Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Um zu sehen, was ein Projekt verdient, multiplizieren Sie die Stunden jeder Person mit ihrem Verrechnungssatz, um den Umsatz zu erhalten, multiplizieren ihre Stunden mit ihrem Kostensatz, um die Kosten zu erhalten, und ziehen ab. Person für Person zeigt sich, woher die Marge kommt. Sie brauchen eine Zeiterfassung nach Person und Projekt sowie zwei Sätze für jede Person.
Das ist eine Methode, die Sie selbst in einer Tabelle ausführen. ERPFlow berechnet keine Projektrentabilität, und der letzte Abschnitt sagt genau, was es tut und was nicht.
Was brauchen Sie, um die Projektrentabilität je Person zu berechnen?
Um die Projektrentabilität je Person zu berechnen, brauchen Sie vier Dinge, von denen die meisten Firmen drei bereits haben.
| Eingabe | Woher sie kommt | Häufiges Problem |
|---|---|---|
| Stunden je Person und Projekt | Ihre Zeiterfassung | Stunden nur je Kunde erfasst, ohne Projektcode |
| Verrechnungssatz je Person | Ihre Preisliste oder Ihr Vertrag | Ein Mischsatz im Vertrag, ohne Rollensätze dahinter |
| Kostensatz je Person | Sie berechnen ihn, siehe unten | Gehalt geteilt durch bezahlte Stunden, was zu niedrig ist |
| Andere Projektkosten, die Sie nicht weiterberechnen können | Lieferantenrechnungen und Belege | Nach Lieferant oder Kategorie geführt, ohne Auftragsbezug |
Ergänzen Sie jede Lieferantenrechnung und jeden Beleg beim Eingang um einen Auftragsbezug. Monate später lässt er sich nicht mehr nachholen.
Wie berechnen Sie den Kostensatz einer Person?
Der Kostensatz einer Person sind ihre vollen Jahreskosten geteilt durch die Stunden, die sie realistisch im Jahr abrechnen kann. Volle Jahreskosten bedeuten Gehalt, Arbeitgeberabgaben und Zusatzleistungen plus einen Anteil an Gemeinkosten wie Miete, Software und nicht abrechnendem Personal.
Ein erfundenes Beispiel: 58.000 € Gehalt und Arbeitgeberabgaben plus 14.000 € Gemeinkosten sind 72.000 €. Bei erwarteten 1.200 abrechenbaren Stunden beträgt der Kostensatz 60 € pro Stunde.
Die verlockende Abkürzung ist, stattdessen durch die bezahlten Stunden zu teilen. Bei 1.950 bezahlten Stunden kostet dieselbe Person scheinbar 36,92 € pro Stunde, und jedes Projekt, das sie anfasst, sieht weit besser aus, als es ist, weil niemand die 750 Stunden bezahlt, die sie nicht abrechnet. Der Ratgeber zum Berechnen eines Verrechnungssatzes behandelt dieselbe Herleitung von der Preisseite.
Ein durchgerechnetes Beispiel: ein Projekt, drei Personen
Ein erfundenes Beispiel: ein Projekt mit 190 Stunden, nach Stunden abgerechnet, mit einer Zeile je Person auf der Rechnung.
| Person | Stunden | Verrechnungssatz | Abgerechnet | Kostensatz | Kosten | Marge | Marge % |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Senior-Berater | 40 | 150 € | 6.000 € | 75 € | 3.000 € | 3.000 € | 50,0 % |
| Berater | 90 | 105 € | 9.450 € | 55 € | 4.950 € | 4.500 € | 47,6 % |
| Analyst | 60 | 70 € | 4.200 € | 42 € | 2.520 € | 1.680 € | 40,0 % |
| Gesamt | 190 | 19.650 € | 10.470 € | 9.180 € | 46,7 % |
Ziehen Sie nun weitere Kosten ab, die Sie nicht weiterberechnen konnten, sagen wir 1.200 € für fremdvergebene Datenarbeit. Der Gewinn des Projekts beträgt 7.980 €, das sind 40,6 % des Abgerechneten.
Wie verändert sich die Rechnung bei einem Festpreis?
Bei einem Festpreis ist der Umsatz der vereinbarte Preis und nicht Stunden mal Satz, Sie vergleichen also das Honorar mit dem, was dieselben Stunden abgerechnet hätten. Angenommen, das Projekt wäre zu einem Festpreis von 16.000 € verkauft worden. Der Standardwert war 19.650 €, das Honorar deckt also 81,4 % davon. Der Gewinn ist 16.000 € minus 10.470 € minus 1.200 €, also 4.330 €, oder 27,1 % des Honorars.
Um den Anteil jeder Person zu sehen, multiplizieren Sie ihren abgerechneten Wert mit 81,4 %. Ihre Kosten ändern sich nicht, sodass Sie sehen, wessen Zeit das Honorar nicht gedeckt hat.
Verbessert es die Projektmarge, Arbeit an eine günstigere Person zu geben?
Arbeit an eine günstigere Person zu geben verbessert die Marge eines Festpreisprojekts und kann die eines Stundenprojekts verschlechtern. Nehmen Sie das Beispiel oben und verschieben Sie 20 Stunden vom Senior-Berater zum Berater.
| Umsatz ändert sich um | Kosten ändern sich um | Marge ändert sich um | |
|---|---|---|---|
| Nach Stunden abgerechnet | −900 € (20 × 45 €) | −400 € (20 × 20 €) | −500 € |
| Festpreis | 0 € | −400 € | +400 € |
Bei einem Stundenauftrag bringt die Stunde des Seniors 75 € Marge und die des Beraters 50 €, Delegieren kostet Sie also Geld, vorausgesetzt, beide arbeiten gleich schnell. Bei einem Festpreis zahlt der Kunde dasselbe, egal wer es macht, also gewinnt die günstigere Person. Das ist das Nützlichste, was eine Tabelle je Person Ihnen sagt, und eine Summe auf Projektebene zeigt es nie.
Wie rechnen Sie nach Person auf einer Rechnung ab?
Um nach Person abzurechnen, geben Sie jeder Rolle eine eigene Position mit Stunden und Satz, damit der Kunde die Summe prüfen kann.
Senior-Berater, Workshops und Lenkungsbericht, 1. bis 30. April: 40 Stunden zu 150,00 €
Rollenbezeichnungen eignen sich meist besser als Namen von Einzelpersonen, aus dem Grund in den FAQ. Wenn der Kunde einen einheitlichen Satz für das Team will, können Sie einen Mischstundensatz anbieten und diese Tabelle intern behalten. In beiden Fällen sagt Ihnen der Vergleich von Budgetstunden mit Iststunden während des Projekts von einem Problem, solange Sie noch handeln können.
Die Fehler, die Projektmargen schönen
- Nur abgerechnete Stunden in den Kosten zählen. Abgeschriebene Stunden kosten Sie trotzdem. Nehmen Sie für die Kosten alle erfassten Stunden und für den Umsatz die abgerechneten.
- Einen veralteten Kostensatz verwenden. Sätze driften nach einer Gehaltserhöhung. Berechnen Sie sie mindestens einmal im Jahr neu.
- Nicht weiterberechnete Kosten vergessen. Fremdleister und Reisen, die Sie selbst getragen haben, gehören in die Rechnung.
- Marge mit Gewinn verwechseln. Projektmargen können gut aussehen, während die Firma Geld mit den Stunden verliert, die niemand abgerechnet hat. Die Rechnung steht in den FAQ.
Projektrentabilität neben ERPFlow berechnen
ERPFlow berechnet keine Projektrentabilität. Projekte haben keine Sätze, Budgets oder Kalkulation, es gibt keine Berichte je Person, und Ausgaben sind weder mit Kunden noch mit Aufträgen verknüpft, alle Rechnungen oben bleiben also in Ihrer Tabelle. Auch die Stunden je Person müssen von anderswo kommen: ERPFlow hat heute weder einen Timer noch Stundenzettel. Die Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald, umfasst aber das Erfassen und Abrechnen von Zeit, nicht Kalkulation und Rentabilität.
ERPFlow kann einen Teil der Zahlen enthalten, die Sie in diese Tabelle übernehmen:
- Abrechnung nach Rolle: eine Dienstleistung je Rolle, mit der Einheit Stunden und dem Stundenpreis. Jede wird zu einer Position auf der Rechnung, mit der Menge aus Ihrem Protokoll.
- Gehaltszahlen: Der Bereich Gehalt im Datensatz eines Mitarbeiters im Personal enthält den Stundensatz und die Monatsstunden, als Bruttolohn plus Arbeitgeberabgaben, für Rollen, die Gehälter sehen dürfen. Es ist der erste Teil eines Kostensatzes. ERPFlow addiert weder die Gemeinkosten noch multipliziert es ihn mit den Stunden eines Projekts.
- Stunden auf einem Projekt: Karten in Projekten enthalten eingetippte aufgewendete Zeit, summiert je Projekt und je Kunde. Eine Karte enthält eine Zahl, die alle teilen, die ihr zugewiesen sind. Der CSV-Export enthält Titel und aufgewendete Zeit jeder Karte in Minuten, aber nicht die Zuständigen. Eine Aufteilung nach Personen braucht also eine eigene Karte je Person mit dem Namen im Titel, die Sie in Ihrer Tabelle addieren.
- Gewinn des ganzen Unternehmens: Die Karte Rentabilität im Dashboard deckt das gesamte Unternehmen ab, nicht ein einzelnes Projekt.