Zuletzt aktualisiert am 6. November 2026
Projektmanagement in der Architektur bedeutet auf der Geldseite, aus jedem Phasenhonorar ein Stundenbudget zu machen, die Zeit des Teams jede Woche auf diese Phase zu erfassen, verbrauchte Stunden mit geleisteter Arbeit zu vergleichen und abzurechnen, wenn der vereinbarte Auslöser eintritt. Dieser Vergleich erkennt eine Überschreitung, solange Sie noch etwas dagegen tun können.
Dieser Ratgeber handelt davon, ein Festpreishonorar während des Projekts profitabel zu halten. Entwurfskoordination und die behördliche Seite sind ein anderes Thema, und die Übersicht des RIBA Plan of Work ist die Stelle dafür.
Wie machen Sie aus einem Phasenhonorar ein Stundenbudget?
Machen Sie aus einem Phasenhonorar ein Stundenbudget, indem Sie eine Reserve zurückhalten und den Rest durch Ihren Mischstundensatz teilen. Ein erfundenes Beispiel, mit 10 % Reserve und einem Mischstundensatz von 85 £ pro Stunde:
| Stage | Honorar | Abzüglich 10 % Reserve | Budgetstunden zu 85 £ |
|---|---|---|---|
| 2 Concept Design | 6.000 £ | 5.400 £ | 63 |
| 3 Spatial Coordination | 8.400 £ | 7.560 £ | 88 |
| 4 Technical Design | 11.600 £ | 10.440 £ | 122 |
Die Stunden sind abgerundet. Wenn Sie das Honorarangebot aus vergangenen Stunden geschrieben haben, sollte das Budget nah an dem liegen, was Sie damals geschätzt haben. Sagen Sie dem Team die Zahl. Ein Budget, das nur die Direktorin oder der Direktor kennt, kann niemandes Dienstag beeinflussen.
Wie erfassen Sie Teamzeit gegen ein Phasenhonorar?
Erfassen Sie Teamzeit gegen ein Phasenhonorar, indem alle mindestens wöchentlich Stunden auf das Projekt und die Phase buchen und Sie die Summe dann mit einer ehrlichen Schätzung vergleichen, wie viel der Phase erledigt ist.
Drei Regeln machen die Zahlen brauchbar:
- Buchen Sie auf die Phase, nicht nur auf das Projekt. „Haus Smith: 6 Stunden“ sagt nicht, aus welchem Honorar es kam.
- Erfassen Sie Zusatzleistungen getrennt. Sie werden zusätzlich bezahlt, die Stunden darauf sollten also das Phasenbudget nicht aufzehren. Siehe Zusatzleistungen.
- Schätzen Sie den Fortschritt nach dem, was erstellt wurde. Zählen Sie die verbleibenden Pläne und Aufgaben und ignorieren Sie die verbrauchten Stunden. Sonst beweist die Prüfung nichts.
Das Tracking-Blatt selbst kann eine Zeile je Phase sein. Hier für denselben erfundenen Auftrag, vier Wochen nach Beginn von Stage 3:
| Stage | Budgetstunden | Verbrauchte Stunden | Budget verbraucht | Arbeit erledigt | Prognose gesamt | Über oder unter |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2 Concept Design | 63 | 58 | 92 % | 100 % | 58 | 5 darunter |
| 3 Spatial Coordination | 88 | 62 | 70 % | 50 % | 124 | 36 darüber |
| 4 Technical Design | 122 | 6 | 5 % | 5 % | 120 | 2 darunter |
Die Prognose gesamt sind die verbrauchten Stunden geteilt durch die erledigte Arbeit, Stage 3 liest sich also 62 ÷ 50 % = 124. Das sind 36 Stunden über Budget, oder 3.060 £ bei 85 £, mehr als die 840 £ Reserve, die für diese Phase zurückgehalten wurden. Das wissen Sie jetzt, mit der halben Phase noch vor sich. Der Ratgeber Budgetstunden und Iststunden geht tiefer darauf ein, diese Zahlen bei einem einzelnen Festpreisauftrag zu lesen.
Was tun Sie, wenn eine Phase überschreitet?
Wenn eine Phase überschreitet, finden Sie die Ursache, bevor Sie etwas entscheiden, denn jede Ursache hat eine andere Lösung.
| Ursache | Was zu tun ist |
|---|---|
| Der Kunde hat etwas geändert | Anhalten und es als Zusatzleistung vereinbaren |
| Der Entwurf hat sich nicht gesetzt | Eine Direktorin oder einen Direktor die Entscheidung treffen lassen, die ihn aufhält |
| Der Auftrag ist für die Beteiligten zu senior oder zu junior besetzt | Ändern Sie, wer was macht, denn auch der Mischstundensatz verschiebt sich |
| Mehr Koordination mit Fachplanern als angenommen | Prüfen Sie Ihre Annahmen im Vertrag und sprechen Sie es an, wenn sie verletzt wurden |
| Die Schätzung war zu niedrig | Die Phase abschließen, den Verlust tragen und Ihre Zahlen für das nächste Angebot korrigieren |
Leihen Sie nicht stillschweigend Stunden von Stage 4. Das Budget der nächsten Phase bezahlt die nächste Phase, und der Fehlbetrag kommt nur später mit weniger Zeit zur Behebung.
Wann sollten Sie eine Phase abrechnen: am Ende, monatlich oder in Raten?
Rechnen Sie eine Phase dann ab, wann Ihr Vertrag es sagt, und wenn er es nicht sagt, ist die monatliche Abrechnung nach Fortschritt bei Phasen von mehr als wenigen Wochen meist die beste Option.
| Muster | Passt zu | Worauf achten |
|---|---|---|
| Am Ende jeder Phase | Kurze Phasen, kleine Aufträge | Sie finanzieren die ganze Phase vor, und ein ins Stocken geratenes Projekt lässt sie unabgerechnet |
| Monatlich, nach Anteil der erledigten Arbeit | Stages 2 bis 4 bei größeren Aufträgen | Braucht eine Fortschrittszahl, die der Kunde akzeptiert |
| Gleiche Monatsraten | Stage 5, über den Bauzeitraum | Legen Sie fest, was geschieht, wenn der Bau überschreitet |
Bei monatlicher Abrechnung berechnen Sie den Fortschritt der Phase bis heute abzüglich dessen, was Sie bereits berechnet haben. Beim erfundenen Auftrag verdient Stage 3 bei 50 % 4.200 £ vom Honorar von 8.400 £. Sind bereits 2.800 £ rausgegangen, beträgt die Rechnung dieses Monats 1.400 £ zuzüglich USt. Verbrauchte Stunden spielen keine Rolle. Die Ratgeber zu Honoraren nach RIBA-Phasen und Abschlagsrechnungen behandeln die Formulierung und wie Sie die Phasen aufsetzen.
Wo gehen solche Projekte meist schief?
Festpreisprojekte in der Architektur gehen meist durch kleine Gewohnheiten schief, die die Zahlen verbergen, bis es zu spät ist.
- Zeit, die Wochen später eingetippt wird. Niemand erinnert sich, also landet alles auf dem Projekt, das am lautesten ist.
- Nur am Phasenende prüfen. Bis dahin sind die Stunden verbraucht und der Kunde hat abgenommen.
- Verbrauchte Stunden als Fortschritt behandeln. Eine Phase, die zu 70 % ihrer Stunden durch ist, ist nicht zu 70 % erledigt.
- Keine Verantwortung. Eine namentlich benannte Person sollte die Zahlen jedes Projekts jede Woche prüfen, auch in einem kleinen Büro.
- Nicht erfasste „kleine Gefallen“ für den Kunden. Jeder ist klein. Zusammen sind sie oft die Überschreitung.
Phasen und Rechnungen in ERPFlow führen
ERPFlow hat heute weder einen Timer noch Stundenzettel. Die Zeiterfassung, einschließlich der Umwandlung erfasster Zeit in Rechnungen, kommt bald. ERPFlow hat keine Budgets je Phase, keine Personalsätze und keine Rentabilität je Projekt, und Ausgaben sind nicht mit Projekten verknüpft, das Tracking-Blatt oben bleibt also in einer Tabelle. Das deckt ERPFlow ab:
- Das Board. Ein Board in Projekten je Auftrag, mit dem Kunden verknüpft, mit Spalten, die nach Ihren Phasen benannt sind. Der unterschriebene Vertrag kann in den Anhängen des Boards liegen. Siehe So funktionieren Projekte. Boards sind in jedem Tarif unbegrenzt, und der Free-Tarif begrenzt Karten auf 10.
- Die Arbeit. Eine Karte je Lieferung oder Phase, mit Zuständigen, Frist, Dateien, Kommentaren und aufgewendeter Zeit, eingetippt in Stunden und Minuten. Die Summen addieren sich je Projekt und je Kunde, und der Karten-Export liefert Ihnen die Zeit je Karte für Ihr Tracking-Blatt.
- Das Honorar. Ein Angebot mit einer Position je Phase. Eine Dienstleistung kann Ihren Stundensatz für Zusatzarbeit enthalten.
- Die Phasenrechnung. Das ist eine gewöhnliche Rechnung mit bearbeiteter Position. Wandeln Sie das Angebot um, löschen Sie die anderen Phasen und setzen Sie die Position auf den Betrag dieses Zeitraums, etwa „RIBA Stage 3: 50 % von 8.400 £, abzüglich 2.800 £ berechnet“ mit 1.400 £. Der Entwurf behält das Projekt des Angebots, und die Verknüpften Dokumente des Angebots listen jede daraus erstellte Rechnung auf, sodass Sie sehen, was bisher abgerechnet wurde.