Terakhir diperbarui 6 November 2026
Informasi umum, bukan nasihat pajak atau hukum. Aturan bergantung pada negara dan situasi Anda, jadi konsultasikan hal yang berdampak pada pajak atau hukum dengan akuntan Anda.
Untuk menagihkan biaya yang dapat diganti, taruh di faktur sebagai barisnya sendiri, dengan apa itu, kapan terjadi, dan jumlahnya, sesuai harga beli atau dengan markup yang disepakati. Simpan kuitansinya. Perlu tidaknya menambah PPN bergantung pada apakah itu penagihan ulang (biasanya ya) atau disbursement yang sebenarnya (biasanya tidak).
Bagaimana biaya yang dapat diganti ditampilkan di faktur?
Biaya yang dapat diganti sebaiknya tampil sebagai baris terpisah di bawah biaya jasa Anda, masing-masing cukup spesifik sehingga bagian keuangan klien tidak perlu bertanya. "Biaya: €240" akan dipertanyakan. Yang ini tidak:
Biaya: kereta dan hotel untuk kunjungan ke lokasi klien, 11 sampai 12 Maret 2026, sesuai harga beli. Kuitansi tersedia atas permintaan.
Kelompokkan butir kecil jika klien setuju, tetapi beri tiap kelompok rentang tanggal. Jika Anda memberi markup, jangan tulis "sesuai harga beli" di sampingnya.
Tagih biaya pada faktur yang sama dengan pekerjaan terkait, atau pada faktur pertama setelah Anda membayarnya. Biaya yang muncul empat bulan kemudian sering sudah kehilangan tempatnya di anggaran klien. Waktu yang dihabiskan untuk perjalanan adalah pertanyaan tersendiri dari ongkosnya, dan panduan menagih waktu perjalanan membahasnya.
Penagihan ulang atau disbursement?
Penagihan ulang adalah biaya yang Anda beli untuk mengerjakan pekerjaan Anda sendiri, sedangkan disbursement adalah biaya yang Anda bayar semata atas nama klien. Perbedaan itu menentukan PPN-nya.
| Penagihan ulang | Disbursement | |
|---|---|---|
| Siapa yang menerima barang atau jasa | Anda | Klien |
| Contoh | Ongkos kereta Anda ke lokasi mereka | Biaya permohonan izin mereka, dibayarkan untuk mereka |
| PPN pada faktur Anda | Tarif normal Anda, atas seluruh baris | Tidak ditambahkan, ditampilkan terpisah |
| Bisakah Anda mengklaim kembali PPN atas biayanya? | Umumnya ya, dengan kuitansi yang sah | Tidak |
| Bisakah diberi markup? | Ya, jika disepakati | Tidak, hanya jumlah persis |
Sebagian besar biaya bisnis adalah penagihan ulang, apa pun sebutannya di faktur. Contoh HMRC sendiri adalah konsultan yang terbang ke lokasi klien: tiketnya tidak bisa menjadi disbursement, karena penyerahan maskapai ditujukan kepada konsultan (Notice 700, paragraf 25.1.3). Di Inggris, semua syarat HMRC harus dipenuhi agar sesuatu diperlakukan sebagai disbursement. Di UE, aturannya adalah Pasal 79 Direktif PPN: uang harus dibelanjakan atas nama dan demi kepentingan pelanggan, dan Anda harus membuktikan jumlah sebenarnya serta tidak boleh mengurangkan PPN atasnya.
Sisi pajaknya punya panduan sendiri: PPN atas biaya yang dapat diganti dan disbursement. Sisa panduan ini tentang memasukkannya ke faktur.
Contoh faktur dengan biaya jasa, penagihan ulang, dan disbursement
Berikut contoh rekaan, dengan PPN 20% agar hitungannya sederhana. Seorang konsultan menagih biaya jasa, menagih ulang perjalanan, dan meneruskan biaya izin yang dibayarkan atas nama klien.
| Baris | Bersih | PPN (20%) | Total |
|---|---|---|---|
| Konsultasi: tinjauan lokasi, 12 Maret | €1.800,00 | €360,00 | €2.160,00 |
| Biaya: kereta dan hotel, 11 sampai 12 Maret, sesuai harga beli | €240,00 | €48,00 | €288,00 |
| Disbursement: biaya permohonan izin yang dibayarkan atas nama Anda, ref. 2026/418 | €95,00 | tidak ada | €95,00 |
| Total | €2.135,00 | €408,00 | €2.543,00 |
Bagaimana menghindari PPN di atas PPN?
Anda menghindari PPN di atas PPN dengan menagih ulang biaya tanpa PPN yang bisa Anda klaim kembali, lalu menambahkan PPN Anda sendiri di atasnya. Ini kesalahan paling umum pada baris biaya. Ambil kuitansi hotel rekaan €120 yang memuat PPN €20.
| Posisi Anda | Biaya riil Anda | Baris faktur | PPN atasnya | Klien membayar |
|---|---|---|---|---|
| Terdaftar PPN, mengklaim kembali €20 | €100 | €100 | €20 | €120 |
| Terdaftar PPN, tidak bisa mengklaimnya | €120 | €120 | €24 | €144 |
| Tidak terdaftar PPN | €120 | €120 | tidak ada | €120 |
| Salah: mengklaim kembali €20 dan juga menagih €120 + PPN | €100 | €120 | €24 | €144 |
Baris kedua benar, dan mengejutkan orang. Sebagian negara membatasi klaim PPN atas hotel dan makanan, dan dalam hal itu seluruh €120 adalah biaya Anda dan PPN Anda sendiri tetap berlaku pada barisnya. Tanyakan kepada akuntan biaya mana yang bisa Anda klaim kembali.
Baris terakhir adalah yang harus dihindari. Klien membayar €24 kelebihan, dan bagian keuangan yang jeli akan mengembalikan fakturnya.
Sesuai harga beli atau dengan markup?
Sesuai harga beli adalah patokan umum untuk biaya yang dapat diganti, dan markup tidak masalah jika klien menyetujuinya secara tertulis. Markup wajar bila Anda menanggung biaya riil dengan menalangi uang atau mengurus pemasok. Pada €240 di atas, 10% membuat barisnya €264, dengan PPN €52,80. Mana pun yang Anda pilih, nyatakan sebelum mengeluarkan uang:
Biaya: perjalanan dan biaya lain yang diperlukan untuk pekerjaan ini ditagih sesuai harga beli, tanpa markup, pada faktur bulan terjadinya. Setiap biaya tunggal di atas €100 memerlukan persetujuan tertulis Anda terlebih dahulu. Kuitansi tersedia atas permintaan.
Kalimat persetujuan itu mencegah sebagian besar perdebatan. Tanpanya, Anda meminta klien menyetujui hotel €600 setelah menginap.
Kesalahan yang merugikan Anda
- Melupakannya. Alasan biasanya karena biayanya ada di mutasi kartu sedangkan fakturnya ada di tempat lain. Periksa pengeluaran Anda sebelum mengirim tiap faktur.
- Kehilangan kuitansi. Tanpa kuitansi bisa berarti tanpa klaim PPN, dan tanpa jawaban ketika klien bertanya.
- Mengklaim kembali PPN atas disbursement. Keduanya tidak bisa dilakukan.
- Mencampuradukkan penagihan ulang dengan klaim staf. Mengganti uang karyawan yang menalangi biaya adalah pekerjaan terpisah, apa pun yang kemudian Anda tagihkan ke klien. Lihat kebijakan klaim biaya.
Menagih ulang biaya di ERPFlow
Pengeluaran di ERPFlow tidak tertaut ke pelanggan atau pekerjaan, jadi menagih ulang biaya adalah baris yang Anda ketik di faktur. ERPFlow tidak bisa menarik pengeluaran ke faktur, menandai pengeluaran yang belum ditagih, atau menampilkan biaya atau margin per pelanggan.
Jadi ada dua hal yang Anda lakukan. Catat biayanya di Pengeluaran, dengan kategori, pemasok, PPN, dan kuitansi terlampir. Lalu ketik barisnya di faktur: uraian, jumlah, harga, dan tarif pajak, atau tanpa pajak untuk disbursement. Tambahkan nomor faktur ke uraian pengeluaran, agar sekilas terlihat bahwa sudah ditagih.
Berkas yang dilampirkan ke faktur bersifat internal dan tidak dikirim ke pelanggan, jadi jika klien menginginkan kuitansi, kirim secara terpisah.
ERPFlow tidak punya klaim biaya karyawan atau penggantian, pelacakan jarak tempuh, atau pemindaian kuitansi.