आर्किटेक्चर में अतिरिक्त सेवाएँ: उन्हें कैसे तय करें, दर्ज करें और इनवॉइस करें

आर्किटेक्चर में अतिरिक्त सेवाएँ आपकी नियुक्ति के दायरे से बाहर का काम हैं। बदलाव को पहचानें, शुरू करने से पहले क्लाइंट को बताएँ कि उसकी लागत क्या होगी, लिखित सहमति लें, उसे दर्ज करें, और उसे अपनी लाइन पर इनवॉइस करें। काम से पहले तय की गई फ़ीस बिल है। काम के बाद उठाई गई फ़ीस मोल-भाव है।

अतिरिक्त सेवा किसे गिना जाता है?

अतिरिक्त सेवा वह सब कुछ है जो आपकी नियुक्ति में पहले से शामिल नहीं है, इसलिए कसौटी आपके दायरे के शब्द हैं, चाहे काम कितना भी ज़्यादा या कम लगे। अगर दायरा अस्पष्ट है, तो लगभग कुछ भी साफ़ तौर पर अतिरिक्त नहीं है, इसीलिए यह वापस फ़ीस प्रस्ताव से शुरू होता है।

UK के काम के लिए RIBA Plan of Work एक उपयोगी रेखा देता है। उसका 2020 ओवरव्यू कहता है कि स्टेज 2 के साइन-ऑफ़ के बाद के कार्यात्मक बदलाव, जैसे किसी जगह को हटाना या उसका आकार बदलना, डिज़ाइन डेवलपमेंट नहीं हैं और चेंज कंट्रोल प्रक्रियाओं के तहत आते हैं। डिज़ाइन विकसित करने से आने वाले छोटे बदलाव नहीं गिने जाते।

क्लाइंट के साथ अतिरिक्त सेवा कैसे तय करें?

अतिरिक्त सेवा काम करने से पहले लिखित में तय करें, यह बताते हुए कि वह क्या है, उसकी लागत क्या है और वह कार्यक्रम पर कैसे असर डालती है। UK में ARB की terms of engagement पर गाइडेंस कहती है कि शुरुआती शर्तों में संशोधन आर्किटेक्ट को लिखित में दर्ज करने चाहिए और एक कॉपी क्लाइंट को देनी चाहिए। वह यह भी कहती है कि अपर्याप्त शर्तें आर्किटेक्टों के बारे में शिकायतों का सबसे आम कारण हैं।

अमेरिका में AIA के B101-2017 समझौते में अतिरिक्त सेवाओं के लिए सूचना और प्राधिकार की प्रक्रिया है, जिसमें निर्माण में देरी से बचने के लिए ज़रूरी काम का अपवाद है। AIA का G801 फ़ॉर्म ठीक इसी सूचना के लिए है। देखें कि आपकी अपनी नियुक्ति कौन-सा फ़ॉर्म इस्तेमाल करती है, क्योंकि मानक फ़ॉर्म संशोधित किए जाते हैं।

छोटी चीज़ों के लिए ईमेल अक्सर काफ़ी होता है, अगर आपकी नियुक्ति इजाज़त दे। कुछ ऐसा:

अतिरिक्त सेवा AS-04: आपके 12 मई के ईमेल के बाद, संशोधित किचन लेआउट और पिछला एलिवेशन। यह 3 फ़रवरी की हमारी नियुक्ति की सेवाओं से बाहर है। फ़ीस: VAT के अलावा £1,200, तय। कार्यक्रम: स्टेज 3 में लगभग एक हफ़्ता जोड़ता है। आपके पुष्टि करने पर हम शुरू करेंगे। तब तक हम मंज़ूर डिज़ाइन पर काम जारी रखेंगे।

आखिरी वाक्य सबसे ज़्यादा काम करता है। यह क्लाइंट को बताता है कि अगर वे जवाब न दें तो क्या होगा, और आपको इंतज़ार करते हुए बदलाव में बह जाने से रोकता है।

फ़ीस का आधार इस हिसाब से चुनें कि आप काम को कितनी अच्छी तरह परिभाषित कर सकते हैं। जब आप आउटपुट बता सकें तो तय रकम इस्तेमाल करें। जब नहीं बता सकते तो सीमा के साथ घंटे का रेट इस्तेमाल करें, जैसे “£85 प्रति घंटा, 20 घंटे तक, और आगे जाने से पहले हम पूछेंगे”। समझौते को एकमुश्त बनाम घंटे के हिसाब से फ़ीस की गाइड और विस्तार से कवर करती है।

अतिरिक्त सेवाएँ कैसे दर्ज करें?

अतिरिक्त सेवाएँ हर प्रोजेक्ट के लिए एक रजिस्टर में दर्ज करें, क्योंकि एक साल बाद अकेला इनवॉइस आपको नहीं बताएगा कि किसने क्या माँगा था। यह एक काल्पनिक उदाहरण है:

सद्भावना वाली चीज़ें भी दर्ज करें। इनवॉइस पर शून्य की लाइन क्लाइंट को दिखाती है कि उसे मुफ़्त में क्या मिला, और जब अगला अनुरोध मुफ़्त न हो तो आपके पास इशारा करने को कुछ होता है।

अतिरिक्त सेवाओं का इनवॉइस कैसे बनाएँ?

अतिरिक्त सेवाओं का इनवॉइस चरण फ़ीस के नीचे अलग लाइनों के रूप में बनाएँ, हर एक अपने संदर्भ के साथ, ताकि क्लाइंट हर रकम को किसी ऐसी चीज़ से जोड़ सके जिस पर वह सहमत हुआ था। यह ऊपर वाला काल्पनिक जॉब है, दोनों खुली चीज़ों के साथ स्टेज 3 का बिल, UK की मानक VAT दर पर:

अगर अतिरिक्त सेवा अपने साथ लागतें लाती है, जैसे किसी विशेषज्ञ का सर्वे, तो उन्हें भी अपनी लाइन पर बिल करें। कैसे, यह प्रतिपूर्ति योग्य खर्चों का इनवॉइस की गाइड में है।

अगर आप काम पहले ही कर चुके हों तो?

अगर आपने सहमति के बिना काम कर लिया है, तो अभी क्लाइंट को लिखें, तथ्य बताएँ और उनसे फ़ीस तय करने को कहें। बताएँ कि अनुरोध कब आया, आपने क्या किया और वह नियुक्ति से बाहर क्यों था। इसे तथ्यपरक रखें, और ऐसी रकम बताएँ जिसका आप अपने घंटों से बचाव कर सकें।

हो सकता है आपको कम मानना पड़े, और कुछ हिस्सा राइट-ऑफ़ करना पड़े। जो आपको नहीं करना चाहिए वह है उसे बिना चेतावनी के अगले इनवॉइस पर डाल देना, क्योंकि तभी एक दोस्ताना क्लाइंट हर लाइन पढ़ने लगता है। अगर कोई बड़ी रकम विवाद में है, तो सलाह लें, क्योंकि नतीजा आपके अनुबंध और जो कहा गया था उस पर निर्भर करता है।

ERPFlow में अतिरिक्त सेवाएँ दर्ज करना और बिल करना

ERPFlow में वेरिएशन रजिस्टर या चरण बजट नहीं हैं, इसलिए ऊपर का रजिस्टर स्प्रेडशीट में रहता है, या प्रोजेक्ट के बोर्ड पर किसी कॉलम में कार्ड के रूप में। उसके आसपास के दस्तावेज़ सामान्य हैं:

• समझौता। हर अतिरिक्त सेवा को अपने PDF के साथ एक छोटे कोट के रूप में भेजें। ई-हस्ताक्षर या ऑनलाइन स्वीकृति नहीं है: जब क्लाइंट जवाब दे तो आप उसे हाथ से स्वीकृत चिह्नित करते हैं, और उनका ईमेल कोट से अटैच करते हैं।
• रेट। सेवा में आपका घंटे का रेट और कर रहता है, इसलिए वह किसी भी लाइन पर भर जाता है। आप घंटे मात्रा के तौर पर डालते हैं।
• काम। प्रोजेक्ट के बोर्ड पर कार्ड में असाइन किए सदस्य, समय-सीमा और लगा समय हो सकता है, जो घंटे और मिनट में टाइप किया जाता है। ERPFlow में आज टाइमर या टाइमशीट नहीं है। टाइम ट्रैकिंग, ट्रैक किए गए समय को इनवॉइस में बदलने सहित, जल्द आ रहा है।
• इनवॉइस। कोट को ड्राफ़्ट इनवॉइस में बदलें, या उसकी लाइन चरण इनवॉइस में जोड़ें। शून्य कीमत वाली सद्भावना लाइन की अनुमति है। ड्राफ़्ट जारी करने से उसे नंबर मिलता है और वह अंतिम हो जाता है।