आखिरी अपडेट 6 नवंबर 2026
अकाउंटेंट के लिए बिल योग्य समय का व्यावहारिक वर्कफ़्लो हर एंगेजमेंट के लिए फ़ीस का आधार तय करता है, समय को रोज़ क्लाइंट और काम के अनुसार दर्ज करता है, लॉग को हर महीने बंद करता है, घंटों की फ़ीस से तुलना करता है, फिर अगली अवधि खुलने से पहले बिल करता है या राइट-डाउन करता है। तय फ़ीस वाले काम को भी दर्ज करें, क्योंकि वह लॉग दिखाता है कि कौन-सी फ़ीस काफ़ी नहीं पड़ती।
अकाउंटेंट को तय फ़ीस वाले काम पर समय क्यों दर्ज करना चाहिए?
तय फ़ीस वाले काम पर समय दर्ज करने से पता चलता है कि हर फ़ीस प्रति घंटा असल में कितना कमाती है। क्लाइंट इसे कभी नहीं देखता, और यह बिल नहीं बदलता। यह आपके लिए है।
एक ही मासिक फ़ीस पर दो क्लाइंट बहुत अलग समय ले सकते हैं, आमतौर पर उनके रिकॉर्ड की हालत के कारण। इनवॉइस से आपको पता नहीं चलेगा कि कौन-सा कौन है। तय फ़ीस अकाउंटिंग की गाइड बताती है कि ऐसी फ़ीस की कीमत पहले कैसे तय करें। यह गाइड उस दिनचर्या की है जो दिखाती है कि वे चलती हैं या नहीं।
अकाउंटेंट को समय किसके खिलाफ़ दर्ज करना चाहिए?
समय क्लाइंट, सेवा और अवधि के खिलाफ़ दर्ज करें, ताकि कोई आँकड़ा बाद में उसे ढकने वाली फ़ीस से मिलाया जा सके। कोड की एक छोटी सूची काम कर देती है:
| कोड | क्या शामिल है | आमतौर पर फ़ीस का आधार |
|---|---|---|
| BK | मासिक बुककीपिंग | तय, मासिक |
| VAT | VAT रिटर्न तैयार करना और दाखिल करना | तय, प्रति रिटर्न |
| PAY | पेरोल रन | तय, प्रति रन या प्रति व्यक्ति |
| YE | वर्ष-अंत खाते | तय, वार्षिक |
| TAX | टैक्स रिटर्न | तय, वार्षिक |
| QRY | नियमित सवाल, रिकॉर्ड के पीछे पड़ना | फ़ीस के भीतर, फिर भी दर्ज |
| ADV | फ़ीस से बाहर की सलाह | प्रति घंटा |
तब प्रविष्टि यूँ पढ़ी जाती है "Client A, VAT, Q1 2026, 1.5 hours, reconciled purchase ledger"। QRY वह कोड है जो मेहनत वसूल कराता है, क्योंकि वह उन क्लाइंट को छाँटता है जिनके पीछे पड़ने में आपका सबसे ज़्यादा लगता है।
मासिक वर्कफ़्लो, चरण-दर-चरण
- हर दिन: हर व्यक्ति क्लाइंट, कोड और अवधि के अनुसार समय दर्ज करता है, छोटी कॉलें सहित। कॉलम टाइम लॉग गाइड में हैं।
- हर शुक्रवार: हफ़्ता अभी याद है तो खाली जगहें भरें।
- पहला कार्यदिवस: पिछला महीना बंद करें। बाद की प्रविष्टियों के लिए समीक्षक की सहमति चाहिए।
- कार्यदिवस 3 तक: समीक्षक घंटों की तुलना फ़ीस से करता है और दायरे से बाहर की किसी भी चीज़ को चिह्नित करता है। हर चिह्न के लिए तय करें कि उसे बिल करना है, खुद सहना है या क्लाइंट से उठाना है।
- कार्यदिवस 5 तक: महीने के इनवॉइस जारी करें: तय फ़ीस, घंटे की सलाह और तय किए गए अतिरिक्त।
- उसी दिन: अपनी WIP रिपोर्ट में वह जोड़ें जो कमाया जा चुका है पर अभी बिल नहीं हुआ।
- हर तिमाही: हर क्लाइंट की फ़ीस की समीक्षा पिछले 12 महीनों के चलते घंटों के मुक़ाबले करें।
दिन सुझाव हैं। मायने यह रखता है कि समीक्षा बिलिंग से पहले हो, और महीना एक जानी-पहचानी तारीख पर बंद हो, ताकि आँकड़े हिलना बंद करें।
दायरे से बाहर के काम का रिसाव कैसे रोकें?
दायरे से बाहर का काम इसलिए रिसता है कि क्लाइंट एक झटपट सवाल पूछता है और कोई एंगेजमेंट लेटर नहीं देखता। इसके लिए दो चीज़ें चाहिए: ऐसा लेटर जो बताए कि फ़ीस में क्या शामिल है, जो एंगेजमेंट लेटर के फ़ीस खंड में है, और काम शुरू होने से पहले भेजा गया ईमेल।
यह हमारी मासिक फ़ीस से बाहर है, जो बुककीपिंग और VAT रिटर्न को कवर करती है। मेरा अनुमान लगभग 3 घंटे का है, €85 प्रति घंटे पर, यानी €255 प्लस VAT। क्या मैं आगे बढ़ूँ?
यह एक छोटा ईमेल है, और क्लाइंट पहले पूछे जाने पर शायद ही आपत्ति करते हैं। आपत्ति इनवॉइस पर अचानक कुछ दिखने पर होती है। जवाब को समय की प्रविष्टियों के साथ फ़ाइल में रखें।
एक उदाहरण: हर तय फ़ीस प्रति घंटा क्या कमाती है
यह एक काल्पनिक उदाहरण है। एक छोटी प्रैक्टिस चाहती है कि उसका तय फ़ीस वाला काम कम से कम €75 प्रति घंटा कमाए, जो आँकड़ा उसने चार्ज-आउट रेट की विधि से निकाला।
| क्लाइंट | मासिक फ़ीस | इस महीने के घंटे | प्रति घंटा फ़ीस | €75 के मुक़ाबले |
|---|---|---|---|---|
| A | €450 | 5.5 | €81.82 | +€6.82 |
| B | €300 | 6.0 | €50.00 | −€25.00 |
| C | €900 | 10.0 | €90.00 | +€15.00 |
| तीनों | €1,650 | 21.5 | €76.74 | +€1.74 |
कुल ठीक दिखता है, और इसी तरह क्लाइंट B छिपा रहता है। महीने में 6 घंटे पर क्लाइंट B को €450 की फ़ीस चाहिए (6 × €75), या काम घटकर 4 घंटे (€300 ÷ €75) का रह जाना चाहिए।
अकाउंटिंग में एक महीना ज़्यादा कुछ साबित नहीं करता, क्योंकि वर्ष-अंत और VAT तिमाहियाँ कुछ महीनों में घंटे जमा कर देती हैं। किसी से बात करने से पहले फ़ीस की तुलना पिछले 12 महीनों के चलते घंटों से करें। अगर कारण QRY के घंटे हैं, तो रिकॉर्ड समय पर भेजने की बातचीत फ़ीस को छुए बिना इसे सुलझा सकती है।
जो समय आप बिल नहीं कर सकते उसका क्या करें?
घंटे का जो समय आप चार्ज न करने का फ़ैसला करें, वह राइट-डाउन है, और जो इनवॉइस आप वसूल न कर सकें, वह राइट-ऑफ़। राइट-डाउन बनाम राइट-ऑफ़ बताती है कि हर एक को कैसे दर्ज करें।
तय फ़ीस पर ज़्यादा लगा समय इन दोनों में से कुछ नहीं है। उसके लिए कुछ बिल होने वाला ही नहीं था, इसलिए वह सीधे फ़ीस की समीक्षा में जाता है। उसे लॉग से साफ़ कर देने के लालच से बचें, क्योंकि फ़ीस के नवीनीकरण के समय वही आपका सबूत होगा।
ERPFlow में यह वर्कफ़्लो चलाना
ERPFlow में आज टाइमर या टाइमशीट नहीं है, और कार्ड पर लगा समय इनवॉइस की लाइनें नहीं बनता। टाइम ट्रैकिंग, ट्रैक किए गए समय को इनवॉइस में बदलने सहित, जल्द आ रहा है। ERPFlow आपकी प्रैक्टिस चलाता है, आपके क्लाइंट की किताबें नहीं, और यह लेजर नहीं है। आज वर्कफ़्लो इस तरह फ़िट होता है:
- काम और समय-सीमाएँ: हर क्लाइंट के लिए एक प्रोजेक्ट बोर्ड, उनके ग्राहक रिकॉर्ड से जुड़ा हुआ, और हर काम व अवधि के लिए एक कार्ड, जैसे "VAT return, Q1 2026"। हर कार्ड में समय-सीमा और असाइनी होते हैं। ग्राहक लिंक बोर्ड पर होता है, इसलिए हर क्लाइंट के एक बोर्ड से आपको प्रति क्लाइंट समय का कुल मिलता है।
- समय: हर कार्ड के लगा समय में टाइप किया जाता है, जिसके कुल प्रति बोर्ड और प्रति ग्राहक होते हैं। कोई काम के कोड या प्रति-व्यक्ति रिपोर्ट नहीं हैं। समय की तारीख भी नहीं होती, इसीलिए हर अवधि का एक कार्ड मार्च को अप्रैल से अलग रखता है।
- तय फ़ीस: आवर्ती इनवॉइस एक शेड्यूल पर जारी होते हैं, जैसे मासिक या हर तीन महीने पर, हर रन में प्रति ग्राहक एक इनवॉइस, ईमेल किया हुआ या ड्राफ़्ट के रूप में छोड़ा हुआ। वे बिल करते हैं और कभी वसूली नहीं करते।
- घंटे की सलाह: आपके प्रति घंटे के दाम वाली एक सेवा, सामान्य इनवॉइस पर, घंटे मात्रा के रूप में टाइप करके।
- समीक्षा: ग्राहक का एनालिटिक्स टैब राजस्व दिखाता है, और प्रोजेक्ट टैब समय। एक को दूसरे से भाग देना ऐसा हिसाब है जो आप खुद करते हैं, क्योंकि ERPFlow में रेट, बजट, या प्रति-क्लाइंट लागत या मार्जिन नहीं है। इसमें WIP रिपोर्ट भी नहीं है।