Urlaubsplaner und Abwesenheitsübersicht: ein Aufbau, der auch Ihre Kapazität zeigt

Ein Urlaubsplaner, der auch Ihre Kapazität zeigt, hat zwei Teile: ein Protokoll jeder Abwesenheit und ein Wochenraster, das diese Abwesenheiten in verfügbare Stunden umrechnet. Das Protokoll beantwortet, wer fehlt. Das Raster beantwortet, wie viele Stunden das Team in dieser Woche noch hat, was eine Urlaubsliste allein nicht sagen kann.

Was sollte ein Urlaubsplaner enthalten?

Ein Urlaubsplaner braucht eine Zeile je Antrag, denn der Antrag ist das, was genehmigt, storniert oder bestritten wird. Hier ein erfundenes Beispiel aus einem Studio mit fünf Personen:

Halten Sie die Anträge an einer Stelle. Ein Kalender und eine Tabelle nebeneinander widersprechen sich binnen eines Monats, und dann traut keinem von beiden jemand. Eine Regel, die das Team lesen kann, hilft:

Beantragen Sie Urlaub im Planer, nicht im Chat. Anträge ab fünf Tagen brauchen mindestens zwei Wochen Vorlauf. [Name] entscheidet innerhalb von zwei Arbeitstagen. Ihr Urlaub ist erst gebucht, wenn der Status „Genehmigt“ lautet.

Die Vorlaufzeit dort ist ein Beispiel. Legen Sie Ihre eigene fest und prüfen Sie sie an Ihren Arbeitsverträgen.

Wie berechnen Sie einen Urlaubssaldo in einer Tabelle?

Ein Urlaubssaldo ist der Anspruch plus übertragene Tage, abzüglich genommener Tage, abzüglich für später genehmigter Tage. Ziehen Sie genehmigten künftigen Urlaub genauso ab wie bereits genommenen, sonst bucht jemand dieselben Tage doppelt.

In der Spalte „Anspruch“ kommt das Recht ins Spiel, und es unterscheidet sich.

• EU: Artikel 7 der Arbeitszeitrichtlinie legt einen Mindestanspruch von vier Wochen bezahltem Urlaub im Jahr fest, und nationales Recht kann darüber hinausgehen.
• Vereinigtes Königreich: Die meisten Beschäftigten bekommen 5,6 Wochen, das sind 28 Tage bei einer Fünf-Tage-Woche und mindestens 16,8 Tage bei einer Drei-Tage-Woche. Ein Arbeitgeber darf Bank Holidays in diese Zahl einrechnen.
• Tage zählen: Prüfen Sie, ob Ihr Recht Arbeitstage oder Kalendertage zählt. Das estnische Arbeitsvertragsgesetz etwa gewährt 28 Kalendertage, ein Wochenende innerhalb eines Urlaubs verbraucht also Urlaub, gesetzliche Feiertage dagegen nicht.

Die Tabelle oben schreibt das ganze Jahr im Voraus gut. Soll sich der Urlaub lieber im Verlauf aufbauen, ist der aufgelaufene Wert der Anspruch mal die bisherigen Tage, geteilt durch die Tage des Jahres: 28 × 90 ÷ 365 = 6,9 Tage Ende März 2026.

Vereinbaren Sie vor dem Jahresende schriftlich zwei Dinge: was mit ungenutzten Tagen geschieht und wie Sie jemanden anteilig berechnen, der mitten im Jahr eintritt oder geht. Regeln zur Übertragung unterscheiden sich je Land, prüfen Sie also Ihre.

Wie zeigt ein Urlaubsplaner Ihre Kapazität?

Ein Urlaubsplaner zeigt die Kapazität, sobald Sie jede Abwesenheit je Person und Woche in Stunden umrechnen. Die Rechnung lautet Vertragsstunden, abzüglich Feiertagsstunden, abzüglich Abwesenheitsstunden.

Hier dasselbe erfundene Studio in der Woche des 6. April 2026, mit einem Feiertag am Montag und 8-Stunden-Tagen. Dev arbeitet von Dienstag bis Donnerstag.

Eine normale Woche gibt diesem Team 184 Stunden. Diese gibt 104, etwa 57 %. Eine Urlaubsliste sagt, dass zwei Personen fehlen, was machbar klingt. Das Raster sagt, dass Sie mehr als 40 % der Woche verloren haben, und das ist die Zahl, die Sie brauchen, bevor Sie jemandem einen Liefertermin versprechen.

Beachten Sie Devs Zeile. Der Feiertag fällt auf einen Tag, an dem Dev nicht arbeitet, er kostet also keine Stunden, und genau da geht Kopfrechnen schief.

Zum Aufbau führen Sie zwei Blätter. Das erste ist das Antragsprotokoll von oben, mit einer Zeile je Woche für jeden Antrag, der eine Wochengrenze überschreitet, und einer Spalte für Stunden. Das zweite hat eine Zeile je Person und eine Spalte je Woche, und jede Zelle zieht aus dem Protokoll:

=contract − holiday − SUMIFS(Log!Hours, Log!Person, $A2, Log!Week, B$1)

Lassen Sie ausstehende Anträge aus der Summe heraus, markieren Sie aber die Zelle, damit Sie das Risiko sehen, ohne es als gesichert zu behandeln. Von hier aus stellt die Vorlage zur Kapazitätsplanung diese Stunden den Projektbuchungen gegenüber, und der Ratgeber zur Ressourcenplanung für Dienstleistungsteams behandelt, wer was übernimmt.

Welche Abwesenheiten gehören in einen Urlaubsplaner?

Jede Abwesenheit gehört in einen Urlaubsplaner, aber nur einige berühren den Urlaubssaldo. Ein Planer, der nur Jahresurlaub enthält, überschätzt Ihre Kapazität.

Bei Krankheit schreiben Sie „krank“ und nichts weiter. Gesundheitsdaten sind nach Artikel 9 der DSGVO besondere Kategorien personenbezogener Daten, und ein Kapazitätsblatt braucht sie nicht.

Abwesenheiten in ERPFlow erfassen

In ERPFlow ersetzt Urlaub sowohl das Antragsprotokoll als auch das Saldenblatt. Sie erfassen einen Antrag für jemanden aus Ihrer Personal-Liste als Jahresurlaub, Krankmeldung oder unbezahlten Urlaub, und nur Jahresurlaub mindert den Saldo. Das Formular zeigt, wie viele Tage der Zeitraum kostet und wie der Saldo danach ist, und warnt Sie, wenn der Antrag den Saldo ins Negative bringen oder einen anderen überlappen würde. Ein negativer Saldo ist erlaubt. Ein Zeitraum, der den ausstehenden oder genehmigten Antrag derselben Person berührt, wird abgelehnt. Dann genehmigt oder lehnt jemand ihn ab, mit dem Namen bei der Entscheidung.

Der Reiter Salden zeigt je Person die aufgelaufenen Tage plus Übertrag, die genutzten Tage, die genehmigten künftigen Tage und die verfügbaren Tage, bei jedem Öffnen aus der Regel unter Einstellungen → Personal → Urlaub berechnet:

• Anspruch: 28 Tage, bis Sie es ändern, und eine Person kann in ihrem Personalformular eine andere Zahl haben.
• Aufbau: Die Tage bauen sich über das Jahr auf, statt am 1. Januar zu landen, der verfügbare Wert einer Person im März liegt also deutlich unter ihrem Jahresanspruch.
• Übertrag: Aus, solange Sie ihn nicht einschalten. Übertragene Tage werden zuerst verbraucht und verfallen nach einem Jahr.
• Tagezählung: Standardmäßig Kalendertage ohne gesetzliche Feiertage, ein Wochenende innerhalb eines Zeitraums verbraucht also Urlaub. Sie können auf Montag bis Freitag umstellen. Legen Sie das zuerst fest, denn eine Regeländerung formt auch vergangene Salden um.

Der Teamkalender zeichnet jede Abwesenheit als Balken über den Monat, mit schraffierten Feiertagen. Diese Feiertage fügen Sie hinzu, indem Sie die amtliche Liste eines Landes für ein gewähltes Jahr importieren und in der Regel speichern. Ab Werk kann jedes Mitglied einen Antrag genehmigen. Soll die Genehmigung bei bestimmten Personen liegen, ziehen Sie sie in Rollen und Berechtigungen enger. Eine genehmigte Abwesenheit nimmt die Person außerdem aus den offenen Zeitfenstern einer konfigurierbaren Buchungsseite.

Die Regel legen Sie fest: ERPFlow wendet keine gesetzlichen Anspruchsregeln je Land an, prüfen Sie Ihre Einstellungen also an Ihrem eigenen Recht. Es gibt keine Verbindung zur Lohnabrechnung, keinen Dienstplan und keine Kapazitätsplanung. ERPFlow rechnet Abwesenheiten nicht in verfügbare Stunden um, das Kapazitätsraster oben bleibt also in Ihrer Tabelle, auch wenn der Reiter Kalender im Personaldatensatz einer Person deren buchbare Stunden, Buchungen, Abwesenheiten und gesetzliche Feiertage zeigt, jeweils für eine Person.