आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
आर्किटेक्चर प्रोजेक्ट मैनेजमेंट, पैसे की तरफ़ से, का मतलब है हर चरण की फ़ीस को घंटों के बजट में बदलना, हर हफ़्ते टीम का समय उस चरण के विरुद्ध दर्ज करना, लगे घंटों की तुलना हुए काम से करना, और तय ट्रिगर आने पर इनवॉइस बनाना। यह तुलना ओवररन को तब पकड़ लेती है जब आप उसके बारे में अब भी कुछ कर सकते हैं।
यह गाइड प्रोजेक्ट चलते समय तय फ़ीस को मुनाफ़े में रखने के बारे में है। डिज़ाइन समन्वय और वैधानिक पक्ष अलग विषय हैं, और उनके लिए RIBA Plan of Work ओवरव्यू सही जगह है।
चरण की फ़ीस को घंटों के बजट में कैसे बदलें?
चरण की फ़ीस को घंटों के बजट में बदलने के लिए कुछ आकस्मिकता रोक लें और जो बचे उसे अपने ब्लेंडेड रेट से भाग दें। यह एक काल्पनिक उदाहरण है, 10% आकस्मिकता और £85 प्रति घंटे के ब्लेंडेड रेट के साथ:
| चरण | फ़ीस | घटा 10% रोका हुआ | £85 पर बजट घंटे |
|---|---|---|---|
| 2 कॉन्सेप्ट डिज़ाइन (Concept Design) | £6,000 | £5,400 | 63 |
| 3 स्पेशियल कोऑर्डिनेशन (Spatial Coordination) | £8,400 | £7,560 | 88 |
| 4 टेक्निकल डिज़ाइन (Technical Design) | £11,600 | £10,440 | 122 |
घंटे नीचे गोल किए गए हैं। अगर आपने फ़ीस प्रस्ताव पिछले घंटों से लिखा था, तो बजट उसके करीब होना चाहिए जो आपने तब अनुमान लगाया था। टीम को आँकड़ा बताएँ। जो बजट सिर्फ़ डायरेक्टर जानता है, वह किसी के मंगलवार को प्रभावित नहीं कर सकता।
चरण फ़ीस के विरुद्ध टीम का समय कैसे ट्रैक करें?
चरण फ़ीस के विरुद्ध टीम का समय ट्रैक करने के लिए सबसे कहें कि कम से कम हर हफ़्ते प्रोजेक्ट और चरण पर घंटे दर्ज करें, फिर कुल की तुलना इस ईमानदार अनुमान से करें कि चरण का कितना हिस्सा हो चुका है।
तीन नियम आँकड़ों को इस्तेमाल लायक बनाते हैं:
- चरण पर दर्ज करें, सिर्फ़ प्रोजेक्ट पर नहीं। “Smith House: 6 hours” नहीं बता सकता कि वह किस फ़ीस से गया।
- अतिरिक्त सेवाएँ अलग दर्ज करें। उनका भुगतान ऊपर से मिलता है, इसलिए उन पर लगे घंटों को चरण का बजट नहीं खाना चाहिए। देखें अतिरिक्त सेवाएँ।
- प्रगति का अनुमान उससे लगाएँ जो बना है। ड्रॉइंग और बचे काम गिनें, और लगे घंटों को नज़रअंदाज़ करें। नहीं तो जाँच कुछ साबित नहीं करती।
ट्रैकर खुद हर चरण की एक पंक्ति हो सकता है। यह वही काल्पनिक जॉब है, स्टेज 3 में चार हफ़्ते बाद:
| चरण | बजट घंटे | लगे घंटे | बजट इस्तेमाल | हुआ काम | अनुमानित कुल | ऊपर या नीचे |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2 कॉन्सेप्ट डिज़ाइन (Concept Design) | 63 | 58 | 92% | 100% | 58 | 5 नीचे |
| 3 स्पेशियल कोऑर्डिनेशन (Spatial Coordination) | 88 | 62 | 70% | 50% | 124 | 36 ऊपर |
| 4 टेक्निकल डिज़ाइन (Technical Design) | 122 | 6 | 5% | 5% | 120 | 2 नीचे |
अनुमानित कुल है लगे घंटे भाग हुआ काम, इसलिए स्टेज 3 पढ़ता है 62 ÷ 50% = 124। यह बजट से 36 घंटे ऊपर है, या £85 पर £3,060, जो उस चरण पर रोके गए £840 की आकस्मिकता से ज़्यादा है। अब आप यह जानते हैं जबकि चरण का आधा हिस्सा अभी चलना है। एक तय-फ़ीस जॉब पर इन आँकड़ों को पढ़ने की गहराई में बजट घंटे बनाम असल घंटे की गाइड जाती है।
जब कोई चरण ऊपर चल रहा हो तो क्या करें?
जब कोई चरण ऊपर चल रहा हो, तो कुछ तय करने से पहले कारण ढूँढें, क्योंकि हर कारण का इलाज अलग है।
| कारण | क्या करें |
|---|---|
| क्लाइंट ने कुछ बदला | रुकें और उसे अतिरिक्त सेवा के रूप में तय करें |
| डिज़ाइन टिका नहीं है | किसी डायरेक्टर से वह फ़ैसला करवाएँ जो उसे रोके हुए है |
| जॉब अपने लोगों के लिए बहुत वरिष्ठ या बहुत जूनियर है | बदलें कि कौन क्या कर रहा है, क्योंकि ब्लेंडेड रेट भी हिलता है |
| कंसल्टेंट्स के साथ आपके मानने से ज़्यादा समन्वय | नियुक्ति में अपनी मान्यताएँ देखें, और अगर वे टूटी हैं तो उठाएँ |
| अनुमान कम था | चरण पूरा करें, घाटा सहें और अगले प्रस्ताव के लिए अपने आँकड़े सुधारें |
स्टेज 4 से चुपचाप घंटे उधार न लें। अगले चरण का बजट ही अगले चरण का भुगतान करता है, और कमी बस बाद में आती है, ठीक करने के लिए कम समय के साथ।
चरण का बिल कब बनाएँ: अंत में, मासिक या किस्तों में?
चरण का बिल वहाँ बनाएँ जहाँ आपकी नियुक्ति कहती है, और अगर वह नहीं कहती तो कुछ हफ़्तों से लंबे चरणों पर प्रगति के हिसाब से मासिक आमतौर पर सबसे अच्छा विकल्प है।
| पैटर्न | किसके लिए | किस पर ध्यान दें |
|---|---|---|
| हर चरण के अंत में | छोटे चरण, छोटे जॉब | पूरा चरण आप फ़ंड करते हैं, और रुका हुआ प्रोजेक्ट उसे बिना बिल छोड़ देता है |
| मासिक, हुए काम के हिस्से से | बड़े जॉब पर स्टेज 2 से 4 | ऐसा प्रगति का आँकड़ा चाहिए जिसे क्लाइंट माने |
| बराबर मासिक किस्तें | स्टेज 5, अनुबंध अवधि भर | बताएँ कि निर्माण बढ़े तो क्या होगा |
मासिक बिलिंग के लिए, अब तक की चरण प्रगति का इनवॉइस बनाएँ, घटा जो आप पहले बिल कर चुके हैं। काल्पनिक जॉब में 50% पर स्टेज 3 £8,400 की फ़ीस में से £4,200 कमाता है। अगर £2,800 पहले जा चुके हैं, तो इस महीने का इनवॉइस VAT के अलावा £1,400 है। लगे घंटे इसमें नहीं आते। RIBA चरण फ़ीस और प्रोग्रेस बिलिंग की गाइडें शब्द और चरण सेट करना कवर करती हैं।
ऐसे प्रोजेक्ट आमतौर पर कहाँ बिगड़ते हैं?
तय-फ़ीस के आर्किटेक्चर प्रोजेक्ट आमतौर पर छोटी आदतों से बिगड़ते हैं जो आँकड़ों को तब तक छिपाए रखती हैं जब तक देर न हो जाए।
- हफ़्तों बाद टाइप किया गया समय। किसी को याद नहीं रहता, इसलिए सब कुछ उस प्रोजेक्ट पर गिरता है जो सबसे ज़्यादा शोर करता है।
- सिर्फ़ चरण के अंत में समीक्षा। तब तक घंटे खर्च हो चुके होते हैं और क्लाइंट साइन-ऑफ़ कर चुका होता है।
- लगे घंटों को प्रगति मान लेना। जो चरण अपने घंटों के 70% से गुज़र चुका है, वह 70% पूरा नहीं होता।
- कोई मालिक नहीं। छोटी प्रैक्टिस में भी एक नामित व्यक्ति को हर हफ़्ते हर प्रोजेक्ट के आँकड़े देखने चाहिए।
- क्लाइंट के लिए बिना दर्ज “छोटे एहसान”। हर एक छोटा है। साथ मिलकर अक्सर वही ओवररन होते हैं।
ERPFlow में चरण और इनवॉइस चलाना
ERPFlow में आज टाइमर या टाइमशीट नहीं है। टाइम ट्रैकिंग, ट्रैक किए गए समय को इनवॉइस में बदलने सहित, जल्द आ रहा है। ERPFlow में चरण बजट, स्टाफ़ रेट या हर प्रोजेक्ट का मुनाफ़ा नहीं है, और खर्च प्रोजेक्ट से नहीं जुड़ते, इसलिए ऊपर का ट्रैकर स्प्रेडशीट में रहता है। ERPFlow जो कवर करता है वह यह है:
- बोर्ड। हर जॉब के लिए प्रोजेक्ट में एक बोर्ड, उसके ग्राहक से जुड़ा हुआ, आपके चरणों के नाम वाले कॉलमों के साथ। हस्ताक्षरित नियुक्ति बोर्ड के अपने अटैचमेंट में रह सकती है। देखें प्रोजेक्ट कैसे काम करते हैं। बोर्ड हर प्लान पर असीमित हैं, और Free प्लान में कार्ड 10 तक सीमित हैं।
- काम। हर डिलिवरेबल या चरण के लिए एक कार्ड, असाइन किए सदस्यों, समय-सीमा, फ़ाइलों, टिप्पणियों और घंटे-मिनट में टाइप किए लगा समय के साथ। कुल हर प्रोजेक्ट और हर ग्राहक के हिसाब से जुड़ते हैं, और कार्ड एक्सपोर्ट आपके ट्रैकर के लिए हर कार्ड का समय देता है।
- फ़ीस। हर चरण की एक लाइन वाला कोट। सेवा अतिरिक्त काम के लिए आपका घंटे का रेट रख सकती है।
- चरण इनवॉइस। यह संपादित लाइन वाला सामान्य इनवॉइस है। कोट को बदलें, दूसरे चरण हटाएँ, और लाइन को इस अवधि की रकम पर सेट करें, जैसे “RIBA Stage 3: 50% of £8,400, less £2,800 invoiced” £1,400 पर। ड्राफ़्ट कोट का प्रोजेक्ट रखता है, और कोट के जुड़े दस्तावेज़ उससे बने हर इनवॉइस की सूची देते हैं, इसलिए आप देख सकते हैं कि अब तक क्या बिल हुआ।