Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Um einen Festpreis für Buchhaltungsleistungen zu kalkulieren, schätzen Sie die Stunden, die die Arbeit jedes Mandanten braucht, multiplizieren sie mit Ihrem Zielstundensatz, schlagen einen Puffer für Überschreitungen auf und setzen Grenzen für den Leistungsumfang. Um zu prüfen, ob er sich rechnet, teilen Sie das Honorar mindestens einmal im Jahr durch die tatsächlich aufgewendeten Stunden, Mandant für Mandant.
Wie kalkulieren Sie einen Festpreis für Buchhaltungsarbeit?
Sie kalkulieren einen Festpreis für Buchhaltungsarbeit, indem Sie ihn aus den einzelnen Aufgaben aufbauen und dann einen Puffer für das addieren, was Ihre Schätzung übersehen hat.
- Listen Sie jede wiederkehrende Aufgabe für diesen Mandanten auf. Nehmen Sie auch die mit, die man vergisst zu zählen, etwa die Beantwortung seiner E-Mails.
- Schätzen Sie die Stunden je Aufgabe. Nutzen Sie frühere Mandanten gleicher Größe, falls vorhanden. Eine Schätzung genügt fürs Erste, solange Sie sie später prüfen.
- Multiplizieren Sie mit Ihrem Zielsatz. Das ist der Mischstundensatz, den Sie für Gehälter, Gemeinkosten und Gewinn brauchen. Der Ratgeber zum Verrechnungssatz zeigt, wie Sie dorthin kommen, und ein Mischstundensatz hilft, wenn Junioren und Senioren die Arbeit teilen.
- Schlagen Sie einen Puffer für Überschreitungen auf. Unterlagen kommen spät, und der Mandant ruft am Freitag an.
- Runden Sie, und teilen Sie durch zwölf, wenn der Mandant monatlich zahlt.
- Halten Sie die Grenzen fest. Das Honorar trägt nur, wenn der Honorarabschnitt Ihrer Mandatsvereinbarung festhält, wovon es ausgeht.
Ein durchgerechnetes Beispiel: einen Mandanten bepreisen
Hier ein erfundenes Beispiel. Eine kleine Kanzlei mit einem Zielsatz von 70 € bepreist ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen mit etwa 80 Buchungen im Monat und einem Jahresabschluss. Alle Beträge verstehen sich ohne USt.
| Arbeit | Stunden je Durchgang | Mal im Jahr | Stunden im Jahr |
|---|---|---|---|
| Laufende Buchführung | 3,5 | 12 | 42 |
| USt.-Voranmeldungen | 1,5 | 4 | 6 |
| Jahresabschluss | 14 | 1 | 14 |
| Körperschaftsteuererklärung | 4 | 1 | 4 |
| Rückfragen und E-Mails | 1 | 12 | 12 |
| Gesamt | 78 |
78 Stunden zu 70 € ergeben 5.460 €. Ein Puffer von 10 % addiert 546 € und ergibt 6.006 €. Die Kanzlei rundet auf 6.000 € im Jahr, also 500 € im Monat. Die 10 % sind nur eine Veranschaulichung; Ihre eigene Erfahrung ist der bessere Maßstab.
Die Zeile für Rückfragen lassen die meisten weg. Hier macht sie 15 % der Stunden aus, und ohne eigene Zeile verschenken Sie diese Zeit ab dem ersten Monat.
Was sollte ein Festpreis abdecken und was nicht?
Ein Festpreis sollte die Arbeit abdecken, die Sie zählen können, bis zu genannten Grenzen, und alles ausschließen, was vom Verhalten des Mandanten abhängt. Die Grenzen sollten Dinge sein, die ein Mandant nachprüfen kann.
| Grenze setzen bei | Zum Beispiel | Gesondert berechnen für |
|---|---|---|
| Menge | Bis zu 80 Buchungen im Monat | Menge über der Grenze |
| Zeitpunkt | Unterlagen bis zum 10. des Folgemonats | Eilarbeit nach verspäteten Unterlagen |
| Gesellschaften | Eine Gesellschaft | Jede weitere Gesellschaft |
| Personal | Bis zu 6 in der Lohnabrechnung | Jeden weiteren Beschäftigten |
| Zustand der Unterlagen | Unterlagen wie vereinbart geführt | Aufarbeitung eines Rückstands |
Wie prüfen Sie, ob sich ein Festpreis rechnet?
Sie prüfen, ob sich ein Festpreis rechnet, indem Sie das Honorar durch die tatsächlich aufgewendeten Stunden teilen, was den erzielten Stundensatz ergibt, und diesen mit Ihrem Zielsatz vergleichen. Tun Sie das je Mandant, denn der Durchschnitt sagt wenig.
Hier dieselbe erfundene Kanzlei ein Jahr später, mit drei Mandanten zum gleichen Honorar von 6.000 € und einem Zielsatz von 70 €.
| Mandant | Jahreshonorar | Aufgewendete Stunden | Erzielter Satz | Gegenüber Ziel |
|---|---|---|---|---|
| A | 6.000 € | 62 | 96,77 € | +38 % |
| B | 6.000 € | 78 | 76,92 € | +10 % |
| C | 6.000 € | 104 | 57,69 € | −18 % |
| Alle drei | 18.000 € | 244 | 73,77 € | +5 % |
Die Kanzlei sieht mit 5 % über dem Ziel gut aus. Mandant C liegt 18 % darunter, und das leichte Jahr von A bezahlt das, ohne dass jemand es so entschieden hätte. C braucht Aufmerksamkeit, und eine Zahl für die ganze Kanzlei würde Ihnen das nie zeigen.
Nichts davon funktioniert ohne erfasste Stunden, und der häufige Fehler ist, sie nicht mehr zu erfassen, weil Festpreiszeit nicht abgerechnet wird. Das Fee-Information-Helpsheet des ICAEW beschreibt Zeitaufzeichnungen genau in dieser Rolle: als Managementinstrument, um Honorare festzulegen und Angebote mit dem tatsächlichen Aufwand zu vergleichen. Der Ratgeber zu abrechenbarer Zeit für Buchhalter beschreibt einen Arbeitsablauf, und Budgetstunden und Iststunden behandelt den Vergleich an einem einzelnen Auftrag.
Was tun, wenn sich ein Festpreis nicht rechnet?
Rechnet sich ein Festpreis nicht, suchen Sie die Ursache, bevor Sie am Preis drehen, denn manche Ursachen sind billiger zu beheben als ein schwieriges Gespräch.
| Ursache | Was zu tun ist |
|---|---|
| Unterlagen kommen spät oder unvollständig | Die Frist aus dem Schreiben durchsetzen oder die Eile berechnen |
| Der Mandant ist über die Grenzen hinausgewachsen | Neu bepreisen, anhand der Grenzen, die das Schreiben schon setzt |
| Ein Partner macht Arbeit, die ein Junior erledigen könnte | Ändern, wer sie macht, und damit die echten Kosten |
| Rückfragen liegen weit über dem Puffer | Einen monatlichen Termin vereinbaren oder den zusätzlichen Kontakt bepreisen |
| Sie haben schlicht unterschätzt | Das Honorar bei der Überprüfung anheben |
Für Mandant C ist die Rechnung einfach. 104 Stunden zu 70 € sind 7.280 €, also etwa 607 € im Monat statt 500 €, eine Erhöhung um 21 %. Das ist ein großer Sprung auf einmal; Sie könnten ihn in zwei Schritten vornehmen und gleichzeitig die verspäteten Unterlagen beheben, was auch die Stunden senken würde. Ein Schreiben zur Preiserhöhung hilft bei der Formulierung.
Festpreise in ERPFlow abwickeln
ERPFlow rechnet den Festpreis ab und hält die Zeit, die Sie eintippen. Die Division machen Sie selbst. Die Seite Buchhaltung und Buchführung beschreibt, wie die Kanzleiseite zusammenpasst.
- Das Honorar: Legen Sie es als Dienstleistung mit Preis an und rechnen Sie es über eine monatlich wiederkehrende Rechnung ab, per E-Mail versendet oder als Entwurf belassen. Sie rechnet nur ab und zieht nichts ein, Zahlungen erfassen Sie also von Hand. Jede Rechnung zählt auf das monatliche Rechnungslimit Ihres Tarifs, das auf der Preisseite steht.
- Die Stunden: Führen Sie pro Mandant ein Projekt-Board, verknüpft mit dem Kunden, mit einer Karte je Aufgabe und der aufgewendeten Zeit in Stunden und Minuten. Die Seite des Kunden zeigt die Summe des Boards. Der Free-Tarif begrenzt Karten insgesamt auf 10.
- Die Prüfung: Der Reiter Auswertungen des Kunden zeigt Netto-Umsatz und offene Beträge. Teilen Sie das Honorar in einer Tabellenkalkulation durch die Stunden.
ERPFlow hat heute weder Timer noch Stundenzettel. Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald. ERPFlow berechnet keine erzielten Stundensätze, keine Rentabilität je Kunde und keine Budgets gegenüber Iststunden, und Ausgaben sind nicht mit Kunden verknüpft, es gibt also auch keine Kostenzahl je Kunde.