Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Ressourcenplanung für ein Dienstleistungsteam heißt, die verfügbaren Stunden jeder Person Woche für Woche mit den Stunden zu vergleichen, die Projekten bereits zugesagt sind. Verfügbar minus gebucht zeigt, wer frei ist, und eine negative Zahl zeigt, wer überbucht ist. Für ein kleines Team genügt ein wöchentlich aktualisiertes Tabellenraster.
Das ist eine Methode, die Sie selbst durchführen. ERPFlow plant keine Ressourcen, und der letzte Abschnitt sagt, was es zeigt.
Wie ermitteln Sie die verfügbaren Stunden einer Person?
Die verfügbaren Stunden einer Person sind ihre Vertragsstunden, abzüglich Abwesenheit und Feiertagen, abzüglich eines realistischen Puffers für interne Arbeit. Eine Designerin mit 37,5 Stunden, einem Feiertag in der Woche und 5 Stunden interner Besprechungen und Verwaltung hat 25 Stunden zu planen. Gegen 37,5 zu planen, ist der Weg, auf dem ein Plan bis Mittwoch auseinanderfällt.
Der Puffer ist die Zahl, die man schätzt. Messen Sie ihn stattdessen: Bitten Sie das Team, einen Monat lang seine interne Zeit zu notieren, und nutzen Sie diese. Wenn Sie eine Abwesenheitsübersicht führen, liefert sie Ihnen die Spalte Abwesenheit direkt.
Wie sehen Sie, wer frei und wer überbucht ist?
Sie sehen, wer frei und wer überbucht ist, indem Sie in einem Wochenraster eine Zeile je Person und eine Spalte je Projekt anlegen und dann die gebuchten Stunden von den verfügbaren abziehen. Hier eine erfundene Woche in einem Studio mit vier Personen. „Übrig“ ist verfügbar minus gebucht.
| Person | Vertrag | Abwesenheit | Intern | Verfügbar | Alder | Birch | Cedar | Gebucht | Übrig |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Lead Design | 37,5 | 0 | 7,5 | 30,0 | 18 | 12 | 6 | 36 | −6,0 |
| Entwicklung | 37,5 | 15 | 5,0 | 17,5 | 10 | 0 | 8 | 18 | −0,5 |
| Design in Teilzeit | 30,0 | 0 | 5,0 | 25,0 | 0 | 14 | 4 | 18 | +7,0 |
| Junior-Entwicklung | 37,5 | 0 | 5,0 | 32,5 | 6 | 0 | 8 | 14 | +18,5 |
| Team | 142,5 | 15 | 22,5 | 105,0 | 34 | 26 | 26 | 86 | +19,0 |
Lesen Sie die Zeilen und ignorieren Sie die Zahl unten rechts. Die Teamsumme sagt, 19 Stunden seien frei, was nahelegt, dass alles in Ordnung ist. Tatsächlich ist die Leitung des Designs 6 Stunden darüber, und der größte Teil der freien Zeit gehört einer Junior-Entwicklung, die keine Designarbeit übernehmen kann.
Die Lösung ist im Raster zu sehen: 6 Designstunden zur Designerin in Teilzeit verschieben, die dann noch 1 Stunde übrig hat. Die halbe Stunde Überschreitung der Entwicklung ist keine Besprechung wert.
Was tun Sie, wenn jemand überbucht ist?
Wenn jemand überbucht ist, probieren Sie die Optionen in der Reihenfolge ihrer Kosten für Sie aus, die billigste zuerst.
| Option | Wann sie passt | Was sie kostet |
|---|---|---|
| Lassen | Ein oder zwei Stunden darüber, für eine Woche | Nichts. Prüfen Sie nächste Woche erneut |
| An jemanden mit derselben Fähigkeit geben | Eine Kollegin oder ein Kollege hat freie Stunden | Eine Übergabe und möglicherweise etwas Marge |
| In eine spätere Woche verschieben | Der Termin ist intern oder weich | Nichts, wenn der Kunde nicht betroffen ist |
| Den Kunden bitten, den Termin zu verschieben | Der Termin ist der des Kunden und niemand kann einspringen | Etwas Wohlwollen, weniger, je früher Sie fragen |
| Eine externe Fachkraft holen | Mehrere Wochen darüber | Die Lücke zwischen deren Satz und Ihrer Berechnung |
| Neue Arbeit ablehnen oder neu bepreisen | Monatelang darüber | Umsatz, im Tausch dafür, bestehende Zusagen zu halten |
Es gibt eine siebte Option, und sie tritt ein, wenn niemand entscheidet: Die Person arbeitet länger, und der interne Puffer geht still auf null. Das bringt Sie durch eine Woche. Machen Sie es ein Quartal lang, und Schulung, Verwaltung und die Menschen selbst leiden.
Wenn Sie den Termin eines Kunden verschieben müssen, fragen Sie früh und geben Sie ihm eine Wahl:
Wir planen die nächsten zwei Wochen, und die für den 14. vorgesehene Design-Abnahme kollidiert mit einer anderen Frist. Wir können sie am 18. ohne Mehrkosten liefern oder den 14. halten, indem wir zum vereinbarten Satz eine zweite Designerin hinzunehmen. Was wäre Ihnen lieber?
Bevor Sie Arbeit an eine günstigere Person geben, prüfen Sie, was das mit der Marge des Auftrags macht. Die Antwort unterscheidet sich zwischen Stundenarbeit und Arbeit zum Pauschalhonorar, wie der Ratgeber zur Rentabilität von Projekten je Person zeigt.
Wie planen Sie Arbeit, die noch nicht bestätigt ist?
Planen Sie unbestätigte Arbeit, indem Sie sie in einer gesonderten Zeile führen und den Plan mit und ohne den Auftrag prüfen, statt einen Prozentsatz davon zu buchen. Eine Chance von 50 % auf einen Auftrag über 40 Stunden bedeutet nicht 20 Stunden nächste Woche. Es bedeutet entweder nichts oder 40 Stunden, und ein Plan, der auf 20 aufbaut, ist in beiden Fällen falsch.
Mit der Woche oben hat das Team 19 Stunden frei. Wenn dieser Auftrag über 40 Stunden kommt, fehlen Ihnen 21 Stunden, entscheiden Sie also jetzt, was Sie täten: welche Arbeit sich verschiebt oder welche externe Fachkraft Sie anrufen würden. Kommt er nicht, ändert sich nichts. Sobald der Kunde unterschreibt, wandert er in die gebuchten Spalten.
Wie weit im Voraus sollte ein Dienstleistungsteam planen?
Ein kleines Dienstleistungsteam sollte etwa zwei Wochen im Detail planen, Projekt für Projekt, und sechs bis acht Wochen in groben Summen. Darüber hinaus spiegelt der Plan meist wider, was Sie zu verkaufen hoffen. Der Ratgeber zur Vorlage für Kapazitätsplanung gibt das Layout für den Blick mehrere Wochen voraus.
Vergleichen Sie einmal im Monat, was Sie gebucht haben, mit den Stunden, die Menschen wirklich aufgewendet haben. Wenn Aufträge ständig 20 % länger dauern als geplant, unterschätzt Ihr Raster die gebuchten Stunden um genau so viel, die Leute sind also weniger frei, als es zeigt, und die Lösung gehört in Ihre Schätzungen. Geplante gegen tatsächliche Stunden zeigt, wie Sie diesen Vergleich bei einem Pauschalauftrag anstellen, und die Auslastung gibt Ihnen den Rückblick über das ganze Team.
In ERPFlow prüfen, wer abwesend und wer gebucht ist
ERPFlow macht keine Ressourcenplanung. Es hat keine Kapazitäts- oder Auslastungsberichte, keinen Dienstplan und keine Möglichkeit, Stunden einer Person auf ein Projekt zu buchen, das Raster und seine Summen bleiben also in Ihrer Tabelle.
Was ERPFlow zeigt, ist nützliche Eingabe für das Raster:
- Der Kalender einer Person: Der Reiter Kalender in einem Personal-Datensatz zeigt buchbare Stunden, Buchungen, Abwesenheiten und Feiertage, nach Woche oder Monat. Buchbare Stunden und Buchungen stammen aus den Buchungsseiten, wer auf keiner steht, hat also keine buchbaren Stunden anzuzeigen. Jede Rolle sieht nur, was sie sehen darf.
- Wer abwesend ist: Urlaub hat einen Teamkalender, ein Monatsraster mit einer Zeile je Mitarbeiter, Abwesenheiten als Balken und schraffierten Feiertagen. Eine genehmigte Abwesenheit nimmt die Person außerdem aus den offenen Terminen einer konfigurierbaren Buchungsseite.
- Was fällig ist: Karten in Projekten zeigen, wer zugewiesen ist und wann jede fällig ist, und werden gelb und dann rot, wenn eine Frist näher rückt. Nichts addiert, wie viele Stunden das jemanden bindet.