Cập nhật lần cuối 6 tháng 11, 2026
Thông tin chung, không phải tư vấn thuế hay pháp lý. Quy định phụ thuộc vào quốc gia và hoàn cảnh của bạn, nên việc gì kéo theo hệ quả về thuế hay pháp lý thì hãy hỏi kế toán viên.
Bảng sao kê công nợ là bản tóm tắt có ghi ngày về những gì khách đã được lập hóa đơn, đã trả và còn nợ. Nó không thêm khoản phí mới nào. Hãy gửi hằng tháng cho khách có nhiều hóa đơn đang mở, hoặc bất cứ khi nào sổ sách của bạn và của họ có vẻ không khớp.
Bảng sao kê công nợ gồm những gì?
Bảng sao kê công nợ gồm thông tin của bạn, của khách, ngày sao kê, từng hóa đơn và khoản thanh toán trong kỳ, và số dư cuối kỳ. Hầu hết còn cho biết bao nhiêu trong số dư đó đã quá hạn. Danh sách:
- Dòng chữ "Bảng sao kê công nợ", để không ai nhầm với hóa đơn
- Tên doanh nghiệp và thông tin liên hệ của bạn, cùng tên khách hàng
- Ngày sao kê và kỳ mà nó bao gồm
- Số dư đầu kỳ, nếu bạn dùng bố cục số dư chuyển tiếp
- Từng hóa đơn với số, ngày, ngày đến hạn và số tiền
- Từng khoản thanh toán với ngày và số tiền
- Số dư cuối kỳ, đã gồm VAT
- Bảng tóm tắt tuổi nợ của số dư đó
- Cách thanh toán, và hỏi ai nếu có gì trông sai
Một bảng sao kê công nợ cụ thể
Đây là một bảng sao kê công nợ hoàn chỉnh cho một khách hàng giả định của một studio giả định, ghi ngày 31 tháng 10, 2026. Mọi hóa đơn có điều khoản 14 ngày, và mọi con số đã gồm VAT.
| Ngày | Chi tiết | Đến hạn | Đã lập hóa đơn | Đã trả | Số dư |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 tháng 10 | Số dư chuyển sang (INV-2026-0088 ngày 2 tháng 9) | 16 tháng 9 | €1.800,00 | ||
| 6 tháng 10 | Nhận thanh toán, một phần INV-2026-0088 | €800,00 | €1.000,00 | ||
| 9 tháng 10 | Hóa đơn INV-2026-0104 | 23 tháng 10 | €2.400,00 | €3.400,00 | |
| 20 tháng 10 | Nhận thanh toán, INV-2026-0104 | €2.400,00 | €1.000,00 | ||
| 23 tháng 10 | Hóa đơn INV-2026-0117 | 6 tháng 11 | €1.560,00 | €2.560,00 | |
| 30 tháng 10 | Hóa đơn INV-2026-0123 | 13 tháng 11 | €720,00 | €3.280,00 | |
| 31 tháng 10 | Số dư phải trả | €3.280,00 |
Bên dưới là bảng tóm tắt tuổi nợ:
| Chưa đến hạn | Quá hạn 1–30 ngày | Quá hạn 31–60 ngày | Quá hạn trên 60 ngày | Tổng |
|---|---|---|---|---|
| €2.280,00 | €0,00 | €1.000,00 | €0,00 | €3.280,00 |
€1.000 là phần còn lại của INV-2026-0088, đến hạn ngày 16 tháng 9 và đã quá hạn 45 ngày tại 31 tháng 10. €2.280 là hai hóa đơn mới nhất, cả hai chưa đến hạn.
Để kiểm tra trước khi gửi: số dư đầu kỳ + đã lập hóa đơn − đã trả = số dư cuối kỳ. Tức là €1.800 + €4.680 − €3.200 = €3.280.
Theo khoản mở hay số dư chuyển tiếp: nên dùng bố cục nào?
Bảng sao kê theo khoản mở (open-item) chỉ liệt kê những gì chưa trả, còn bảng sao kê số dư chuyển tiếp (balance-forward) thể hiện mọi hoạt động của kỳ. Ví dụ ở trên là số dư chuyển tiếp. Cùng tình hình đó theo khoản mở trông như sau:
| Hóa đơn | Ngày | Đến hạn | Ban đầu | Đã trả | Số dư |
|---|---|---|---|---|---|
| INV-2026-0088 | 2 tháng 9 | 16 tháng 9 | €1.800,00 | €800,00 | €1.000,00 |
| INV-2026-0117 | 23 tháng 10 | 6 tháng 11 | €1.560,00 | €1.560,00 | |
| INV-2026-0123 | 30 tháng 10 | 13 tháng 11 | €720,00 | €720,00 | |
| Tổng | €3.280,00 |
| Khách của bạn | Dùng |
|---|---|
| Trả từng hóa đơn, và hỏi còn gì chưa trả | Theo khoản mở |
| Nhận nhiều hóa đơn mỗi tháng, và trả theo lô | Số dư chuyển tiếp |
| Tranh chấp điều gì đó hoặc nói đã trả | Số dư chuyển tiếp, vì nó cho thấy mọi khoản thanh toán |
| Có một hóa đơn cũ cần đòi | Cả hai đều không. Gửi một lời nhắc |
Bảng sao kê công nợ khác hóa đơn hay lời nhắc ở điểm nào?
Bảng sao kê công nợ khác hóa đơn và lời nhắc ở chỗ nó bao quát toàn bộ mối quan hệ, còn mỗi cái kia chỉ bao quát một chứng từ.
| Chứng từ | Bao quát | Yêu cầu | Tác động thuế |
|---|---|---|---|
| Hóa đơn | Một giao dịch cung cấp | Thanh toán cho giao dịch đó | Có, thường làm phát sinh VAT |
| Lời nhắc | Một hóa đơn quá hạn | Thanh toán hóa đơn đó | Không |
| Bảng sao kê công nợ | Mọi thứ trong một kỳ | Xác nhận số dư, rồi thanh toán | Không |
| Báo cáo công nợ phải thu theo tuổi nợ | Tất cả khách hàng | Không gì cả. Nó dành cho riêng bạn | Không |
Bảng sao kê không thay thế hóa đơn cho mục đích VAT. Các thông tin mà Chỉ thị VAT của EU yêu cầu trên hóa đơn, nêu ở Điều 226, không có trên đó, và kế toán viên của khách vẫn sẽ muốn chính các hóa đơn. Nếu một hóa đơn sai, bảng sao kê không sửa được, và cách khắc phục là một hóa đơn điều chỉnh giảm.
Khi nào nên gửi bảng sao kê công nợ, và nói gì?
Hãy gửi bảng sao kê công nợ hằng tháng cho khách nhận nhiều hóa đơn, ngay sau các bước kiểm tra cuối tháng. Cũng đáng gửi một bản trước cuối năm, hoặc trước một cuộc trao đổi khó khăn về tiền, để hai bên cùng nhìn một trang. Hãy giữ ghi chú đi kèm ngắn gọn:
Đính kèm là bảng sao kê của bạn tại ngày 31 tháng 10, 2026. Số dư là €3.280,00, trong đó €1.000,00 đã quá hạn: đó là phần còn lại của hóa đơn INV-2026-0088, đến hạn ngày 16 tháng 9. Nếu có gì ở đây không khớp với sổ sách của bạn, xin cho tôi biết, và nếu được, cho biết khi nào chúng tôi có thể nhận khoản quá hạn.
Hãy gửi cho người trả các hóa đơn của bạn. Người liên hệ hằng ngày của bạn có thể chưa bao giờ thấy hệ thống kế toán của họ.
Nếu số liệu của khách không khớp thì sao?
Nếu số liệu của khách không khớp với bảng sao kê công nợ của bạn, hãy xin họ danh sách những gì họ cho là đang mở và đối chiếu hai bên cạnh nhau. Gần như luôn là một trong các nguyên nhân sau:
| Con số của họ | Có thể vì |
|---|---|
| Thấp hơn một hóa đơn | Họ chưa bao giờ nhận được, hoặc nó đang chờ duyệt |
| Thấp hơn một khoản thanh toán gần đây mà bạn chưa thể hiện | Khoản thanh toán đi cắt ngang bảng sao kê của bạn, hoặc bạn chưa ghi nhận |
| Cao hơn | Bạn ghi nhận một khoản thanh toán nhầm khách hàng |
| Chênh một khoản nhỏ | Phí ngân hàng hoặc tỷ giá |
Hãy sửa mọi thứ phía bạn trước. Cùng danh sách kiểm tra đó xuất hiện trong bài về đối chiếu hóa đơn, nên chạy trước khi gửi bảng sao kê. Một bảng sao kê hóa ra sai sẽ làm bạn mất uy tín hơn là không gửi bảng sao kê nào.
Lập bảng sao kê công nợ từ ERPFlow
ERPFlow không có chứng từ bảng sao kê công nợ và không gửi bảng sao kê. Bạn lập nó trong bảng tính hoặc tài liệu, từ những gì hồ sơ khách hàng cho thấy.
- Thẻ Hóa đơn của một khách hàng liệt kê các hóa đơn của họ.
- Thẻ Phân tích hiển thị số tiền còn phải thu và các hóa đơn theo trạng thái. Các số liệu của nó không gồm thuế, với phần thuế bên dưới, bằng đơn vị tiền tệ gốc của bạn, nên hãy cộng hai phần lại trước khi so với bảng sao kê đã gồm VAT.
- Thẻ Thanh toán của mỗi hóa đơn liệt kê những gì đã nhận và khi nào.
- File CSV xuất hóa đơn cho một dòng cho mỗi dòng hóa đơn, với khách hàng, số, ngày, trạng thái và số tiền từng dòng, cho tất cả khách hàng. Nó không gồm các khoản thanh toán, nên chúng lấy từ từng hóa đơn.
Với một hóa đơn quá hạn, Gửi nhắc nhở thanh toán gửi email hóa đơn đó kèm PDF, số ngày quá hạn và số tiền còn nợ. Nó hoạt động từng hóa đơn một và chỉ trên hóa đơn đã quá hạn, nên không thay thế bảng sao kê của toàn bộ tài khoản.