Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Đối chiếu hóa đơn nghĩa là khớp từng hóa đơn bạn đã phát hành với số tiền nhận được cho nó, để mọi số dư trong sổ sách thực sự là chưa trả. Công ty dịch vụ còn có một lần kiểm tra thứ hai: mọi công việc đã giao đều được lập hóa đơn. Hãy làm cả hai hằng tháng, dựa vào sao kê ngân hàng thay vì trí nhớ.
Đối chiếu hóa đơn nghĩa là gì với công ty dịch vụ?
Đối chiếu hóa đơn với một công ty dịch vụ là hai lần kiểm tra riêng biệt. Lần đầu đi từ hóa đơn đến ngân hàng: mỗi hóa đơn đã được trả chưa, và sổ sách của bạn có ghi vậy không? Lần thứ hai đi từ công việc đến hóa đơn: mọi thứ bạn đã giao có được lập hóa đơn không?
Lần kiểm tra thứ hai là điều mà công ty bán hàng hóa không cần theo cùng cách. Hàng tồn kho rời khỏi kho và để lại dấu vết. Một buổi chiều làm thêm hoặc một giai đoạn lặng lẽ xong không để lại gì, và không ai gọi nhắc bạn. Bạn cũng có thể gặp "khớp ba chiều" (three-way matching) giữa đơn mua hàng, phiếu giao hàng và hóa đơn nhà cung cấp, đó là một kiểm soát mua hàng và là việc khác.
Cách đối chiếu hóa đơn với ngân hàng?
Bạn đối chiếu hóa đơn với ngân hàng bằng cách đi qua từng dòng sao kê, rồi chứng minh tổng. Hãy dành một giờ cuối tháng và theo thứ tự này.
- Đánh dấu mọi khoản khách trả trên sao kê ngân hàng. Bỏ qua các khoản chi ra và chuyển khoản giữa các tài khoản của chính bạn.
- Khớp mỗi khoản tiền về với một hóa đơn theo nội dung chuyển khoản, rồi số tiền, rồi tên khách hàng.
- Nhập mọi thứ chưa được ghi nhận, dùng ngày trên sao kê.
- Liệt kê những gì còn lại. Các khoản tiền về mà bạn không xếp được đưa vào một danh sách riêng, và không gán vào hóa đơn có vẻ gần đúng nhất.
- Tính số tiền đáng lẽ còn nợ, như trong ví dụ bên dưới.
- Liệt kê các số dư đang mở và cộng lại. Hai con số phải khớp nhau.
- Tìm mọi chênh lệch và ghi lại nó là gì. Rồi đòi những khách thực sự nợ bạn.
Hãy làm việc này trước khi gửi lời nhắc. Đòi ai đó khoản hóa đơn họ đã trả ba tuần trước làm mất thiện chí nhiều hơn so với lợi ích của việc chậm trễ.
Một ví dụ đối chiếu cuối tháng
Đối chiếu cuối tháng so sánh số tiền đáng lẽ còn nợ với số các hóa đơn đang mở cho biết là còn nợ. Đây là một ví dụ tự đặt cho tháng 10. Hãy dùng các con số đã gồm VAT xuyên suốt, vì đó là số khách trả.
| Số tiền đáng lẽ còn nợ | Số tiền |
|---|---|
| Còn nợ tại 1 tháng 10 | €14.200,00 |
| Cộng hóa đơn phát hành trong tháng 10 | €9.600,00 |
| Trừ tiền khách đã trả | −€11.350,00 |
| Trừ hóa đơn đã hủy hoặc điều chỉnh giảm | −€480,00 |
| Đáng lẽ còn nợ tại 31 tháng 10 | €11.970,00 |
| Các hóa đơn đang mở cho biết | Số dư |
|---|---|
| INV-2026-0071 | €2.400,00 |
| INV-2026-0088, đã trả một phần | €1.000,00 |
| INV-2026-0093 | €3.120,00 |
| INV-2026-0104 | €1.560,00 |
| INV-2026-0117 | €3.890,00 |
| Tổng đang mở | €11.970,00 |
Hai tổng khớp nhau, nên tháng đã được đối chiếu xong. Hãy lưu một bản có ghi ngày, vì dòng đầu của tháng sau là dòng cuối của tháng này.
Cách tìm chênh lệch khi đối chiếu?
Chênh lệch khi đối chiếu thường tự hé lộ nguyên nhân, nên hãy nhìn độ lớn của nó trước khi nhìn bất cứ thứ gì khác.
| Chênh lệch là | Thường có nghĩa là |
|---|---|
| Đúng số tiền của một hóa đơn | Thiếu một hóa đơn hoặc một khoản thanh toán, hoặc nhập hai lần |
| Gấp đôi số tiền của một khoản thanh toán | Một khoản thanh toán được cộng vào chỗ đáng lẽ phải trừ |
| Chia hết cho 9 | Hai chữ số bị đổi chỗ: €1.520 gõ thành €1.250 để lại chênh lệch €270 |
| Vài euro | Phí ngân hàng, làm tròn, hoặc tỷ giá |
| Tròn số và không giải thích được | Khoản khách trả trước, nằm không gắn với hóa đơn nào |
Vì sao khoản thanh toán không khớp với hóa đơn?
Khoản thanh toán không khớp với hóa đơn vì một số lý do bình thường, và mỗi lý do có cách xử lý đã quen thuộc.
| Điều bạn thấy ở ngân hàng | Nguyên nhân có thể | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Thiếu vài euro | Ngân hàng của người gửi thu phí | Chấp nhận hoặc đòi lại, rồi ghi nhận điều đã quyết |
| Một khoản, nhiều hóa đơn | Khách trả gộp một lô | Hỏi giấy báo chuyển tiền, chia ra các hóa đơn |
| Không có nội dung chuyển khoản | Hệ thống kế toán của họ bỏ sót | Tìm số tiền tương tự, kiểm tra người gửi, rồi hỏi |
| Nhiều hơn hóa đơn | Trả hai hóa đơn, hoặc trả trùng | Kiểm tra, rồi giữ như một khoản có hoặc hoàn lại |
| Ít hơn hóa đơn, theo một tỷ lệ phần trăm tròn | Thuế khấu trừ trên khoản thanh toán xuyên biên giới | Xin chứng từ thuế, và hỏi kế toán viên |
| Số tiền ngoại tệ không khớp hẳn | Tỷ giá trong ngày | Ghi nhận số đã về, và xem hóa đơn bằng ngoại tệ |
Thanh toán một phần có bài hướng dẫn riêng.
Làm sao kiểm tra mọi công việc đều đã được lập hóa đơn?
Bạn kiểm tra mọi công việc đã được lập hóa đơn bằng cách bắt đầu từ danh sách công việc, không phải danh sách hóa đơn. Hóa đơn không thể cho bạn thấy thứ còn thiếu trong chúng. Hãy đi qua các mục này mỗi tháng một lần:
- Báo giá đã chấp nhận: các hóa đơn lập từ mỗi báo giá phải cộng lại bằng báo giá, hoặc bằng các giai đoạn đã lập hóa đơn đến nay.
- Thanh toán theo giai đoạn: mọi giai đoạn hoàn thành trong tháng này nên có một hóa đơn ghi ngày trong tháng này.
- Phí duy trì: một hóa đơn cho mỗi khách, mỗi kỳ. Một phí duy trì hằng tháng bị tạm dừng rồi không bao giờ khởi động lại rất dễ bị bỏ sót.
- Công việc phát sinh: bất cứ điều gì thỏa thuận qua email trong lúc làm việc.
- Chi phí cần tính lại cho khách: kiểm tra chi phí của bạn xem có khoản nào bạn định chuyển cho khách không.
Bất cứ thứ gì bạn tìm thấy đều đưa vào một báo cáo WIP hoặc lập thẳng lên hóa đơn. Làm việc này vào tháng sau công việc dễ hơn nhiều so với ba tháng sau, khi khách đã đóng ngân sách.
Đối chiếu hóa đơn trong ERPFlow
ERPFlow không có kết nối ngân hàng, không nhập sao kê ngân hàng và không khớp thanh toán. Bạn đọc sao kê và tự nhập từng khoản tiền về bằng Ghi nhận thanh toán trên hóa đơn, với ngày của ngân hàng và một ghi chú cho nội dung chuyển khoản. ERPFlow cũng không tạo bản chứng minh cuối tháng ở trên, nên phần đó nằm trong bảng tính của bạn.
Những gì nó cho bạn để làm việc:
- Danh sách Hóa đơn lọc theo Quá hạn, Đã thanh toán một phần và Trả thừa, và theo kỳ, để bạn thấy những gì đã phát hành trong một tháng.
- Bảng điều khiển hiển thị Còn phải thu và Quá hạn bằng đơn vị tiền tệ gốc của bạn. Các số liệu đó không gồm VAT, với VAT hiển thị bên dưới, nên hãy cộng hai phần lại trước khi so với danh sách số dư ở trên. Hóa đơn đã trả một phần chỉ tính phần còn lại.
- Tệp đính kèm trên một hóa đơn có thể chứa giấy báo chuyển tiền hoặc xác nhận thanh toán. Chúng chỉ dùng nội bộ và không bao giờ gửi cho khách hàng.
- Đánh dấu đã hủy và Ghi nhận hoàn tiền xử lý các điều chỉnh, nếu bạn cần.
Với lần kiểm tra thứ hai, một báo giá liệt kê các hóa đơn lập từ nó trong Chứng từ liên kết, nên bạn thấy được những gì đã lập hóa đơn theo nó. Một dự án cũng có thể liên kết với khách hàng, báo giá, đơn hàng và hóa đơn của nó.