Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Ein praktischer Ablauf für abrechenbare Zeit in der Steuerberatung legt je Mandat die Honorargrundlage fest, erfasst Zeit täglich nach Mandant und Aufgabe, schließt das Protokoll monatlich ab, prüft die Stunden gegen die Honorare und rechnet ab oder schreibt ab, bevor der nächste Zeitraum beginnt. Erfassen Sie auch Arbeit zum Pauschalhonorar, denn dieses Protokoll zeigt Ihnen, welche Honorare sich nicht lohnen.
Warum sollten Steuerberatungen bei Pauschalhonorar-Arbeit Zeit erfassen?
Die Zeiterfassung bei Arbeit zum Pauschalhonorar sagt Ihnen, was jedes Honorar tatsächlich pro Stunde einbringt. Der Mandant sieht das nie, und es ändert nichts an der Rechnung. Es ist für Sie.
Zwei Mandanten mit demselben Monatshonorar können sehr unterschiedlich viel Zeit brauchen, meist wegen des Zustands ihrer Unterlagen. An den Rechnungen erkennen Sie nicht, welcher welcher ist. Der Ratgeber zum Pauschalhonorar in der Steuerberatung behandelt, wie Sie solche Honorare überhaupt kalkulieren. Dieser hier behandelt den Ablauf, der zeigt, ob sie aufgehen.
Wogegen sollten Steuerberatungen Zeit erfassen?
Erfassen Sie Zeit gegen Mandant, Leistung und Zeitraum, damit sich eine Zahl später mit dem Honorar vergleichen lässt, das sie abdeckt. Eine kurze Liste von Codes genügt:
| Code | Deckt ab | Übliche Honorargrundlage |
|---|---|---|
| BU | Laufende Buchführung | Pauschal, monatlich |
| UST | Umsatzsteuervoranmeldungen vorbereiten und einreichen | Pauschal, je Voranmeldung |
| LOHN | Lohnabrechnungsläufe | Pauschal, je Lauf oder je Kopf |
| JA | Jahresabschluss | Pauschal, jährlich |
| STEU | Steuererklärungen | Pauschal, jährlich |
| ANF | Routineanfragen, Unterlagen nachfordern | Im Honorar enthalten, trotzdem erfasst |
| BER | Beratung außerhalb des Honorars | Stundenhonorar |
Ein Eintrag lautet dann „Kunde A, UST, Q1 2026, 1,5 Stunden, Einkaufsjournal abgestimmt“. ANF ist der Code, der die Mühe lohnt, denn er zeigt die Mandanten, die Sie beim Nachfordern am meisten kosten.
Der Monatsablauf, Schritt für Schritt
- Jeden Tag: Jede Person erfasst Zeit nach Mandant, Code und Zeitraum, auch kurze Anrufe. Der Ratgeber zum Zeitprotokoll nennt die Spalten.
- Jeden Freitag: Füllen Sie die Lücken, solange die Woche noch präsent ist.
- Erster Arbeitstag: Schließen Sie den Vormonat ab. Spätere Einträge brauchen die Zustimmung der prüfenden Person.
- Bis Arbeitstag 3: Die prüfende Person vergleicht Stunden mit Honoraren und markiert alles außerhalb des Auftrags. Entscheiden Sie bei jeder Markierung, ob Sie es berechnen, selbst tragen oder beim Mandanten ansprechen.
- Bis Arbeitstag 5: Stellen Sie die Rechnungen des Monats aus: Pauschalhonorare, Beratung nach Stunden und vereinbarte Extras.
- Am selben Tag: Aktualisieren Sie Ihren WIP-Bericht um das, was verdient, aber noch nicht abgerechnet ist.
- Jedes Quartal: Prüfen Sie das Honorar jedes Mandanten gegen die Stunden der letzten 12 Monate.
Die Tage sind ein Vorschlag. Entscheidend ist, dass die Prüfung vor der Abrechnung stattfindet und dass der Monat zu einem bekannten Datum abgeschlossen wird, damit sich die Zahlen nicht mehr bewegen.
Wie verhindern Sie, dass Leistungen außerhalb des Auftrags versickern?
Leistungen außerhalb des Auftrags versickern, weil ein Mandant eine kurze Frage stellt und niemand die Auftragsbestätigung prüft. Es braucht zwei Dinge: ein Schreiben, das auflistet, was das Honorar einschließt, behandelt im Honorarabschnitt einer Auftragsbestätigung, und eine E-Mail, bevor die Arbeit beginnt.
Das liegt außerhalb unseres Monatshonorars, das Buchführung und Umsatzsteuervoranmeldungen abdeckt. Ich schätze etwa 3 Stunden zu 85 € pro Stunde, also 255 € zuzüglich USt. Soll ich loslegen?
Es ist eine kurze E-Mail, und Mandanten haben selten etwas dagegen, vorher gefragt zu werden. Was sie stört, ist eine Überraschung auf der Rechnung. Legen Sie die Antwort zu den Zeiteinträgen ab.
Ein durchgerechnetes Beispiel: was jedes Pauschalhonorar pro Stunde einbringt
Hier ein erfundenes Beispiel. Eine kleine Kanzlei möchte, dass ihre Arbeit zum Pauschalhonorar mindestens 75 € pro Stunde einbringt, eine Zahl, die sie mit der Methode zum Verrechnungssatz ermittelt hat.
| Mandant | Monatshonorar | Stunden in diesem Monat | Honorar pro Stunde | Gegenüber 75 € |
|---|---|---|---|---|
| A | 450 € | 5,5 | 81,82 € | +6,82 € |
| B | 300 € | 6,0 | 50,00 € | −25,00 € |
| C | 900 € | 10,0 | 90,00 € | +15,00 € |
| Alle drei | 1.650 € | 21,5 | 76,74 € | +1,74 € |
Die Gesamtzahl sieht gut aus, und so bleibt Mandant B verborgen. Bei 6 Stunden im Monat braucht Mandant B ein Honorar von 450 € (6 × 75 €), oder die Arbeit muss auf 4 Stunden sinken (300 € ÷ 75 €).
Ein Monat beweist in der Steuerberatung wenig, weil Jahresabschluss und Umsatzsteuerquartale Stunden in bestimmten Monaten ballen. Vergleichen Sie Honorare mit den Stunden der letzten 12 Monate, bevor Sie mit jemandem sprechen. Wenn ANF-Stunden die Ursache sind, kann ein Gespräch darüber, die Unterlagen pünktlich zu liefern, das Problem lösen, ohne das Honorar anzufassen.
Was tun Sie mit Zeit, die Sie nicht abrechnen können?
Stundenzeit, die Sie nicht berechnen wollen, ist eine Abschreibung auf Leistung, und eine Rechnung, die Sie nicht einziehen können, ist ein Forderungsausfall. Abschreibung auf Leistung oder Forderungsausfall behandelt, wie Sie beides erfassen.
Eine Überschreitung bei einem Pauschalhonorar ist keines von beiden. Dafür sollte nichts abgerechnet werden, sie fließt also einfach in die Honorarprüfung ein. Widerstehen Sie dem Drang, sie aus dem Protokoll wegzuräumen, denn sie ist der Beleg, den Sie brauchen, wenn das Honorar zur Verlängerung ansteht.
Diesen Ablauf in ERPFlow umsetzen
ERPFlow hat heute weder einen Timer noch Stundenzettel, und Zeit auf einer Karte wird nicht zu Rechnungspositionen. Die Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald. ERPFlow führt die Kanzlei, nicht die Bücher Ihrer Mandanten und ist kein Hauptbuch. So passt der Ablauf heute dazu:
- Arbeit und Fristen: ein Projekt-Board je Mandant, verknüpft mit seinem Kundendatensatz, mit einer Karte je Aufgabe und Zeitraum, etwa „Umsatzsteuervoranmeldung, Q1 2026“. Jede Karte hat eine Frist und zugewiesene Personen. Die Kundenverknüpfung sitzt am Board, ein Board je Mandant liefert Ihnen also eine Zeitsumme je Mandant.
- Zeit: eingetippt in das Feld Aufgewendete Zeit jeder Karte, mit Summen je Board und je Kunde. Es gibt keine Aufgabencodes und keine Berichte je Person. Die Zeit hat auch kein Datum, deshalb hält eine Karte je Zeitraum den März vom April getrennt.
- Pauschalhonorare: wiederkehrende Rechnungen werden nach Zeitplan ausgestellt, etwa monatlich oder alle drei Monate, eine Rechnung je Kunde und Lauf, per E-Mail versendet oder als Entwurf belassen. Sie rechnen ab und ziehen nie ein.
- Beratung nach Stunden: eine Dienstleistung mit Ihrem Stundenpreis auf einer gewöhnlichen Rechnung, mit den eingetippten Stunden als Menge.
- Die Prüfung: Der Reiter Auswertungen eines Kunden zeigt den Umsatz, der Reiter Projekte die Zeit. Das eine durch das andere zu teilen, ist eine Rechnung, die Sie selbst anstellen, denn ERPFlow hat weder Sätze und Budgets noch Kosten oder Marge je Mandant. Einen WIP-Bericht gibt es ebenfalls nicht.