Zusatzleistungen in der Architektur: vereinbaren, erfassen und abrechnen

Zusatzleistungen in der Architektur sind Arbeiten außerhalb des Umfangs Ihres Vertrags. Erkennen Sie die Änderung, sagen Sie dem Kunden vor Beginn, was sie kostet, lassen Sie sich seine Zustimmung schriftlich geben, erfassen Sie sie und stellen Sie sie als eigene Position in Rechnung. Ein vor der Arbeit vereinbartes Honorar ist eine Rechnung. Ein danach erhöhtes Honorar ist eine Verhandlung.

Was zählt als Zusatzleistung?

Eine Zusatzleistung ist alles, was Ihr Vertrag nicht ohnehin enthält, der Test ist also der Wortlaut Ihres Leistungsumfangs, egal wie viel oder wenig Arbeit es sich anfühlt. Ist der Umfang vage, ist fast nichts eindeutig zusätzlich, weshalb das beim Honorarangebot beginnt.

Der RIBA Plan of Work liefert für britische Aufträge eine nützliche Linie. Seine Übersicht von 2020 sagt, dass funktionale Änderungen nach der Freigabe von Stage 2, etwa das Verlegen eines Raums oder die Änderung seiner Größe, keine Entwurfsentwicklung sind und unter die Verfahren der Änderungssteuerung gehören. Feinanpassungen, die aus der Entwicklung des Entwurfs entstehen, zählen nicht.

Wie vereinbaren Sie eine Zusatzleistung mit einem Kunden?

Vereinbaren Sie eine Zusatzleistung schriftlich, bevor Sie die Arbeit tun, und nennen Sie, was sie ist, was sie kostet und wie sie sich auf den Zeitplan auswirkt. Im Vereinigten Königreich sagt die Leitlinie der ARB zu den Vertragsbedingungen, dass Änderungen der ursprünglichen Bedingungen vom Architekten schriftlich festgehalten und dem Kunden in Kopie übermittelt werden sollten. Sie sagt auch, dass unzureichende Vertragsbedingungen die häufigste Ursache für Beschwerden über Architekten sind.

In den USA hat der Vertrag AIA B101-2017 ein Mitteilungs- und Genehmigungsverfahren für Additional Services, mit einer Ausnahme für Arbeiten, die nötig sind, um Verzögerungen auf der Baustelle zu vermeiden. Das Formular G801 der AIA gibt es genau für diese Mitteilung. Prüfen Sie, welches Formular Ihr eigener Vertrag nutzt, denn Standardformulare werden geändert.

Bei kleinen Posten genügt oft eine E-Mail, wenn Ihr Vertrag das zulässt. Etwa so:

Zusatzleistung AS-04: geänderter Küchengrundriss und Rückansicht, im Anschluss an Ihre E-Mail vom 12. Mai. Das liegt außerhalb der Leistungen in unserem Vertrag vom 3. Februar. Honorar: 1.200 £ zuzüglich USt., fest. Zeitplan: verlängert Stage 3 um etwa eine Woche. Wir beginnen, wenn Sie zur Bestätigung antworten. Bis dahin arbeiten wir am genehmigten Entwurf weiter.

Der letzte Satz leistet am meisten. Er sagt dem Kunden, was geschieht, wenn er nicht antwortet, und verhindert, dass Sie während des Wartens in die Änderung hineinrutschen.

Wählen Sie die Honorargrundlage danach, wie gut sich die Aufgabe definieren lässt. Nehmen Sie eine feste Summe, wenn Sie das Ergebnis beschreiben können. Nehmen Sie einen Stundensatz mit Obergrenze, wenn nicht, etwa „85 £ pro Stunde, bis zu 20 Stunden, danach fragen wir nach“. Der Ratgeber Pauschale oder Stundensatz behandelt die Abwägung genauer.

Wie erfassen Sie Zusatzleistungen?

Erfassen Sie Zusatzleistungen in einem einzigen Verzeichnis je Projekt, denn ein Jahr später verrät die Rechnung allein nicht mehr, wer was verlangt hat. Ein erfundenes Beispiel:

Erfassen Sie auch die Kulanzposten. Eine Position mit null auf der Rechnung zeigt dem Kunden, was er kostenlos erhalten hat, und gibt Ihnen etwas in die Hand, wenn die nächste Anfrage nicht kostenlos ist.

Wie stellen Sie Zusatzleistungen in Rechnung?

Stellen Sie Zusatzleistungen als getrennte Positionen unterhalb des Phasenhonorars in Rechnung, jede mit ihrer Referenz, damit der Kunde jeden Betrag mit etwas verknüpfen kann, dem er zugestimmt hat. Hier der erfundene Auftrag oben, der Stage 3 mit beiden offenen Posten abrechnet, mit USt. zum britischen Normalsatz:

Wenn eine Zusatzleistung Kosten mit sich bringt, etwa das Gutachten eines Spezialisten, stellen Sie diese ebenfalls auf einer eigenen Position in Rechnung. Der Ratgeber weiterberechenbare Auslagen in Rechnung stellen erklärt, wie.

Was, wenn Sie die Arbeit bereits getan haben?

Wenn Sie die Arbeit ohne Vereinbarung bereits getan haben, schreiben Sie dem Kunden jetzt, legen Sie die Fakten dar und bitten Sie ihn, ein Honorar zu vereinbaren. Sagen Sie, wann die Anfrage kam, was Sie getan haben und warum es außerhalb des Vertrags lag. Bleiben Sie sachlich und nennen Sie eine Summe, die Sie mit Ihren Stunden verteidigen können.

Möglicherweise müssen Sie sich mit weniger zufriedengeben und einen Teil abschreiben. Was Sie nicht tun sollten, ist, es ohne Vorwarnung auf die nächste Rechnung zu setzen, denn dann beginnt ein sonst freundlicher Kunde, jede Position zu lesen. Ist eine große Summe streitig, holen Sie Rat ein, denn das Ergebnis hängt von Ihrem Vertrag und dem ab, was gesagt wurde.

Zusatzleistungen in ERPFlow erfassen und abrechnen

ERPFlow hat weder ein Verzeichnis für Änderungen noch Budgets je Phase, das Verzeichnis oben bleibt also in einer Tabelle oder als Karten in einer Spalte auf dem Board des Projekts. Die Dokumente drumherum sind gewöhnliche:

• Die Vereinbarung. Senden Sie jede Zusatzleistung als kleines Angebot mit eigenem PDF. Es gibt keine elektronische Unterschrift und keine Online-Annahme: Sie markieren es von Hand als angenommen, wenn der Kunde antwortet, und hängen seine E-Mail an das Angebot an.
• Der Satz. Eine Dienstleistung enthält Ihren Stundensatz und die Steuer, sodass sie in jeder Position ausgefüllt wird. Die Stunden tragen Sie als Menge ein.
• Die Arbeit. Eine Karte auf dem Board des Projekts kann die Zuständigen, die Frist und die aufgewendete Zeit tragen, eingegeben in Stunden und Minuten. ERPFlow hat heute weder einen Timer noch Stundenzettel. Die Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald.
• Die Rechnung. Wandeln Sie das Angebot in einen Entwurf der Rechnung um oder fügen Sie seine Position der Phasenrechnung hinzu. Eine Kulanzposition mit Preis null ist erlaubt. Das Ausstellen des Entwurfs gibt ihm seine Nummer und macht ihn endgültig.