Terakhir diperbarui 6 November 2026
Alur pelacakan waktu dan penagihan freelancer memerlukan satu catatan, satu pemeriksaan mingguan, dan satu hari penagihan. Tulis setiap blok pekerjaan pada hari Anda mengerjakannya, periksa catatan selama lima belas menit setiap Jumat, dan pada tanggal tetap setiap bulan ubah jam setiap klien menjadi satu faktur.
Jam kebanyakan hilang di antara mengerjakan dan menuliskannya, jadi rutinitas lebih penting daripada alat yang Anda pilih.
Apa yang sebaiknya disepakati freelancer sebelum melacak waktu?
Freelancer sebaiknya menyepakati tarif per jam, kenaikan penagihan, apa yang dihitung dapat ditagih, dan tanggal penagihan sebelum jam pertama dicatat. Taruh di penawaran atau email yang mengonfirmasi pekerjaan, karena aturan yang sudah dilihat klien secara tertulis sulit dibantah kemudian. Anda bisa menyalin ini dan mengubah angkanya:
Waktu ditagih €75,00 per jam ditambah PPN, dicatat dalam satuan 15 menit, dan difakturkan pada hari kerja terakhir setiap bulan. Perjalanan ditagih setengah tarif. Pembayaran jatuh tempo 14 hari setelah tanggal faktur.
Setiap pilihan itu punya panduannya sendiri jika Anda ragu: kenaikan penagihan, menagih waktu perjalanan, dan ketentuan pembayaran.
Seperti apa catatan waktu freelancer yang sederhana?
Catatan waktu freelancer memerlukan enam kolom, dan spreadsheet menanganinya dengan baik. Entri-entri ini rekaan:
| Tanggal | Klien | Tugas | Jam | Dapat ditagih | Faktur |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 April | Harbour Foods | Halaman produk, draf pertama | 3,25 | Ya | INV-2026-0031 |
| 3 April | Harbour Foods | Telepon dengan kepala pemasaran | 0,5 | Ya | INV-2026-0031 |
| 6 April | Fell Cycles | Penulisan ulang beranda | 2,0 | Ya | |
| 7 April | Administrasi sendiri | Pembukuan | 1,0 | Tidak | n/a |
Kolom Faktur paling banyak bekerja. Yang kosong berarti jamnya belum ditagih, jadi menyaring yang kosong menunjukkan pekerjaan Anda yang belum ditagih dan mencegah apa pun ditagih dua kali.
Catat juga administrasi Anda sendiri, meskipun tidak ada yang membayarnya. Setelah beberapa bulan, itu memberi tahu berapa jam yang sebenarnya bisa Anda jual, dan angka itulah yang menjadi dasar tarif Anda.
Apa rutinitas mingguan dan bulanannya?
Rutinitasnya punya tiga langkah rutin, dan yang sering dilewati adalah hari Jumat.
| Kapan | Sekitar berapa lama | Yang Anda lakukan |
|---|---|---|
| Hari yang sama | 2 menit | Tulis apa yang Anda kerjakan, untuk siapa, dan berapa lama |
| Jumat | 15 menit | Bandingkan catatan dengan kalender, email terkirim, dan berkas yang berubah, lalu isi celahnya |
| Hari penagihan | 10 menit per klien | Saring per klien, jumlahkan jam yang dapat ditagih, terbitkan faktur, tulis nomornya ke catatan |
Jumat menyelamatkan paling banyak uang. Pada hari Jumat Anda masih ingat telepon mendadak dengan klien hari Selasa. Di akhir bulan Anda tidak ingat, dan jam yang disusun ulang dari ingatan jatuh kurang.
Setelah tanggal jatuh tempo lewat, Anda memerlukan satu kebiasaan lagi: menagih pada hari yang ditetapkan, memakai rangkaian pengingat yang sudah Anda tulis.
Contoh hitungan: jam sebulan dalam satu faktur
Berikut contoh rekaan. Seorang copywriter freelance menagih €75 per jam, perjalanan setengah tarif, dan menambah PPN 20%. Ini jam yang dapat ditagih bulan April untuk satu klien.
| Baris | Jam | Tarif | Neto |
|---|---|---|---|
| Penulisan, halaman produk | 18,5 | €75,00 | €1.387,50 |
| Telepon dan revisi | 3,25 | €75,00 | €243,75 |
| Perjalanan ke kantor klien, setengah tarif | 2,0 | €37,50 | €75,00 |
| Neto | 23,75 | €1.706,25 | |
| PPN 20% | €341,25 | ||
| Total yang harus dibayar | €2.047,50 |
Sebelum menerbitkan, periksa bahwa 23,75 cocok dengan total jam yang dapat ditagih di catatan untuk klien dan bulan itu. Jika tidak, Anda melewatkan satu baris atau mengambil satu dari bulan lain. Tulis setiap baris supaya klien tidak perlu bertanya:
Penulisan, halaman produk, 1 sampai 30 April: 18,5 jam dengan tarif €75,00
Jika Anda tidak terdaftar PPN, baris PPN dihilangkan dan totalnya €1.706,25. Panduan membuat faktur untuk klien sebagai freelancer membahas apa lagi yang harus tertulis di faktur, dan mengubah jam yang dapat ditagih menjadi faktur membahas lebih jauh tentang baris ringkas atau rinci.
Haruskah freelancer melacak waktu pada pekerjaan harga tetap?
Freelancer sebaiknya melacak waktu pada pekerjaan harga tetap juga, karena tidak ada yang lain yang menunjukkan berapa bayaran pekerjaan itu per jam. Ambil contoh rekaan penulisan ulang situs €2.400 yang memakan 44 jam. Itu setara €54,55 per jam, dibandingkan tarif €75, dan pada €75 jam yang sama akan menjadi €3.300.
Klien tidak pernah melihat jam itu. Anda memakainya untuk penawaran berikutnya, atau saat membandingkan jam anggaran dengan jam aktual untuk melihat jenis pekerjaan mana yang terus Anda beri harga terlalu rendah.
Melacak jam dan menagihnya di ERPFlow
ERPFlow belum punya timer atau timesheet saat ini. Pelacakan waktu, termasuk mengubah waktu yang tercatat menjadi faktur, akan segera hadir. Untuk sekarang catatan Anda tetap di spreadsheet atau aplikasi timer, dan ERPFlow menangani faktur dan semua yang sesudahnya.
- Tarif: buat layanan dengan satuan jam dan harga per jam Anda. Pada faktur, pilih layanannya dan ketik kuantitas dari catatan Anda, seperti 18,5. Anda dapat mengubah kalimat deskripsi pada baris.
- Mengirim: menerbitkan memberi faktur nomornya dan membuatnya final. Faktur diemail sebagai PDF, dalam salah satu dari 19 bahasa.
- Dibayar: catat setiap pembayaran saat tiba, termasuk pembayaran sebagian. Daftar Faktur menyaring Jatuh tempo, dan Kirim pengingat pembayaran mengirim email untuk faktur jatuh tempo saat Anda memilihnya. Tidak ada yang terkirim menurut jadwal, dan ERPFlow tidak menagih uangnya sendiri.
- Jam di samping klien: proyek yang tertaut ke pelanggan memuat kartu dengan waktu terpakai yang diketik, dan waktu itu dijumlahkan per proyek dan per pelanggan. Setiap kartu memuat satu angka tanpa tanggal, dan tidak menjadi baris faktur, jadi tidak menggantikan catatan bertanggal.
Paket Free punya satu anggota dan mengizinkan 5 faktur sebulan, 5 layanan, dan 10 kartu proyek secara total, jadi periksa batas itu terhadap daftar klien Anda sendiri.