidak ditangkap, dan Anda satu-satunya yang memeriksa.
• Menomori per klien. ACME-001 dan BETA-001 tampak rapi, tetapi menyulitkan pembuktian bahwa faktur Anda membentuk satu urutan. Cara menomori faktur memuat format yang tahan uji.
• Menagih orang yang mempekerjakan Anda. Nama kontak Anda bukan pelanggannya. Perusahaan yang berutang kepada Andalah pelanggannya.

Membuat faktur untuk klien sebagai freelancer di ERPFlow

Faktur di ERPFlow bisa dipakai oleh satu orang. Paket Gratis mencakup satu anggota, 5 faktur per bulan, 10 pelanggan, dan 5 layanan. Paket ini hanya berjalan dalam mata uang dasar, dan PDF-nya memuat catatan kaki "Generated by ERPFlow.ai". Batas paket yang lebih besar ada di halaman harga.

Nama badan hukum, alamat, data bank, dan nomor PPN (bila ada) diisi sekali di Pengaturan > Info bisnis, lalu tercetak di setiap faktur. Penomoran otomatis. Tarif harian atau tarif per jam bisa disimpan dalam layanan, jadi baris baru cukup dengan memilih layanan dan mengetik jumlahnya. Jika Anda tidak terdaftar PPN, biarkan tarif pajak pada baris kosong. Penawaran bisa dikonversi menjadi draf faktur tanpa mengetik ulang.

ERPFlow belum punya timer atau timesheet. Pekerjaan per jam ditagih dengan mengisi tarif dan jumlah pada faktur. Pelacakan waktu, termasuk mengubah waktu yang tercatat menjadi faktur, akan segera hadir. Untuk saat ini, kartu proyek punya kolom waktu terpakai yang diisi dalam jam dan menit, dijumlahkan per proyek dan per pelanggan, tetapi total itu tidak berubah menjadi baris faktur. Anda membacanya dan mengetik jumlahnya sendiri.

Klien dengan biaya bulanan bisa dimasukkan ke faktur berulang, yang diterbitkan dan dikirim lewat email, atau dibiarkan sebagai draf untuk Anda periksa. Faktur berulang menagih klien dan tidak pernah menarik uangnya, karena ERPFlow tidak punya pembayaran kartu online maupun penagihan otomatis. Anda mencatat setiap pembayaran saat uangnya tiba.