Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Quy định và số liệu từ nguồn khác được kiểm tra ngày 6 tháng 11, 2026. Chúng thay đổi theo thời gian, nên hãy đối chiếu với nguồn gốc trước khi dựa vào.
Thông tin chung, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Quy định phụ thuộc vào quốc gia và hoàn cảnh của bạn, nên việc gì kéo theo hệ quả về thuế hay pháp lý thì hãy hỏi kế toán viên.
Để lập hóa đơn bằng ngoại tệ, hãy thỏa thuận đồng tiền với khách hàng, định giá các dòng và tổng bằng đồng tiền đó, và ghi mã đồng tiền. Nếu bạn tính VAT, quy tắc của EU và Anh còn yêu cầu số tiền VAT bằng đồng tiền quốc gia của bạn, quy đổi theo tỷ giá được chấp nhận vào ngày VAT phát sinh.
Lập hóa đơn bằng ngoại tệ có hợp pháp không?
Lập hóa đơn bằng ngoại tệ là hợp pháp ở cả EU lẫn Anh. Điều 230 của Chỉ thị VAT nêu rằng số tiền trên hóa đơn "có thể được thể hiện bằng bất kỳ đồng tiền nào", với điều kiện VAT phải nộp được thể hiện bằng đồng tiền quốc gia của nước liên quan. Notice 700/21 của HMRC nói tương tự: số tiền có thể bằng bất kỳ đồng tiền nào, và tổng VAT phải bằng bảng Anh.
Vì vậy phép quy đổi chỉ liên quan đến VAT. Hóa đơn không có VAT, như hóa đơn reverse charge trong EU hoặc hóa đơn xuất khẩu, không có gì để quy đổi trên mặt hóa đơn. Tờ khai VAT của bạn vẫn bằng đồng tiền quốc gia, nên dù thế nào bạn cũng cần giá trị đã quy đổi cho hồ sơ của mình.
Dùng tỷ giá nào cho VAT?
Tỷ giá cho VAT do quy tắc quy định, và áp dụng tại thời điểm VAT phát sinh, không phải khi khách hàng thanh toán.
| EU (Điều 91) | Anh (Notice 700, mục 7.6) | |
|---|---|---|
| Mặc định | Tỷ giá bán mới nhất trên thị trường ngoại hối tiêu biểu nhất của nước đó, theo quy định quốc gia | Tỷ giá bán trên thị trường Anh tại thời điểm cung cấp |
| Phương án thay thế | Tỷ giá mới nhất của Ngân hàng Trung ương châu Âu (ECB), mà các nước phải chấp nhận | Tỷ giá theo kỳ của HMRC cho mục đích hải quan |
| Cách khác | Tỷ giá hải quan, nếu nước đó cho phép | Một tỷ giá hoặc phương pháp thương mại, với sự đồng ý bằng văn bản của HMRC |
| Có cần thông báo | Một nước có thể yêu cầu thông báo một lần trước khi bạn dùng tỷ giá ECB | Không cần với tỷ giá theo kỳ, nhưng sau đó bạn không thể chuyển đổi nếu chưa được đồng ý |
Có ba chi tiết hay bị bỏ sót:
- ECB chỉ công bố tỷ giá so với đồng euro. Ở nước không dùng euro, hãy quy đổi qua đồng euro, như Điều 91 nêu, dùng tỷ giá euro của từng đồng tiền.
- Tỷ giá ECB thường cập nhật vào khoảng 16:00 giờ CET vào ngày làm việc. Vì vậy tỷ giá công bố mới nhất trên hóa đơn lập vào buổi sáng là của hôm qua. ECB nêu rằng tỷ giá của họ được công bố để tham khảo và không khuyến khích dùng cho giao dịch. Điều 91 vẫn nêu chúng cho việc quy đổi VAT.
- Trong EU, tỷ giá không nhất thiết phải xuất hiện trên hóa đơn. Chú giải của Ủy ban nêu Điều 230 không cho phép yêu cầu ghi tỷ giá hay phương pháp. Ghi ra vẫn là sự chu đáo với kế toán viên của khách hàng.
Ví dụ: từ hóa đơn USD đến lúc nhận tiền
Đây là một ví dụ giả định. Một công ty trong khu vực đồng euro lập hóa đơn cho khách hàng trong nước $5.000 cộng VAT 20%, bằng đô la Mỹ như đã thỏa thuận, và tỷ giá vào ngày VAT phát sinh là 1 USD = 0,92 EUR.
| USD | EUR ở mức 0,92 | |
|---|---|---|
| Chưa thuế | $5.000,00 | €4.600,00 |
| VAT 20% | $1.000,00 | €920,00 |
| Tổng | $6.000,00 | €5.520,00 |
Hóa đơn hiển thị cột USD, kèm VAT bằng euro. Một dòng như sau là đủ:
Số tiền VAT bằng EUR: €920,00 (USD 1.000,00 theo tỷ giá 1 USD = 0,92 EUR, tỷ giá của ECB tại thời điểm phát sinh VAT).
Công ty ghi €920 vào tờ khai VAT. Ba mươi ngày sau, khách hàng trả $6.000, và tỷ giá đã chuyển sang 0,90, nên ngân hàng ghi có €5.400.
| EUR | |
|---|---|
| Ghi sổ khi lập hóa đơn | €5.520,00 |
| Thực nhận | €5.400,00 |
| Lỗ tỷ giá | €120,00 |
VAT giữ nguyên ở mức €920, vì Điều 91 cố định tỷ giá tại thời điểm VAT phát sinh. Khoản €120 là một khoản lỗ tài chính trong sổ sách của bạn, còn tờ khai VAT không đổi. Nếu tỷ giá tăng lên, đó sẽ là khoản lãi. Một công ty ở Anh làm tương tự, với bảng Anh thay cho euro.
Nên lập hóa đơn bằng đồng tiền của bạn hay của khách hàng?
Lập hóa đơn bằng đồng tiền của bạn đặt rủi ro tỷ giá lên khách hàng, còn lập bằng đồng tiền của họ đặt rủi ro lên bạn. Không cách nào mặc nhiên là đúng.
| Chọn | Khi nào | Cần lưu ý |
|---|---|---|
| Đồng tiền của bạn | Chi phí của bạn tính bằng đồng tiền đó, và biên lợi nhuận mỏng | Một số khách hàng không thể hoặc không muốn trả bằng ngoại tệ, hoặc sẽ đội giá |
| Đồng tiền của họ | Khách hàng lớn yêu cầu, hoặc đó là điều kiện để nhận được việc | Biến động tỷ giá giữa lúc báo giá và lúc thanh toán sẽ trừ vào biên lợi nhuận của bạn |
| Đồng tiền thứ ba | Cả hai bên dùng nó hằng ngày, như USD trong một số ngành | Hai lần quy đổi nếu không bên nào giữ đồng tiền đó |
Nếu bạn lập hóa đơn bằng đồng tiền của khách hàng, hãy giữ thời hạn thanh toán ngắn và cân nhắc điều khoản cho phép bạn báo giá lại nếu tỷ giá vượt một mức đã thỏa thuận. Điều khoản thanh toán dài làm tăng mức chịu rủi ro tỷ giá của bạn cũng như kéo dài dòng tiền.
Câu chữ trên hóa đơn ngoại tệ nên viết thế nào?
Hóa đơn ngoại tệ nên nêu đồng tiền bằng chữ hoặc mã, để không ai phải đoán. Hãy dùng USD, không phải ký hiệu $ đơn lẻ, vốn có thể là đô la Canada hay Úc. Thêm nơi tiền được chuyển đến và ai trả phí:
Mọi số tiền đều tính bằng đô la Mỹ (USD). Thanh toán đủ USD 6.000,00 vào tài khoản dưới đây. Phí ngân hàng do bên chuyển tiền chịu (OUR).
Hãy kiểm tra ngân hàng của bạn xử lý khoản thanh toán thế nào trước. Tiền USD chuyển vào tài khoản chỉ dùng euro thường được quy đổi theo tỷ giá riêng của ngân hàng, và tỷ giá đó có thể lệch khá xa tỷ giá tham chiếu. Khoản thanh toán bị thiếu do phí ngân hàng khiến hóa đơn chỉ được thanh toán một phần, và hướng dẫn về thanh toán một phần nói về việc cần làm khi đó. Phần còn lại của một hóa đơn quốc tế nằm trong hướng dẫn lập hóa đơn cho khách hàng quốc tế.
Những sai sót cần tránh
- Dùng tỷ giá ngày thanh toán cho VAT. Ngày tính tỷ giá VAT là lúc VAT phát sinh. Ngày thanh toán chỉ ảnh hưởng đến lãi hoặc lỗ tỷ giá của bạn.
- Phát hành lại hóa đơn vì tỷ giá đổi. Thay đổi tỷ giá không làm thay đổi hóa đơn.
- Trộn lẫn các nguồn tỷ giá. Ở Anh, khi đã chọn tỷ giá theo kỳ của HMRC, bạn bị ràng buộc với nó trừ khi HMRC đồng ý cho đổi. Hãy chọn một nguồn và ghi lại.
Lập hóa đơn bằng ngoại tệ trong ERPFlow
Trong ERPFlow, đồng tiền được đặt theo từng chứng từ, và đa tiền tệ tùy thuộc vào gói của bạn: Free và Starter chỉ lập hóa đơn bằng đồng tiền gốc, Growth thêm một đồng tiền, còn Business và Enterprise cho phép số lượng tùy ý. Bạn thêm đồng tiền trong Cài đặt > Thông tin doanh nghiệp.
- Tỷ giá được ghi trên chứng từ. Khi chọn một đồng tiền, một trường như
USD → EURhiện ra, điền sẵn tỷ giá tham chiếu của ngân hàng trung ương cho ngày của chứng từ, và bạn có thể ghi đè. Nếu cơ quan thuế của bạn muốn tỷ giá hoặc ngày khác, hãy nhập tỷ giá đó. Biến động về sau không bao giờ định giá lại chứng từ đã lưu. - Báo cáo giữ nguyên bằng đồng tiền gốc của bạn. Bảng điều khiển và phân tích khách hàng quy đổi từng chứng từ theo tỷ giá đã ghi của nó, và danh sách hóa đơn hiển thị giá trị theo đồng tiền gốc cùng số tiền của chứng từ ở bên dưới.
- Một chứng từ, một đồng tiền. Không có đồng tiền theo từng dòng, và khách hàng được lập hóa đơn bằng hai đồng tiền sẽ nhận hai hóa đơn.
- Kiểm tra giá lấy từ danh mục của bạn. Sản phẩm và dịch vụ được định giá bằng đồng tiền gốc, và khi chọn một mục, con số đó được điền vào mà không quy đổi. Một dịch vụ €100 trên hóa đơn USD sẽ hiện là 100 cho đến khi bạn đổi.
PDF và tệp XML xuất ra chỉ hiển thị đồng tiền của chính chứng từ, nên số tiền VAT bằng đồng tiền quốc gia không tự được in. Hãy ghi vào Ghi chú, như trong ví dụ trên, hoặc hỏi kế toán viên xem họ muốn xử lý thế nào. Thuế suất trên mỗi dòng do bạn chọn.
Thanh toán được ghi nhận theo đồng tiền của hóa đơn. ERPFlow không định giá lại các hóa đơn còn mở, không giữ tài khoản ngân hàng đa tiền tệ và không tính lãi hoặc lỗ tỷ giá thực hiện, nên con số đó lấy từ sao kê ngân hàng và chuyển cho kế toán viên của bạn.