आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
एजेंसी के लिए बिल योग्य घंटे ट्रैक करने के लिए हर क्लाइंट को एक कोड दें और उसके नीचे हर काम की एक लाइन, हर व्यक्ति से रोज़ काम के खिलाफ़ समय दर्ज करवाएँ, और हर रिटेनर के घंटों की तुलना हर हफ़्ते उसके भत्ते से करें। दर्ज करना आसान हिस्सा है। एजेंसी का खास जोखिम वह रिटेनर है जो बिना ध्यान दिए ओवररन हो जाता है।
एजेंसी के कौन-से घंटे बिल योग्य हैं?
एजेंसी के घंटे तब बिल योग्य होते हैं जब क्लाइंट का कॉन्ट्रैक्ट ऐसा कहता हो, यानी एक ही घंटा एक क्लाइंट पर चार्ज योग्य और दूसरे पर मुफ़्त हो सकता है। यह तालिका एक समझदार डिफ़ॉल्ट है। इसे हर कॉन्ट्रैक्ट से मिलाएँ।
| काम | रिटेनर | तय फ़ीस का प्रोजेक्ट | समय और सामग्री |
|---|---|---|---|
| अकाउंट मैनेजमेंट, स्टेटस कॉल | भत्ते में गिना जाता है अगर कॉन्ट्रैक्ट ऐसा कहता है | फ़ीस के भीतर, काम पर दर्ज | बिल योग्य अगर कॉन्ट्रैक्ट ऐसा कहता है |
| तय किए गए संशोधन दौर | गिने जाते हैं | फ़ीस के भीतर | बिल योग्य |
| तय दौरों से आगे के संशोधन | गिने जाते हैं, या बदलाव का अनुरोध | बदलाव का अनुरोध, फिर बिल योग्य | बिल योग्य |
| आपकी अपनी गलती से हुआ दोबारा काम | नहीं गिना जाता। दर्ज करें, फिर राइट-डाउन करें | फ़ीस के भीतर, काम पर दर्ज | बिल नहीं होता |
| नए बिज़नेस के पिच | आंतरिक कोड | आंतरिक कोड | आंतरिक कोड |
| स्टूडियो मीटिंग, ट्रेनिंग | आंतरिक कोड | आंतरिक कोड | आंतरिक कोड |
सब कुछ दर्ज करें, जो चार्ज नहीं कर सकते वह भी। सामान्य नियम बिल योग्य और गैर-बिल योग्य घंटे की गाइड में हैं, और जो समय आपने दर्ज किया पर बिल नहीं करेंगे वह एक राइट-डाउन है, जिसके बगल में कारण लिखा हो।
एजेंसी को क्लाइंट, काम और टास्क कैसे सेट करने चाहिए?
एजेंसी के समय कोड क्लाइंट, फिर काम, फिर टास्क के प्रकार के क्रम में चलने चाहिए, टास्क प्रकारों की ऐसी छोटी सूची के साथ जो सबके लिए साझा हो। इस काल्पनिक सेटअप में HARB-RET Harbour Foods का मासिक रिटेनर है और HARB-WEB उसी क्लाइंट का अलग वेबसाइट का काम, क्योंकि दोनों की शर्तें अलग हैं।
- टास्क प्रकार: उन्हें उतने ही रखें जितनों पर आप रिपोर्ट करेंगे, जैसे रणनीति, कॉपी, डिज़ाइन, प्रोडक्शन और अकाउंट मैनेजमेंट। तीस की सूची अनदेखी हो जाती है, और सब "general" में चला जाता है।
- आंतरिक कोड:
INT-PITCHऔरINT-ADMINवह सब लेते हैं जो क्लाइंट का काम नहीं है, ताकि हर व्यक्ति का हफ़्ता उसके कॉन्ट्रैक्ट के घंटों तक जुड़े। जो हफ़्ता कम पड़ता है, उसका मतलब है कि समय छूट गया। - रेट: उन्हें प्रविष्टि के नहीं, भूमिका के खिलाफ़ रखें। अगर कोई क्लाइंट पूरी टीम के लिए एक रेट चाहता है, तो मिश्रित घंटे का रेट निकालें और भूमिका के रेट अपनी शीट में रखें।
साझा साप्ताहिक टीम टाइमशीट इसे चलाने के लिए काफ़ी है, जब तक एजेंसी के पास इतने क्लाइंट न हो जाएँ कि कोई एक व्यक्ति उन्हें दिमाग में न रख सके।
ओवररन किए बिना रिटेनर के घंटे कैसे ट्रैक करें?
रिटेनर के घंटे ट्रैक करने के लिए हर हफ़्ते इस्तेमाल हुए घंटों की तुलना महीने के बीत चुके हिस्से से करें। यह एक काल्पनिक उदाहरण है: €6,000 का मासिक रिटेनर 60 घंटे खरीदता है, यानी €100 प्रति घंटे का मिश्रित रेट। चार में से दो हफ़्तों के बाद 38 घंटे जा चुके हैं। यह आधे रास्ते पर भत्ते का 63% है।
क्लाइंट को अभी बताएँ, जब चुनाव अब भी उनका है:
इस महीने के रिटेनर के 60 में से 38 घंटे हम इस्तेमाल कर चुके हैं, और दो हफ़्ते बाकी हैं। इसी रफ़्तार से महीना लगभग 76 घंटे पर खत्म होगा। कृपया बताइए कि बाकी में से कौन-सी मदें रोकी जाएँ, या हम आगे बढ़ सकते हैं और अतिरिक्त 16 घंटे तय किए €100 प्रति घंटे पर बिल कर सकते हैं।
महीने के अंत में ओवररन को दोनों तरह नापें, क्योंकि वे आपस में मेल नहीं खाते।
| भूमिका | घंटे | रेट-कार्ड रेट | मूल्य |
|---|---|---|---|
| Strategist | 8.0 | €140 | €1,120 |
| Designer | 26.0 | €95 | €2,470 |
| Copywriter | 18.0 | €85 | €1,530 |
| अकाउंट मैनेजर | 14.5 | €70 | €1,015 |
| कुल | 66.5 | €6,135 |
घंटों में नापें तो महीना 6.5 घंटे ऊपर है, जो €100 पर अतिरिक्त €650 है। रेट-कार्ड रेट पर मूल्य में नापें तो वह €6,000 की फ़ीस से सिर्फ़ €135 ऊपर है, क्योंकि महीने में भूमिकाओं का मिश्रण औसतन लगभग €92 प्रति घंटा रहा, यानी रिटेनर के माने €100 से कम। दोनों ईमानदार हिसाब हैं, और उनके बीच का अंतर €515 है।
इसलिए कॉन्ट्रैक्ट को बताना चाहिए कि रिटेनर किस इकाई में नापा जाता है। यह, और बिना इस्तेमाल घंटों का क्या होता है, किसी के काम शुरू करने से पहले तय करें। इनवॉइस खुद मासिक रिटेनर का इनवॉइस की गाइड में है।
क्रिएटिव टीम से समय दर्ज कैसे करवाएँ?
क्रिएटिव टीम से समय दर्ज करवाने के लिए इसे दिन में एक मिनट से कम का काम बनाएँ और उन्हें दिखाएँ कि आँकड़े किस लिए हैं। कोई भी सिर्फ़ इसलिए अच्छी तरह टाइमशीट नहीं भरता कि उसे कहा गया।
- हर दिन के अंत में, कैलेंडर खोलकर दर्ज करें। लोगों से यह न कहें कि ध्यान लगाते हुए टाइमर चलाएँ।
- हर व्यक्ति को रिटेनर की खपत दिखाएँ। जो देख सकता है कि कोई क्लाइंट महीने के बीच तक 63% पर है, वह आपके पूछने से पहले उसका ज़िक्र करेगा।
- लॉग को यह आँकने के लिए इस्तेमाल न करें कि लोग कितने तेज़ हैं। एक बार यह प्रदर्शन का माप बन जाए, तो प्रविष्टियाँ उसकी ओर खिसकने लगती हैं जो अच्छा दिखता है, और इनवॉइस भी उसके साथ।
अगर आप इसे लिखित रूप में चाहते हैं, तो छोटी टाइमशीट नीति समय-सीमा और अनुवर्ती कौन करेगा, यह तय करती है।
एजेंसी को हर महीने क्या समीक्षा करनी चाहिए?
एजेंसी की मासिक समीक्षा को चार आँकड़ों को चार फ़ैसलों में बदलना चाहिए।
| आँकड़ा | कहाँ से आता है | आप क्या तय करते हैं |
|---|---|---|
| भत्ते के मुक़ाबले रिटेनर के घंटे और मूल्य | ऊपर की खपत तालिका | ओवररन का बिल बनाएँ, दायरा घटाएँ या कीमत दोबारा तय करें |
| बिना बिल हुए समय और सामग्री के घंटे | बिना इनवॉइस नंबर वाली प्रविष्टियाँ | उन्हें अभी बिल करें |
| कारण के अनुसार राइट-डाउन किए घंटे | आपका राइट-डाउन लॉग | उस स्कोपिंग या ब्रीफ़ को ठीक करें जिसने उन्हें पैदा किया |
| हर व्यक्ति के घंटों में बिल योग्य हिस्सा | यूटिलाइज़ेशन | क्या आप और काम ले सकते हैं, या मदद चाहिए |
ERPFlow में एजेंसी के घंटे ट्रैक करना
ERPFlow में आज टाइमर या टाइमशीट नहीं है। टाइम ट्रैकिंग, ट्रैक किए गए समय को इनवॉइस में बदलने सहित, जल्द आ रहा है। ERPFlow में प्रति-व्यक्ति समय रिपोर्ट भी नहीं हैं, और कुछ भी रिटेनर के भत्ते को ट्रैक नहीं करता, इसलिए दर्ज करना और ऊपर की खपत की जाँच आपकी स्प्रेडशीट में रहती है।
मार्केटिंग या क्रिएटिव एजेंसी के लिए यह क्या करता है:
- क्लाइंट और काम: प्रोजेक्ट एक बोर्ड है जिसे आप ग्राहक से जोड़ सकते हैं। कार्ड असाइनी, समय-सीमाएँ, फ़ाइलें और टिप्पणियाँ रखते हैं, साथ में घंटे और मिनट के रूप में टाइप किया लगा समय, और वे समय प्रति प्रोजेक्ट और प्रति ग्राहक जुड़ते हैं। हर कार्ड में एक आँकड़ा होता है, बिना तारीख और बिना व्यक्ति के बँटवारे के, और वह इनवॉइस की लाइनें नहीं बनता।
- रिटेनर फ़ीस: आवर्ती इनवॉइस हर हफ़्ते, महीने, तीन महीने या साल एक तय राशि बिल करता है, और या तो उसे ईमेल करता है या ड्राफ़्ट छोड़ देता है। वह इनवॉइस जारी करता है और पैसा वसूल नहीं करता। अगर आप ओवररन का बिल बनाते हैं, तो ड्राफ़्ट बनाएँ चुनें ताकि जारी करने से पहले आप अतिरिक्त लाइन जोड़ सकें, या अलग इनवॉइस बनाएँ।
- रेट: हर भूमिका की एक सेवा, इकाई घंटे और प्रति घंटे के दाम के साथ, ताकि कोई भी लाइन टाइप करने के बजाय चुनी जा सके।