Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Allgemeine Informationen, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Regeln hängen von Ihrem Land und Ihrer Situation ab. Klären Sie alles mit steuerlichen oder rechtlichen Folgen daher mit Ihrer Steuerberatung.
Ein Schreiben zur Preiserhöhung nennt in wenigen klaren Sätzen den neuen Satz, das Datum, ab dem er gilt, und was unberührt bleibt, mit genug Vorlauf, damit der Kunde planen kann. Geben Sie mindestens 30 Tage oder was Ihr Vertrag verlangt. Prüfen Sie zuerst den Vertrag. Entschuldigen Sie sich nicht und führen Sie nicht jeden Grund auf.
Was sollte ein Schreiben zur Preiserhöhung enthalten?
Ein Schreiben zur Preiserhöhung sollte den alten Satz, den neuen Satz, das Datum und das enthalten, was die Änderung nicht berührt. Dieser letzte Teil wird von den meisten Kunden zuerst gelesen, denn er beantwortet „Was ist mit der Arbeit, die ich schon gebucht habe?“ Fügen Sie eine namentlich genannte Person hinzu, die man anrufen kann, und, falls es eine gibt, einen Verweis auf die Vertragsklausel.
Lassen Sie die lange Begründung weg. Ein wahrer Satz genügt. Erwähnen Sie Kosten oder Inflation, sorgen Sie dafür, dass die Aussage hält, denn der Kunde kann sie prüfen.
Wie viel Vorlauf sollten Sie Kunden geben?
Der Vorlauf, den Sie Kunden geben, sollte zuerst Ihrem Vertrag folgen und dann guten Umgangsformen. Schweigt der Vertrag, sind 30 Tage ein übliches Minimum, und je größer der Kunde, desto länger braucht er, um eine Änderung durch sein Budget zu bringen.
| Kunde | Vorlauf | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|
| Vertrag mit Preisanpassungsklausel | Was die Klausel sagt | Ihr Verfahren und ihre Termine genau einhalten |
| Befristeter Vertrag, keine Klausel | Keiner, den Sie durchsetzen könnten | Bei der Verlängerung erhöhen oder um Zustimmung bitten |
| Monatlicher Retainer oder laufende Vereinbarung | Ein voller Abrechnungszyklus, am besten 60 Tage | Sicherstellen, dass die Frist vor der neuen Rechnung abläuft |
| Projekt für Projekt | 30 Tage | Bereits gesendete Angebote bis zu ihrem Ablauf einhalten |
| Großer Kunde mit Jahresbudget | 90 Tage, vor seiner Budgetrunde | Fragen, wann das ist |
| Privatverbraucher | Zuerst Ihre Bedingungen und die örtlichen Regeln lesen | Eine Klausel, die Ihnen erlaubt, einen Preis ohne Kündigungsrecht zu erhöhen, kann missbräuchlich sein (Richtlinie 93/13/EWG, Anhang, Nummer 1 Buchstabe l) |
Vorlagen für ein Schreiben zur Preiserhöhung zum Kopieren
Diese Vorlagen für ein Schreiben zur Preiserhöhung decken die drei Situationen ab, die die meisten Unternehmen haben. Die Zahlen sind erfunden, ersetzen Sie sie also durch Ihre eigenen.
Für einen Kunden nach Stunden:
Guten Tag [Name],
Ab dem 1. März 2027 ändert sich unser Satz für [Leistung] von 80 € auf 88 € pro Stunde, zuzüglich USt. Arbeit, die vor diesem Datum angeboten oder gebucht wurde, bleibt beim bisherigen Satz.
Wir überprüfen unsere Sätze jedes Jahr, und dies ist die erste Änderung seit März 2025. Ihre Ansprechperson und Ihre Zahlungsbedingungen bleiben, wie sie sind.
Möchten Sie besprechen, was das für Ihre anstehende Arbeit bedeutet, rufen Sie mich unter [Nummer] an oder antworten Sie auf diese E-Mail.
Freundliche Grüße [Name]
Für einen Retainer-Kunden:
Guten Tag [Name],
Nach Klausel [Nummer] unserer Vereinbarung vom [Datum] kündige ich mit diesem Schreiben mit 60 Tagen Vorlauf an, dass sich Ihr monatlicher Retainer von 2.000 € auf 2.200 € zuzüglich USt. ändert, beginnend mit der Rechnung für Mai 2027. Die 20 enthaltenen Stunden bleiben gleich.
Möchten Sie lieber das Honorar behalten und die Stunden verringern, sagen Sie es mir bis 1. April, dann ändern wir den Umfang zum selben Datum.
Freundliche Grüße [Name]
Für einen Projektkunden mit einem laufenden Angebot:
Guten Tag [Name],
Angebot QUO-2026-0091 bleibt zum vereinbarten Preis, wenn es bis zu seinem Ablaufdatum, dem 31. Januar 2027, angenommen wird. Ab dem 1. Februar gelten für neue Angebote die beigefügten Sätze, die etwa 10 % über denen des Vorjahres liegen.
Freundliche Grüße [Name]
Senden Sie es als eigene Nachricht. In der Fußzeile einer Rechnung oder in einer unauffälligen Zeile auf der Rechnung selbst versteckt, wirkt eine Erhöhung, als hofften Sie, dass es niemand bemerkt. Wie Sie die Rechnungs-E-Mail selbst formulieren, steht in den E-Mail-Vorlagen für Rechnungen.
Wie viel Arbeit können Sie verlieren, bevor eine Preiserhöhung Sie Geld kostet?
Sie können mehr Arbeit verlieren, als die meisten erwarten, bevor eine Preiserhöhung Sie Geld kostet. Der Anteil, bei dem Sie gerade ausgleichen, ist die Erhöhung ÷ (100 + die Erhöhung). Das ist Rechnen und keine Prognose dessen, was Ihre Kunden tun werden.
| Erhöhung | 80 € pro Stunde werden | Arbeit, die Sie verlieren können und gleich viel abrechnen |
|---|---|---|
| 5 % | 84 € | 4,8 % |
| 10 % | 88 € | 9,1 % |
| 15 % | 92 € | 13,0 % |
| 20 % | 96 € | 16,7 % |
Nehmen Sie ein erfundenes Unternehmen, das 1.000 Stunden im Jahr zu 80 € abrechnet, also 80.000 €. Nach einer Erhöhung um 10 % bringen 909 Stunden zu 88 € 79.992 € ein, etwa dasselbe, bei 91 freien Stunden. Diese Stunden können an bessere Kunden gehen oder an Arbeit, die Sie derzeit nicht unterbringen. Sind Sie nicht sicher, ob der Satz selbst stimmt, berechnen Sie ihn aus Ihren Kosten mit dem Ratgeber zum Verrechnungssatz.
Was tun Sie, wenn ein Kunde widerspricht?
Wenn ein Kunde widerspricht, halten Sie den Satz und bieten an, den Umfang zu ändern. Den Preis für den zu senken, der sich beschwert, bringt jedem Kunden bei, sich zu beschweren.
Ich verstehe, dass es nicht willkommen ist. Der neue Satz gilt ab dem 1. März für alle unsere Kunden. Ist das Budget fest, kann ich vorschlagen, wie sich die Arbeit verringern lässt, damit die monatlichen Kosten gleich bleiben. Würde es helfen, das in einem Gespräch durchzugehen?
Bei einem langjährigen Kunden können Sie sie auch stufenweise einführen, mit der Hälfte der Erhöhung jetzt und der Hälfte in sechs Monaten, sofern Sie beide Termine schriftlich festhalten. Und manche Kunden werden gehen. Entscheiden Sie vor dem Versand der Schreiben, welche Sie ziehen lassen würden, damit Sie das nicht am Telefon entscheiden.
Die Fehler, die eine Preiserhöhung schwerer machen
- Den Satz auf einer Rechnung ändern, ohne es jemandem zu sagen. Das ist der Fehler, der Kunden kostet. Die Buchhaltung weist die Rechnung außerdem zurück.
- Rückwirkend erhöhen. Eine Erhöhung gilt ab einem Datum nach der Ankündigung, nie davor.
- Ihre größten Kunden per Serien-E-Mail anschreiben. Rufen Sie diese zuerst an und fassen Sie dann schriftlich nach.
- Ihre eigenen Dokumente vergessen. Laufende Angebote, Retainer-Rechnungen und Ihre Preisliste müssen sich alle am selben Tag ändern. Ein monatlicher Retainer wird am häufigsten übersehen.
- Zu lange warten. Eine Erhöhung um 30 % nach fünf Jahren ohne Änderung ist ein weit schwierigeres Schreiben als eine kleine jedes Jahr.
Ihre Preise in ERPFlow ändern
In ERPFlow hält eine Dienstleistung ihren Preis, ändern Sie ihn also an einer Stelle, und jede neue Position übernimmt ihn. Was schon existiert, behält seinen eigenen Preis: Eine ausgestellte Rechnung ist endgültig, und ein Angebot behält die Preise, mit denen es geschrieben wurde.
Auch wiederkehrende Rechnungen halten ihre eigenen Positionen, eine Änderung des Preises einer Dienstleistung berührt sie also nicht. Bearbeiten Sie jede wiederkehrende Rechnung vor dem Lauf, der das neue Honorar tragen soll. Jeder Kunde auf einem Zeitplan erhält identische Positionen, ein Kunde, der zu einem anderen Datum zu einem anderen Preis wechselt, braucht also einen eigenen Zeitplan.
ERPFlow schreibt und versendet keine Schreiben zur Preiserhöhung und hat keine Serien-E-Mail, diese gehen also aus Ihrem eigenen Postfach hinaus. Die Kundenliste hilft bei der Vorbereitung: Ihre Spalte Umsatz lässt sich sortieren und zeigt, wen Sie zuerst anrufen, und ein CSV-Export liefert die Adressen. Hängen Sie das gesendete Schreiben an den Datensatz des Kunden, damit die gegebene Ankündigung in den Unterlagen liegt.